淺議如何做好IT項目管理的進(jìn)度控制

引言
    人類(lèi)進(jìn)入 21 世紀，信息化成為我國全面構建和諧社會(huì )、快速發(fā)展國民經(jīng)濟 的著(zhù)眼點(diǎn)。黨的十五屆五中全會(huì )就明確指出： “大力推進(jìn)國民經(jīng)濟和社會(huì )信息化， 是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措。以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，實(shí)現 社會(huì )生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展。 ”黨的十六大再次明確： “信息化是我國加快實(shí)現工業(yè) 化和現代化的必然選擇。堅持以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化，走出 一條科技含量高、經(jīng)濟效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充 分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。 ”目前全國上下各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)層面的信 息化建設正在如火如荼地進(jìn)行著(zhù)。
    IT 項目管理是現代項目管理的一種重要的表現形式，IT 項目管理的工作職 責中包含著(zhù)現代項目管理學(xué)的基本內涵， 我們要用現代項目管理知識體系來(lái)增強 IT 項目管理體系。IT 項目管理的主要工作內容是“三控、兩管、一協(xié)調” ，即對 項目的質(zhì)量、進(jìn)度、費用等過(guò)程實(shí)施控制，對信息及合同進(jìn)行管理，另外還要進(jìn) 行協(xié)調組織。而時(shí)間因素會(huì )對其他方面產(chǎn)生很大的影響。有效實(shí)施項目進(jìn)度控制 是項目成功的重要保障，本文著(zhù)重探討 IT 項目管理過(guò)程中的進(jìn)度控制問(wèn)題。
    項目進(jìn)度控制和監督的目的是：增強項目進(jìn)度的透明度，以便當項目進(jìn)展與項目計劃出現嚴重偏差時(shí)可以采取適當的糾正或預防措施。已經(jīng)歸檔和發(fā)布的項目計劃是項目控制和監督中活動(dòng)、溝通、采取糾正和預防措施的基礎。

一、項目進(jìn)度控制的難點(diǎn)與風(fēng)險
項目進(jìn)度管理和監理的難點(diǎn)與風(fēng)險主要集中在以下幾方面：
    1. 變更和范圍定義往往不明確，項目經(jīng)理對客戶(hù)提出的變更疲于奔命，顧此忘彼。監理人員對進(jìn)度無(wú)法控制感到著(zhù)急，忙于進(jìn)行變更處理，陷于不斷協(xié)調 各方的泥潭中。
    2. 項目計劃的可行性不高、無(wú)工作分解或工作分解不適當。分解后的工作 沒(méi)有很好地落實(shí)責任人，項目組織管理不力。監理人員往往把精力集中在計劃的 可行性分析、工作分解的檢查和責任人落實(shí)的書(shū)面形式上，而對實(shí)際的組織實(shí)施 情況和項目管理行為的監理力度不夠。
    3. 合作方多，難以協(xié)調，項目經(jīng)理把太多的時(shí)間用于與各方進(jìn)行協(xié)調，其 中有許多是沒(méi)有必要的，而忽略了針對項目小組的組織、協(xié)調和控制。監理人員 的態(tài)度是“是不關(guān)己，高高掛起” ，沒(méi)有認識到自己所處的角色，利用自己的身 份提出監理意見(jiàn)，協(xié)調各方的關(guān)系。結果呢？或許項目在預算之內按期完成了， 但代價(jià)卻是質(zhì)量的降低。
    4. 進(jìn)度要求快，一方面項目要求的工期短、任務(wù)重，另外一方面不斷有突 發(fā)事件出現，例如業(yè)主要求加快建設速度、項目資源被挪用、出現技術(shù)難題等。 在這些情況下，項目經(jīng)理采取怎樣管理措施、監理人員如何進(jìn)行有效監理，是項 目按時(shí)完成的基礎。
    5. 根據以往的經(jīng)驗對任務(wù)量估計不足，或者對任務(wù)的難度認識不夠，對將 要進(jìn)行的工作準備不充分或根本沒(méi)有準備，以至于在實(shí)際工作中碰到問(wèn)題后，難以及時(shí)給出解決方法，造成延誤工期。以上諸多問(wèn)題，如不加以妥善解決，工程項目就難以在預定的時(shí)間內保質(zhì)、 保量地全滿(mǎn)完成。

二、項目管理常用的進(jìn)度控制措施
項目管理常用的進(jìn)度控制措施管理
    1、項目進(jìn)度控制的前提 項目進(jìn)度控制的前提是有效地項目計劃和充分掌握第一手實(shí)際信息， 在此前 提下，通過(guò)實(shí)際值與計劃值進(jìn)行比較，檢查、分析、評價(jià)項目進(jìn)度。通過(guò)溝通、 肯定、批評、獎勵、懲罰、經(jīng)濟等不同手段，對項目進(jìn)度進(jìn)行監督、督促、影響、制約。及時(shí)發(fā)現偏差，及時(shí)予以糾正；提前預測偏差，提前予以預防。
    在進(jìn)行項目進(jìn)度控制時(shí)，必須落實(shí)項目團隊之內或之外進(jìn)度控制人員的組成，明確具體的控制任務(wù)和管理職責。要制定進(jìn)度控制的方法，要選擇適用的進(jìn) 度預測分析和進(jìn)度統計技術(shù)或工具。要明確項目進(jìn)度信息的報告、溝通、反饋、 以及信息管理制度。
    2、項目進(jìn)度控制主要手段
    （1）項目計劃書(shū)：作為項目進(jìn)度控制的基準和依據，項目負責人負責制作項目計劃書(shū)。 項目進(jìn)度監控人員根據項目計劃書(shū)對項目的階段成果完成情況進(jìn)行監控，如果由于某些原因階段成果提前或延后完成，項目負責人應提前申請并做 好開(kāi)發(fā)計劃的變更。對于項目進(jìn)度延后的，應當分析產(chǎn)生進(jìn)度延后的原因、確定 糾正偏差的對策、采取糾正偏差的措施，在確定的期限內消除項目進(jìn)度與項目計 劃之間的偏差。項目計劃書(shū)應當根據項目的進(jìn)展情況進(jìn)行調整，以保證基準和依 據的新鮮性、有效性。
    （2）項目階段情況匯報與計劃：項目負責人按照預定的每個(gè)階段點(diǎn)（根據項目的實(shí)際情況可以是每周、每雙周、每月、每雙月、每季、每旬等等）定期在 與項目成員和其他相關(guān)人員充分溝通后， 向相關(guān)管理人員和管理部門(mén)提交一份書(shū) 面項目階段工作匯報與計劃，內容包括：
    a、對上一階段計劃執行情況的描述
    b、下一階段的工作計劃安排
    c、已經(jīng)解決的問(wèn)題和遺留的問(wèn)題
    d、資源申請、需要協(xié)調的事情及其人員
    e、其他需要處理的問(wèn)題 這些匯報將存檔，作為對項目進(jìn)行考核的重要材料。在計劃制定時(shí)就要確定項目總進(jìn)度目標與分進(jìn)度目標； 在項目進(jìn)展的全過(guò)程 中，進(jìn)行計劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度的比較，及時(shí)發(fā)現偏離，及時(shí)采取措施糾正或者預防；協(xié)調項目參與人員之間的進(jìn)度關(guān)系。
    3、進(jìn)度控制內容 從內容上看，以軟件開(kāi)發(fā)項目為例：軟件開(kāi)發(fā)項目進(jìn)度控制主要表現在組織 管理、技術(shù)管理和信息管理等這幾個(gè)方面。組織管理包括這樣幾個(gè)內容：
    （1）項目經(jīng)理監督并控制項目進(jìn)展情況；
    （2）進(jìn)行項目分解，如按項目結構分，按項目進(jìn)展階段分，按合同結構分，并建立編碼體系；
    （3）制訂進(jìn)度協(xié)調制度，確定協(xié)調會(huì )議時(shí)間，參加人員等；
    （4）對影響進(jìn)度的干擾因素和潛在風(fēng)險進(jìn)行分析。技術(shù)管理與人員管理有非常密切的關(guān)系。 軟件開(kāi)發(fā)項目的技術(shù)難度需要引起 重視，有些技術(shù)問(wèn)題可能需要特殊的人員，可能需要花時(shí)間攻克一些技術(shù)問(wèn)題，技術(shù)措施就是預測技術(shù)問(wèn)題并制訂相應的應對措施�？刂频暮脡闹苯佑绊戫椖繉�(shí) 施進(jìn)度。
    4、不同階段的項目進(jìn)度控制 從項目進(jìn)度控制的階段上看，軟件開(kāi)發(fā)項目進(jìn)度控制主要有：
    項目準備階段 進(jìn)度控制，需求分析和設計階段進(jìn)度控制，實(shí)施階段進(jìn)度控制等這幾個(gè)部分。
    準備階段進(jìn)度控制任務(wù)是：向業(yè)主提供有關(guān)項目信息，協(xié)助業(yè)主確定工期總目標;編制階段計劃和項目總進(jìn)度計劃;控制該計劃的執行;
    需求分析和設計階段控制的任務(wù)是：編制與用戶(hù)的溝通計劃、需求分析工作 進(jìn)度計劃、設計工作進(jìn)度計劃，控制相關(guān)計劃的執行等。

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