關(guān)于項目管理中的項目組計劃管理

一、項目計劃的要素
    根據PMBOK，項目計劃可以包含如下要素：
    1、項目范圍說(shuō)明
　　項目范圍說(shuō)明闡述進(jìn)行這個(gè)項目的原因或意義，形成項目的基本框架，使項目所有者或項目管理者能夠系統地、邏輯地分析項目關(guān)鍵問(wèn)題及項目形成中的相互作用要素，使項目干系人在項目開(kāi)始實(shí)施前或項目相關(guān)文檔編寫(xiě)以前，能夠就項目的基本內容和結構達成一致；項目范圍說(shuō)明應當形成項目成果核對清單，作為項目評估的依據，在項目終止以后或項目最終報告完成以前進(jìn)行評估，以此作為評價(jià)項目成敗的依據；范圍說(shuō)明還可以作為項目整個(gè)生命周期監控和考核項目實(shí)施情況的基礎，和項目其他相關(guān)計劃的基礎。
　　2、項目進(jìn)度計劃
　　進(jìn)度計劃是說(shuō)明項目中各項工作的開(kāi)展順序、開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間及相互依賴(lài)銜接關(guān)系的計劃。通過(guò)進(jìn)度計劃的編制，使項目實(shí)施形成一個(gè)有機的整體。進(jìn)度計劃是進(jìn)度控制和管理的依據，可以分為項目進(jìn)度控制計劃和項目狀態(tài)報告計劃。
　　在進(jìn)度控制計劃中，要確定應該監督哪些工作、何時(shí)進(jìn)行監督、監督負責人是誰(shuí)，用什么樣的方法收集和處理項目進(jìn)度信息，怎樣按時(shí)檢查工作進(jìn)展和采取什么調整措施，并把這些控制工作所需的時(shí)間和人員、技術(shù)、物資資源等列入項目總計劃中。
　　3、項目質(zhì)量計劃項目
　　質(zhì)量計劃針對具體待定的項目，安排質(zhì)量監控人員及相關(guān)資源、規定使用那些制度、規范、程序、標準。項目質(zhì)量計劃應當包括與保證與控制項目質(zhì)量有關(guān)的所有活動(dòng)。質(zhì)量計劃的目的是確保項目的質(zhì)量目標都能達到。根據ISO9001要求和PMBOK2000，為實(shí)現質(zhì)量目標，組織應遵循以顧客為中心、領(lǐng)導作用、全員參與、過(guò)程方法、管理的系統方法、持續改進(jìn)、基于事實(shí)的決策方法、互利的供方關(guān)系等8項質(zhì)量管理原則。
　　4、項目資源計劃
　　有了項目范圍計劃和進(jìn)度計劃后，資源計劃就是決定在項目中的每一項工作中用什么樣的資源（人、材料、設備、信息、資金等等），在各個(gè)階段使用多少資源。項目費用計劃包括資源計劃、費用估算、費用預算。
　　5、項目溝通計劃
　　溝通計劃就是制定項目過(guò)程中項目干系人之間信息交流的內容、人員范圍、溝通方式、溝通時(shí)間或頻率等溝通要求的約定。
　　6、風(fēng)險對策計劃
　　風(fēng)險對策計劃是為了降低項目風(fēng)險的損害而分析風(fēng)險、制定風(fēng)險應對策略方案的過(guò)程，包括識別風(fēng)險、量化風(fēng)險、編制風(fēng)險應對策略方案等過(guò)程。
    7、項目采購計劃
　　項目采購計劃過(guò)程就是識別哪些項目需求可應通過(guò)從本企業(yè)外部采購產(chǎn)品或設備來(lái)得到滿(mǎn)足。如果是軟件開(kāi)發(fā)工作的采購，也就是外包，應當同時(shí)制定對外包的進(jìn)度監控和質(zhì)量控制的計劃。
    8、變更控制、配置管理計劃　　
    由于項目計劃無(wú)法保證一開(kāi)始就預測得非常準確，在項目進(jìn)行過(guò)程中也不能保證準確有力的控制，導致項目計劃與項目實(shí)際情況不符的情況經(jīng)常發(fā)生，所以必須有效處理項目的變更。變更控制計劃主要是規定變更的步驟、程序，配置管理計劃就是確定項目的配置項和基線(xiàn)，控制配置項的變更，維護基線(xiàn)的完整性，向項目干系人提供配置項的準確狀態(tài)和當前配置數據。
　　
二、項目計劃編制過(guò)程
    由于軟件開(kāi)發(fā)的手工性、個(gè)體性特征，軟件開(kāi)發(fā)項目計劃不可能是一個(gè)靜態(tài)的計劃，一次在項目啟動(dòng)時(shí)，可以先制定一個(gè)顆粒度相對比較粗的項目計劃，先確定項目高層活動(dòng)和預期里程碑。粗顆粒度的項目計劃需要不斷地更新迭代，根據項目的大小和性質(zhì)以及項目的進(jìn)展情況進(jìn)行迭代和調整。迭代和調整的周期也是根據項目的情況進(jìn)行制訂的，一般短到一周，長(cháng)到2個(gè)月左右。經(jīng)過(guò)不斷的計劃制訂、調整、修訂等工作，項目計劃從最初的粗粒度，變得非常詳細。這樣的計劃將一直延續到項目結束，延續到項目的成果出現�！　�
    制定計劃的過(guò)程就是一個(gè)對項目逐漸了解掌握的過(guò)程，通過(guò)認真地制定計劃，項目經(jīng)理可以知道哪些要素是明確的，哪些要素是要逐漸明確的，通過(guò)漸近明細不斷完善項目計劃。階段計劃中包含的工作匯報和下一階段工作安排是掌握項目進(jìn)度的依據，從階段計劃對照總體計劃，才能一目了然地看出工作的進(jìn)展情況。制定計劃的過(guò)程，也是在進(jìn)度、資源、范圍之間尋求一種平衡的過(guò)程。制定計劃的精髓不在于寫(xiě)出一份好看的文檔，而在于運用您的智慧去應對各種問(wèn)題和面臨風(fēng)險并盡可能做出前瞻性的思考。一旦計劃被負責任地完成，他就可以給自己一個(gè)和管理層或客戶(hù)交流與協(xié)商的基礎，幫助你在項目過(guò)程中防范各種問(wèn)題的出現，幫助你保證項目按時(shí)完成。
　　企業(yè)確定要開(kāi)始某個(gè)項目時(shí)一般會(huì )下達一個(gè)立項的文件，暫且叫“項目立項文件”，主要內容是遵照的合同或相關(guān)協(xié)議，項目的大致范圍、項目結束的截止時(shí)間和一些關(guān)鍵時(shí)間，指定項目經(jīng)理和部分項目成員等等。
　　接下來(lái)的項目計劃編寫(xiě)一般要按照以下過(guò)程：
　　1、成立項目團隊：相關(guān)部門(mén)收到經(jīng)過(guò)審批后的“項目立項文件”和相關(guān)資料，則正式在“項目立項文件”中指定的項目經(jīng)理組織項目團隊，成員可以隨著(zhù)項目的進(jìn)展可以在不同時(shí)間加入項目團隊，也可以隨著(zhù)分配的工作完成而退出項目團隊。但最好都能在項目啟動(dòng)時(shí)參加項目啟動(dòng)會(huì )議，了解總體目標、計劃，特別是自己的目標職責，加入時(shí)間等等。
　　2、項目開(kāi)發(fā)準備：項目經(jīng)理組織前期加入的項目團隊成員準備項目工作所需要的規范、工具、環(huán)境。如開(kāi)發(fā)工具、源代碼管理工具、配置環(huán)境、數據庫環(huán)境等。前期加入的項目團隊成員主要由計劃經(jīng)理，系統分析員等組成，但快要制定好的項目計劃一定要盡可能經(jīng)過(guò)在所有項目團隊成員和項目干系人中間的充分溝通。如果項目中存在一些關(guān)鍵的（指將影響項目成�。┘夹g(shù)風(fēng)險，則在這一階段項目經(jīng)理應組織人員進(jìn)行預研。預研的結果應留下下書(shū)面結論以備評審。
　　說(shuō)明：項目計劃書(shū)必須在相應階段對項目目標、階段目標和各項任務(wù)進(jìn)行精確的定義，就是要在相應階段進(jìn)一步進(jìn)行項目目標的細化工作；特別是在概要設計完成，詳細設計或編碼實(shí)現開(kāi)始之前應該對下一階段的目標任務(wù)進(jìn)行細化。應當充分調查并掌握影響項目計劃的一切內部和外部影響因素；應當盡可能充分地分析項目工作分解結構，通過(guò)分析項目工作分解結構不僅獲得項目的靜態(tài)結構，而且通過(guò)邏輯分析，獲得項目各工作任務(wù)之間動(dòng)態(tài)的工作流程；應當將項目目標、任務(wù)進(jìn)行分解，制定詳細的實(shí)施方案。
　　3、項目信息收集：項目經(jīng)理組織項目團隊成員通過(guò)分析接收的項目相關(guān)文檔、進(jìn)一步與用戶(hù)溝通等途徑，在規定的時(shí)間內盡可能全面收集項目信息。項目信息收集要講究充分的、有效率的溝通，并要達成共識。有些成員認為，電子郵件發(fā)來(lái)的文檔（(計劃、需求、周計劃等)是在溝通不夠充分的情況下完成的，成員看過(guò)后有不了解或與自己的能力或意愿不符的情況，但通過(guò)電子郵件等方式溝通的效率不高，這也許是個(gè)習慣的問(wèn)題，也許和某個(gè)具體問(wèn)題本身是否容易通過(guò)電子郵件溝通清楚有關(guān)。因此重要的內容需要開(kāi)會(huì )進(jìn)行Q&A討論，確保所有重要問(wèn)題都得到理解，最終達成共識。討論會(huì )上達成共識的應當記錄成文字落實(shí)在具體的文檔中。
　　4、編寫(xiě)《軟件項目計劃書(shū)》
　　項目經(jīng)理負責組織編寫(xiě)《軟件項目計劃書(shū)》�！盾浖�項目計劃書(shū)》是項目策劃活動(dòng)核心輸出文檔，它包括計劃書(shū)主體和以附件形式存在的其他相關(guān)計劃，如配置管理計劃等�！盾浖�項目計劃書(shū)》的編制參考《GB8567-88計算機軟件產(chǎn)品開(kāi)發(fā)文件編制指南》中項目開(kāi)發(fā)計劃的要求。各企業(yè)在建立ISO9001質(zhì)量管理體系或CMM過(guò)程中也會(huì )建立相應的《軟件開(kāi)發(fā)項目計劃書(shū)規范》。
編制項目計劃的過(guò)程應當分為以下幾個(gè)步驟：
　　a、確定項目的應交付成果。這里的項目的應交付成果不僅是指項目的最終產(chǎn)品，也包括項目的中間產(chǎn)品。例如通常情況下軟件開(kāi)發(fā)項目的項目產(chǎn)品可以是：需求規格說(shuō)明書(shū)、概要設計說(shuō)明書(shū)、詳細設計說(shuō)明書(shū)、數據庫設計說(shuō)明書(shū)、項目階段計劃、項目階段報告、程序維護說(shuō)明書(shū)、測試計劃、測試報告、程序代碼與程序文件、程序安裝文件、用戶(hù)手冊、驗收報告、項目總結報告等等；
　　b、任務(wù)分解：從項目目標開(kāi)始，從上到下，層層分解，確定實(shí)現項目目標必須要做的各項工作，并畫(huà)出完整的工作分解結構圖。軟件開(kāi)發(fā)項目剛開(kāi)始可能只能從階段的角度劃分，如需求分析工作、架構設計工作、編碼工作、測試工作等等，當然規模較大時(shí)也可把需求、設計拆分成不同的任務(wù)。不過(guò)特別是在概要設計完成時(shí)可以對下一階段的目標任務(wù)進(jìn)行橫向的細化。
　　c、在資源獨立的假設前提下確定各個(gè)任務(wù)之間的相互依賴(lài)關(guān)系，以確定各個(gè)任務(wù)開(kāi)始和結束時(shí)間的先后順序；獲得項目各工作任務(wù)之間動(dòng)態(tài)的工作流程。
　　d、確定每個(gè)任務(wù)所需的時(shí)間，即根據經(jīng)驗或應用相關(guān)方法給任務(wù)需要耗費的時(shí)間；確定每個(gè)任務(wù)所需的人力資源要求，如需要什么技術(shù)、技能、知識、經(jīng)驗、熟練程度等等。
　　e、確定項目團隊成員可以支配的時(shí)間，即每個(gè)項目成員具體花在項目中的確切時(shí)間；確定每個(gè)項目團隊成員的角色構成、職責、相互關(guān)系、溝通方式。
　　f、確定管理工作，管理工作是貫穿項目生命周期的，如項目管理、項目會(huì )議等、編寫(xiě)階段報告。項目團隊成員之間的溝通時(shí)間、項目團隊成員和其他項目干系人之間的溝通時(shí)間也比較容易被忽視，而溝通時(shí)間也是比較不容易固定地量化和日程化。但這些工作在計劃中都應當充分地被考慮進(jìn)去，再回師項目計劃更加合理，更有效地減少因為計劃的不合理而導致的項目進(jìn)度延期。
    g、根據以上結果編制項目總體進(jìn)度計劃，總體進(jìn)度計劃應當體現任務(wù)名稱(chēng)、責任人、開(kāi)始時(shí)間、結束時(shí)間、應提交的可檢查的工作成果�！　�
    h、考慮項目的費用預算、可能的風(fēng)險分析及其對策、需要公司內部或客戶(hù)或其他方面協(xié)調或支持的事宜。
    5、軟件項目計劃書(shū)評審、批準
　　項目計劃書(shū)評審、批準是為了使相關(guān)人員達成共識、減少不必要的錯誤，使項目計劃更合理更有效。
    項目經(jīng)理完成《軟件項目計劃書(shū)》后，首先組織項目團隊內部的項目團隊負責人、測試負責人、系統分析負責人、設計負責人、質(zhì)量監督員等對項目計劃書(shū)進(jìn)行評審，評審可采取電子或會(huì )議方式，并進(jìn)行階段成果項目團隊內評閱記錄。應當要求所有相關(guān)人員在收到軟件項目計劃書(shū)后的一個(gè)約定時(shí)間內反饋對計劃書(shū)的意見(jiàn)。項目經(jīng)理確保與所有人員就項目計劃書(shū)中所列內容達成一致。這種一致性是要求所有項目團隊成員對項目計劃的內容進(jìn)行承諾，無(wú)法承諾或者說(shuō)是無(wú)法達成一致的，要么修改項目計劃去適應某些項目團隊成員，要么是由某些項目團隊成員采取妥協(xié)措施，去適應項目計劃的要求�！　�
    項目經(jīng)理將已經(jīng)達成一致的軟件項目計劃書(shū)提交項目高層分管領(lǐng)導或其授權人員進(jìn)行審批，審批完成時(shí)間不能超過(guò)預先約定的時(shí)間。對于意義重大的項目，由過(guò)程控制部門(mén)如質(zhì)量管理部和項目分管領(lǐng)導同時(shí)對《軟件項目計劃書(shū)》進(jìn)行審批。
    批準后的軟件項目計劃書(shū)作為項目活動(dòng)開(kāi)展的依據和本企業(yè)進(jìn)行項目控制和檢查的依據，并在必要時(shí)根據項目進(jìn)展情況實(shí)施計劃變更�！　�
    項目質(zhì)量監督員根據《軟件項目計劃書(shū)》和《軟件開(kāi)發(fā)項目質(zhì)量計劃書(shū)規范》編制軟件開(kāi)發(fā)項目質(zhì)量計劃。大型的項目應當編制單獨的《軟件開(kāi)發(fā)項目質(zhì)量計劃書(shū)》；規模較小的可以在《軟件項目計劃書(shū)》的某個(gè)章節說(shuō)明“軟件開(kāi)發(fā)項目質(zhì)量計劃”，也可單獨編制類(lèi)似“軟件開(kāi)發(fā)項目質(zhì)量控制表”的文檔。
    配置管理員根據計劃書(shū)編制《項目配置管理計劃》。以項目工作計劃書(shū)中的階段成果為依據，根據配置管理計劃規范編制配置管理計劃，項目經(jīng)理審批配置管理計劃，并對配置管理計劃的有效性負責。
　　項目策劃工作完畢，軟件項目計劃書(shū)通過(guò)評審，一般情況下，對軟件開(kāi)發(fā)項目來(lái)說(shuō)，工作轉入需求分析階段。
　　
三、項目計劃內容確定
    項目計劃內容的確定一般要按照以下過(guò)程：　　
    1、確定項目概貌
　　合同項目以合同和招投標文件為依據，非合同項目以可行性研究報告或項目前期調研成果為依據，明確項目范圍和約束條件，并以同樣的依據，明確項目的交付成果。進(jìn)一步明確項目的工作范圍和項目參與各方責任。
　　2、確定項目團隊
　　確定項目團隊的組織結構和與項目開(kāi)發(fā)相關(guān)的職能機構，包括管理、開(kāi)發(fā)、測試、QA、評審、驗收等。確定項目團隊人員及分工。與相關(guān)人員協(xié)商，確定項目團隊人員構成。如內部不能滿(mǎn)足人員需求，則提出人員支援申請。
　　3、明確項目團隊內、外的協(xié)作溝通
　　明確與用戶(hù)單位的溝通方法。明確最終用戶(hù)、直接用戶(hù)及其所在本企業(yè)/部門(mén)名稱(chēng)和聯(lián)系電話(huà)�？蛻�(hù)更多的參與是項目成功的重要推動(dòng)力量，加強在開(kāi)發(fā)過(guò)程中與用戶(hù)方項目經(jīng)理或配合人員的主動(dòng)溝通，將有助加強客戶(hù)等項目的參與程度。建議采用周報或月報的方式通告項目的進(jìn)展情況和下一階段計劃，出現的需要客戶(hù)協(xié)調或了解的問(wèn)題。
　　當項目團隊需要與外部單位協(xié)作開(kāi)發(fā)時(shí)，應明確與協(xié)作單位的溝通方式。確定協(xié)作單位的名稱(chēng)、負責人姓名、承擔的工作內容以及實(shí)施人的姓名、聯(lián)系電話(huà)。
　　明確本企業(yè)內部協(xié)作開(kāi)發(fā)的部門(mén)名稱(chēng)、經(jīng)理姓名、承擔的工作內容以及工作實(shí)施責任人的姓名、聯(lián)系電話(huà)。明確項目團隊溝通活動(dòng)。項目團隊成員規模在3人以上的項目應該組織項目團隊周例會(huì )，項目團隊采用統一的交流系統建立項目團隊的交流空間。
　　4、規劃開(kāi)發(fā)環(huán)境和規范
　　說(shuō)明系統開(kāi)發(fā)的所采用的各種工具，開(kāi)發(fā)環(huán)境，測試環(huán)境等。列出項目開(kāi)發(fā)要遵守的開(kāi)發(fā)技術(shù)規范和行業(yè)標準規范。對于本企業(yè)還沒(méi)有規范的開(kāi)發(fā)技術(shù)，項目經(jīng)理應組織人員制訂出在本項目中將遵守的規則。
　　5、編制工作進(jìn)度計劃
　 根據本企業(yè)規定和項目實(shí)際情況，確定項目的工作流程。編制項目的工作計劃，此計劃為高層計劃，各階段的工作時(shí)間安排要包括完成階段文檔成果、文檔成果提交評審及進(jìn)行修改的時(shí)間，各階段結束的標志是階段成果發(fā)布。在計劃中要求明確以下內容：
　　a、工作任務(wù)劃分；
　　b、顯示項目各階段或迭代的時(shí)間分配情況的時(shí)間線(xiàn)或甘特圖；
　　c、確定主要里程碑、階段成果；
    d、要求用文字對項目工作計劃做出解釋。最終用一張時(shí)間表格來(lái)完整說(shuō)明整個(gè)工作計劃；對于迭代開(kāi)發(fā)的項目，應編制出第一階段的階段計劃。階段內的任務(wù)分割以2-5天為合適，特殊任務(wù)的時(shí)間跨度在兩個(gè)星期內；在項目的進(jìn)行過(guò)程中，項目經(jīng)理編制雙周工作計劃，指導成員的具體工作�！　�
    6、編制項目的監控計劃。其中說(shuō)明進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、版本控制、預算控制等。
　　7、編制項目的風(fēng)險計劃，分析項目過(guò)程中可能出現的風(fēng)險以及相應的風(fēng)險對策。對于大型項目，建議以附件方式編制，便于不斷更新。
　　8、制定輔助工作計劃。根據項目需要，編制如培訓計劃、招聘計劃等。
　　9、規劃開(kāi)發(fā)支持工作，如供方管理計劃。
　　10、規劃項目驗收：制定項目的驗收計劃。此項工作可以視需要進(jìn)行裁減。
    11、規劃項目收尾與交接活動(dòng)。制定項目的驗收、培訓和項目進(jìn)入維護階段與技術(shù)支持部的交接工作。（資料來(lái)源：項目管理者聯(lián)盟）

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