邦永PM2系統在消防安防行業(yè)中的全面應用
一、項目背景
大連愛(ài)瑞克機電設備有限公司坐落于美麗的海濱城市大連，是集消防、樓宇自控、裝飾裝修為一體的綜合型企業(yè)。愛(ài)瑞克機電設備有限公司是國家建設部特許經(jīng)營(yíng)的消防工程企業(yè)，擁有雄厚的資金和技術(shù)實(shí)力，專(zhuān)門(mén)從事工業(yè)及民用工程消防產(chǎn)品的銷(xiāo)售及消防工程配套服務(wù)。公司管理科學(xué)，工藝先進(jìn)，具有消防、樓宇自控、安防、裝飾裝修等多項施工資質(zhì)，質(zhì)量保證體系健全，能全面地完成各消防工程項目，如：自動(dòng)報警系統（離子、光電、差、定溫、紅外線(xiàn)、煤氣泄漏等探測系統及纜式報警系統）、自動(dòng)噴灑滅火系統（濕式滅火系統、干、濕兩用滅火系統、預作用系統、水幕系統、水噴霧系統等）、氣體滅火系統、高倍泡沫滅火系統、消防聯(lián)動(dòng)系統（防火卷簾、防火門(mén)系統、防排煙系統、空調系統、緊急廣播系統、消防電梯控制系統、應急照明疏散指示系統、消防監控及“119”聯(lián)動(dòng)系統、氣體滅火聯(lián)動(dòng)系統、消火栓、自動(dòng)噴灑、高低倍泡沫聯(lián)動(dòng)系統）。
作為弱電系統集成與建筑機電工程的專(zhuān)業(yè)公司，公司擁有極盡合理完善的管理理念和體系，但隨著(zhù)同時(shí)開(kāi)工的項目的增多,公司領(lǐng)導感到如何有效的控制成本、使各項目部與公司各職能部門(mén)及時(shí)有效溝通、材料供給及時(shí)、資源調配合理、保證工程進(jìn)度、工程相關(guān)資料管理等方面的問(wèn)題日益突出。因此提高企業(yè)內部管理水平、加大信息化力度，就成為公司領(lǐng)導需要迫切解決的問(wèn)題。公司領(lǐng)導對目前市場(chǎng)上的項目管理系統進(jìn)行綜合評定及選擇，旨在選出適合中國企業(yè)項目運做并簡(jiǎn)單易用的系統來(lái)管理整個(gè)項目。經(jīng)過(guò)各方面評比及推薦，邦永PM2項目管理系統以其適用于中國企業(yè)管理模式、簡(jiǎn)單易用、二次開(kāi)發(fā)能力強等特點(diǎn)獲得了高層領(lǐng)導的認可。
邦永公司項目管理咨詢(xún)專(zhuān)家對愛(ài)瑞克公司進(jìn)行了全面調研，結合愛(ài)瑞克公司各部門(mén)的實(shí)際情況，制定了關(guān)于邦永PM2項目管理系統應用方案。邦永公司為其提供了PM2項目管理系統弱電集成行業(yè)版，主要包括協(xié)同辦公、項目計劃、物料管理、合同管理、資金管理、成本核算、文檔資料、項目跟蹤、項目報告等九個(gè)子系統。
二、業(yè)務(wù)分析
為了縮短愛(ài)瑞克項目管理系統成功實(shí)施周期，邦永公司派出資深項目管理咨詢(xún)專(zhuān)家團隊同愛(ài)瑞克以總經(jīng)理為組長(cháng)的項目信息小組對愛(ài)瑞克進(jìn)行了兩周多的業(yè)務(wù)需求溝通及業(yè)務(wù)流程調研；充分了解到愛(ài)瑞克公司在項目管理工作及日常工作中希望在以下幾個(gè)方面加強提高：
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項目工作流程標準化
各項目部的各個(gè)職能部門(mén)的人員，在自己的意識中都知道項目工作的基本流程，但作為公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)，建議應形成標準化的業(yè)務(wù)流程，并將其內容制度化，為以后的具體項目作提供指導。
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項目成本核算及時(shí)與財務(wù)有效對比分析
無(wú)論是從一個(gè)獨立項目的角度，還是從公司整體的角度，都應將項目的成本計劃與跟蹤工作細化，將人力資源成本、費用、分包、材料設備等要素分解到項目各個(gè)工作環(huán)節。這樣才能為公司的成本核算與財務(wù)分析提供及時(shí)的基礎數據。
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精細化的材料設備控制
各項目部經(jīng)理根據合同工程量清單，進(jìn)行有效的拆分，做出較精準的材料、設備使用量，在公司角度從源頭對項目使用的材料、設備進(jìn)行采購，使用控制。
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項目相關(guān)部門(mén)、人員之間的溝通
由于每個(gè)項目都要涉及到工程部、預算部、投標中心、采購部、事業(yè)部、財務(wù)部、總經(jīng)辦，每個(gè)部門(mén)及相關(guān)人員從不同的角度都需要了解項目各個(gè)方面的計劃與實(shí)際進(jìn)度情況，提供一個(gè)有效的項目數據平臺是解決各個(gè)部門(mén)之間溝通協(xié)調的捷徑。
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項目的跟蹤報告機制
隨著(zhù)項目工作的展開(kāi)，項目各方面的進(jìn)度、合同執行情況、資金使用情況、人力資源調配情況是公司領(lǐng)導及項目經(jīng)理都非常關(guān)心的問(wèn)題，各級領(lǐng)導能及時(shí)了解項目的進(jìn)展情況，進(jìn)一步進(jìn)行動(dòng)態(tài)地分析控制。
具體應用模式如下：
1）公司領(lǐng)導對所有項目宏觀(guān)調控。通過(guò)系統動(dòng)態(tài)生成的各類(lèi)報表對公司整體及各項目部的執行情況，進(jìn)而對項目作出宏觀(guān)調控。
2）工程部通過(guò)資源管理模塊調配各類(lèi)資源，組建項目部。通過(guò)計劃進(jìn)度、材料管理、合同管理等模塊對各項目部的具體實(shí)施進(jìn)行監督審核控制協(xié)調并制定項目標準工作流程。各項目部經(jīng)理根據合同工程量清單，進(jìn)行有效的拆分，做出較精準的材料、設備使用量，在公司角度從源頭對項目的材料、設備進(jìn)行控制；制定各項目詳細的工期，費用計劃，材料、設備使用計劃，每周填報實(shí)際進(jìn)度。通過(guò)填寫(xiě)相關(guān)業(yè)務(wù)數據，做到事前控制；在工程實(shí)際進(jìn)展中，及時(shí)監控工程中發(fā)生的預計變更與預計簽證；隨工程的實(shí)際進(jìn)展，將曾發(fā)生的預計變更和預計簽證進(jìn)行實(shí)際變更和實(shí)際簽證處理。
3）預算部根據合同簽訂情況對設備材料的使用量進(jìn)行初步預算。對資金使用狀況進(jìn)行工程前的事先計劃。
4）投標中心根據合同簽訂情況對設備材料的使用量進(jìn)行初步預算，和預算部，工程部的達到共識，形成控制標桿。對項目開(kāi)工前的資金費用進(jìn)行計劃。
5）采供部根據材料管理模塊匯總的材料計劃生成采購計劃，并進(jìn)行統一采購、調撥、分配以保證材料供給的及時(shí)；通過(guò)在線(xiàn)報價(jià)功能，選擇價(jià)格合適的物資供應商進(jìn)行物資提供，達到降低采購成本的目的。通過(guò)資金計劃，對采購合同的資金支出，做出計劃，為領(lǐng)導決策做出準備。
6）財務(wù)部運用財務(wù)管理模塊，對平常合同、項目費用款項的收支進(jìn)行管理，能及時(shí)把握項目的成本。
7）事業(yè)部通過(guò)項目計劃把握項目的跟單狀況。
8）辦公室通過(guò)基礎資料對公司的人員進(jìn)行行政管理。
9）信息小組擔任系統管理員角色，負責愛(ài)瑞克網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的維護、Internet接入、數據庫管理、應用系統維護和技術(shù)指導等日常系統管理工作。
三、系統框架與網(wǎng)絡(luò )拓撲
公司總部?jì)炔克杏嬎銠C組成局域網(wǎng)。申請一個(gè)固定IP的ADSL互聯(lián)網(wǎng)接入，公司內部可以共享上網(wǎng)。異地項目部通過(guò)撥號上網(wǎng)的方式與公司聯(lián)網(wǎng)使用PM2系統。
數據庫服務(wù)器、代理服務(wù)器、應用服務(wù)器均設置在公司機房管理，由信息中心管理員負責維護。
四、實(shí)施效果
通過(guò)在不同項目部的兩個(gè)工程進(jìn)行試點(diǎn)運行后，愛(ài)瑞克公司的領(lǐng)導及相關(guān)部門(mén)的管理、業(yè)務(wù)人員深深感觸到了項目管理信息化為日常工作帶來(lái)的益處，主要體現在以下幾個(gè)方面：
- 公司領(lǐng)導及各部門(mén)領(lǐng)導能實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的掌握項目執行的情況，為項目的調控奠定基礎。
- 項目成本得到有效的控制，在某些特殊情況下產(chǎn)生項目變更或調整時(shí)，能對項目的預期效果得到精細化的分析，有利于領(lǐng)導的決策。
- 項目的目標得到明確，步驟得到統一，減少了各種協(xié)調會(huì )議，大大提高了相關(guān)部門(mén)及人員之間的溝通效率。
- 不斷為企業(yè)積累內部定額庫，為更加精確的項目的預決算提供依據。
- 實(shí)現全過(guò)程、多角度的成本分析。材料采購成本降低，材料供給及時(shí)，采購計劃合理保證，庫存量極大降低且接近零庫存，減少了退貨現象。
- 設計工期在有效保證的基礎上，平均縮短8％左右，項目成本控制效果明顯。
- 公司信息流轉順暢，極大的提高了工作效率。
- 積累了一套較完善項目運作模版，為其它項目部規范運作奠定了必要的基礎。
邦永PM2項目管理系統已在愛(ài)瑞克公司的應用中顯示出自身的特點(diǎn)及優(yōu)勢，再一次用事實(shí)證明了中國弱電集成行業(yè)可以應用具有中國特色的邦永PM2項目管理系統進(jìn)行綜合管理。
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