論系統集成項目管理之范圍管理

    一個(gè)項目從其成立開(kāi)始，項目各方干系人都會(huì )期望項目能夠根據既定的計劃一步步順利地導向最后的成功。影響項目最后成功的因素是多方面的，包括項目管理的九大知識領(lǐng)域（包括項目的整體管理、范圍管理、時(shí)間管理、費用管理、質(zhì)量管理、人力管理、溝通管理、風(fēng)險管理和采購管理），無(wú)一不對項目的最后成功產(chǎn)生影響。將項目管理的知識領(lǐng)域，特別是范圍、時(shí)間、成本這三個(gè)知識領(lǐng)域很好地應用到系統集成項目管理上，是該項目成功與否的關(guān)鍵所在。結合我們公司的實(shí)際工作情況，我認為困擾我們最大的就是范圍管理和時(shí)間管理�？蛻�(hù)對需求本身的不確定性和經(jīng)常變更，對我們的范圍管理帶來(lái)了很大的困擾，從而又引起了進(jìn)度控制（時(shí)間管理）困難。在此我想主要談一談范圍管理。

1、什么是項目范圍管理
　　那么，什么是項目范圍管理呢？項目范圍管理是指對項目包括什么與不包括什么的定義與控制過(guò)程。這個(gè)過(guò)程用于確保項目組和項目干系人對作為項目結果的項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解。項目的范圍管理，簡(jiǎn)單的一句話(huà)來(lái)說(shuō)就是：做什么？不作什么？包括什么？不包括什么？
　　不能明確系統工程即項目的范圍，在管理中可能會(huì )出現比較盲目的現象。管理者會(huì )覺(jué)得，事情怎么越做越多？有一種毫無(wú)止境的感覺(jué)出現。這對一個(gè)項目管理者來(lái)說(shuō)，本身就意味著(zhù)失敗。作為一個(gè)比較有經(jīng)驗的項目管理者，特別是項目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，這種情況是絕對不能出現的。

2、項目范圍與項目其它約束條件的相互影響
　　通常大家談?wù)撟疃嗟闹萍s一個(gè)項目的條件是項目“三約束條件”——范圍、時(shí)間、成本。
　　在一個(gè)項目中這三個(gè)條件是相互影響、相互制約的，而且往往是由于范圍影響了時(shí)間和成本。項目一開(kāi)始確定的范圍小，那么它需要完成的時(shí)間以及耗費的成本必然也小，反之亦然。很多項目在開(kāi)始時(shí)都會(huì )粗略地確定項目的范圍、時(shí)間以及成本，然而進(jìn)行到一定階段之后，往往會(huì )讓人感覺(jué)到不知道什么時(shí)候才能真正結束，要使項目真正結束到底還需要投入多少人力和物力。整個(gè)項目好像變成了一個(gè)無(wú)底洞，對項目的最后結束誰(shuí)的心里也沒(méi)有底。這種情況是公司高層最不希望看到的，然而并不罕見(jiàn)。造成這種結果正是由于沒(méi)有控制和管理好項目的范圍，可見(jiàn)項目的三約束條件中還是“范圍”的影響最主要。

3、造成范圍界定不清的原因
　　項目范圍界定不清是一種很常見(jiàn)的現象，我認為有以下三方面的原因：
　　首先，是企業(yè)一級的責任——沒(méi)有完善的項目管理體系來(lái)指導項目的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那么項目成功的可能性非常小，而且僅僅依靠項目經(jīng)理個(gè)人的管理、領(lǐng)導能力才有成功之可能。大部分項目都是以失敗而告終；
　　第二，是企業(yè)及項目組共同的責任——對項目沒(méi)能制定出清晰規范的范圍變更控制過(guò)程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規范，對項目組的變更過(guò)程的制定沒(méi)能起到有效的指導作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理、控制，同樣可以達到各方滿(mǎn)意的結果；
    第三，是對范圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗證程度。很多時(shí)候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如“界面友好，可操作性強，提高用戶(hù)滿(mǎn)意度”等。類(lèi)似這些模糊的需求就是導致后續項目扯皮的根源。項目范圍的明確定義，有經(jīng)驗的項目經(jīng)理及系統分析員將起到至關(guān)重要的作用。

4、如何管理好項目范圍
　　應該怎樣才能管理好項目的范圍呢？從上面的論證過(guò)程，我們清楚地看到項目范圍管理的重要性以及造成項目范圍不好管理的一些原因，那么要管理好項目范圍就必須對癥下藥，才能管理好項目范圍。
　　首先，我們必須先了解項目范圍管理的一些科學(xué)過(guò)程。做好項目管理應該包含下面過(guò)程：?jiǎn)��?dòng)、范圍計劃、范圍定義、范圍核實(shí)及范圍變更控制。而困擾我們公司最多的就是范圍變更的控制。
　　再好的計劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的。關(guān)鍵問(wèn)題是如何對變更如何進(jìn)行有效的控制。必須有一套規范的變更管理過(guò)程，在發(fā)生變更時(shí)遵循規范的程序來(lái)管理變更。
    通常，對于發(fā)生的變更，需要識別是否在既定的項目范圍之內。如果是在項目范圍之內，那么就需要評估變更所造成的影響，以及應對的措施，受影響的各方都應該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項目范圍之外，那么就需要商務(wù)人員與用戶(hù)方進(jìn)行談判，看是否增加費用，還是放棄變更。因此我們在項目管理體系中應該包含一套嚴格、實(shí)用、高效的變更程序，它對管好項目至關(guān)重要。為了防止項目范圍的無(wú)效蔓延，保證項目順利進(jìn)行，我覺(jué)得最好規定對客戶(hù)的范圍變更請求，一律通過(guò)書(shū)面變更申請提出，并經(jīng)雙方項目經(jīng)理審核后，視不同情況，做出相應的處理。對于不涉及整個(gè)業(yè)務(wù)流程修改的變更，一般給予滿(mǎn)足；涉及整個(gè)業(yè)務(wù)流程修改的變更，則視變更大小考慮是否滿(mǎn)足用戶(hù)要求。
    在執行過(guò)程中，我建議建立促進(jìn)用戶(hù)參與的項目組織結構。在項目實(shí)施過(guò)程中，用戶(hù)方項目經(jīng)理參與關(guān)鍵事項的討論及決策，用戶(hù)職能經(jīng)理參與本部門(mén)業(yè)務(wù)流程定義，系統測試驗收并負責本部門(mén)對口業(yè)務(wù)的項目推進(jìn)工作。關(guān)鍵用戶(hù)應全職參與項目，并成為項目的中堅力量。促進(jìn)用戶(hù)參加項目組，不僅增加了雙方溝通和交流的機會(huì )，使用戶(hù)與項目實(shí)施人員在一起工作的過(guò)程中充分了解項目的范圍、實(shí)施進(jìn)展、面臨的問(wèn)題及其解決方法，并對項目的實(shí)施形成共識，避免項目范圍及進(jìn)展理解上的差異，有利于項目的順利實(shí)施。另外，定期例會(huì )、用戶(hù)參與也是應該提倡的。為了保證在項目過(guò)程中對重要問(wèn)題及時(shí)做出決策，對項目的范圍、成果和進(jìn)度及時(shí)通報，建議建立項目組例會(huì )制度。通過(guò)項目例會(huì )制度，用戶(hù)能夠不斷對項目范圍及已經(jīng)取得的成果進(jìn)行確認，避免了在項目實(shí)施后期范圍變更的巨大風(fēng)險。（資料來(lái)源：項目管理者聯(lián)盟）

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