信息化建設在項目管理中的重要性

    在當今的企業(yè)管理領(lǐng)域中，項目管理已經(jīng)成為了一個(gè)流行的話(huà)題。作為一門(mén)特殊的管理學(xué)科，它在企業(yè)和生活中都扮演著(zhù)重要的角色。企業(yè)都在不斷的應用和引入與之相關(guān)的管理課題。
    項目管理在近幾十年的發(fā)展也得到了企業(yè)的充分肯定，它獨特與傳統管理的方式能夠更加有效的實(shí)現一個(gè)項目目標。而項目管理是典型的目標管理，實(shí)現項目目標的過(guò)程是以項目經(jīng)理為代表，帶領(lǐng)項目團隊共同打造這個(gè)目標。所以在某種程度上講，企業(yè)更多談?wù)摰氖琼椖抗芾碇械能浶运枷�，即對人的管理。而另一個(gè)重要思想是硬性思想，即對數據的管理，這里的數據是一個(gè)大的概念，即信息。
    所以，項目管理最佳成熟狀態(tài)是項目的軟性技能和硬性技能的完美結合。即項目管理信息化。企業(yè)一旦建立項目管理信息化，對企業(yè)的整體項目發(fā)展將起到舉足輕重的作用。而項目管理信息化的建設，是企業(yè)項目管理發(fā)展的必然趨勢。尤其是企業(yè)將項目管理作為主要戰略管理，或者成為戰略管理的重要組成部分時(shí)，信息化建設將能夠在很大程度上幫助企業(yè)解決大量問(wèn)題。
    那么到底如何理解企業(yè)項目管理信息化呢？在傳統的項目管理中，我們慣用的方式是用人來(lái)推動(dòng)人，大量的項目信息和數據的處理都是人工完成。在小項目或者項目數量不多的時(shí)候，這種方式能夠節省時(shí)間和成本，尤其在一些企業(yè)中的職能部門(mén)，隨即接收到的項目都是以這種隨即的方式處理。在矩陣型中的弱矩陣中也基本慣用這種方式。但是對于其他一些項目數量比較多，而且項目比較大的機構或者部門(mén)來(lái)說(shuō)，人工處理信息的方式就會(huì )造成一定的麻煩，比如像平衡矩陣、強矩陣和項目型矩陣的組織，他們已經(jīng)不再是處理簡(jiǎn)單的項目數據，而是需要處理大量數據，我們也叫海量數據。這樣的數據處理已經(jīng)不能單憑人力來(lái)完成，項目的數量和類(lèi)型的不同，必然會(huì )使得資源、風(fēng)險、協(xié)調、檢索、控制、集成等都上升了難度，所以使用信息管理就成了必不可少的一種選擇。這也是體現企業(yè)項目管理能力一種標志。
    可見(jiàn)，對于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，項目管理信息化的建設，將是非常重要的。
    早在上個(gè)世界80年代，著(zhù)名信息化建設專(zhuān)家諾蘭就對一個(gè)企業(yè)的信息化建設提出了自己的觀(guān)點(diǎn)，即“諾蘭模型”，諾蘭模型是將企業(yè)對信息化的建設分成了六個(gè)不同的層級，這六個(gè)不同的層級說(shuō)明了一個(gè)企業(yè)在管理過(guò)程中對待數據的方式，或者說(shuō)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中信息化誕生和處理的方式。
    諾蘭模型和它的思想主要是如下幾個(gè)階段的描述：
    第一個(gè)階段叫初始階段；這個(gè)階段在項目管理中的表現凡是是指項目過(guò)程中軟性技能比較豐富，涉及到的數據比較少，通過(guò)人工的管理方式就可以解決。這也是我們現在很多企業(yè)對待項目管理的方式。
    第二階段是信息擴散階段；當項目的數量和復雜程度上升時(shí)，將會(huì )在這個(gè)過(guò)程產(chǎn)生海量信息，海量信息的出現，就會(huì )增加項目的不可控性和風(fēng)險。如果還需要人力，那么可能要耗費龐大的人力來(lái)處理這些信息，如果使用項目管理信息化工具，這種信息的擴散就能夠通過(guò)技術(shù)的方式來(lái)處理。
    第三階段是信息控制階段；項目中大量信息的出現，必須要有效控制才能夠確保各項任務(wù)的完成，當然了，這里所謂的信息還是指數據，它們包括了資源、人力、成本、任務(wù)、溝通、協(xié)作、商務(wù)、辦公等各項工作。
    第四個(gè)階段是信息集成；其包括了項目的管理流程（軟性的）、系統和技術(shù)于一體，出現了數據再生，數據流通，控制發(fā)展階段。
    第五個(gè)階段是數據管理階段；在一定程度上，項目和項目管理達到了標準的信息化要求，擁有一套管理系統，那么就可以對項目的各類(lèi)數據進(jìn)行整合，結合上述幾個(gè)階段的進(jìn)展，對各類(lèi)數據進(jìn)行管理和控制，這個(gè)階段基本達到了一種成熟的標準。
    第六個(gè)階段是成熟階段；即企業(yè)或者項目部門(mén)，可以應用搭建的信息系統對項目進(jìn)行有效管理和控制。
    諾蘭階段并沒(méi)有嚴格的說(shuō)需要一層一層的上升，企業(yè)也可以根據自己的要求直接到第三或者第四，乃至更高階段。企業(yè)在項目管理信息化建設的過(guò)程中，需要建立屬于自身要求的階段位置，當然，隨著(zhù)企業(yè)在項目和項目管理的能力變動(dòng)，這種層次也可以隨著(zhù)變動(dòng)，建立符合自己標準的要求。
    那么企業(yè)項目管理信息化到底可以給一個(gè)企業(yè)，或者一個(gè)項目部門(mén)能夠帶來(lái)什么好處呢？顯然，這種模式可以在很大程度上幫助企業(yè)解決大量問(wèn)題。由諾蘭模型可以知道，項目數量和類(lèi)型增加的時(shí)候，其需要處理的數據也會(huì )增加，這個(gè)時(shí)候就會(huì )出現：
    第一，數據多而復雜�，F代市場(chǎng)的變動(dòng)，使得越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始向項目化的方式轉移，一些典型的外包公司本身已經(jīng)成為了項目型組織，這樣的企業(yè)或者部門(mén)，已經(jīng)將項目作為其生存的戰略制高點(diǎn)，大量項目的出現，勢必會(huì )有大量的數據信息需要處理，其中包括了自己的數據和客戶(hù)的數據。涉及資源、財務(wù)、行政、采購、人員等各類(lèi)信息，必須由專(zhuān)業(yè)的信息系統才能夠實(shí)現高效管理。而企業(yè)信息化的建設，就很好的滿(mǎn)足的了這個(gè)需求。
    第二，資源大量密集。多項目的一個(gè)典型特點(diǎn)就是資源很多，包括了工時(shí)、材料和成本等各類(lèi)資源。對于資源的管理，已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的倉庫存儲。需要有一定的系統來(lái)“登記入戶(hù)”，有效調用和分配，調配等。大量資源的出現，會(huì )給大量的項目實(shí)施帶來(lái)困難，這里包括了對資源的控制和分配，一旦出現不合理的資源分配與管理，將會(huì )帶來(lái)不止一個(gè)項目的損失。
    第三，風(fēng)險急速上升。風(fēng)險是項目管理中一個(gè)重要的概念。在實(shí)施項目的過(guò)程中，信息化平臺可以最大程度的減少人工對項目的人為干擾，雖然我們強調項目管理過(guò)程中的人員作用很大，當項目數量多或者信息復雜的時(shí)候，人為的作用往往是不可控的，人在大量數據面前，或許顯得有些措手不及的感覺(jué)，對項目必然會(huì )造成一定的風(fēng)險，所以信息化可以很好的借助項目管理工具來(lái)完成項目信息的安排，減少風(fēng)險。
    第四，成本控制難度加大。顯然，當項目的數量和難度增大時(shí)，項目的投資也會(huì )成為一個(gè)關(guān)注的話(huà)題。大量項目的出現，從商務(wù)的角度考慮，其內外成本，采購成本等都將成為一個(gè)復雜的流程，財務(wù)部門(mén)需要通過(guò)項目管理信息系統和財務(wù)系統結合，隨時(shí)隨地關(guān)注項目每個(gè)模塊的財務(wù)支出或者收支情況。這樣就在很大程度上防止項目在財務(wù)管理上的漏洞。
    第五，溝通困難加大�，F在的很多企業(yè)都有跨區域項目，或者跨區域合作項目，在溝通上除了必須的口頭和書(shū)面方式外，還需要通過(guò)項目的進(jìn)展報告來(lái)表述。那么這種溝通事實(shí)上已經(jīng)不能簡(jiǎn)單的理解為一種飛鴿傳書(shū)，而必須要通過(guò)網(wǎng)絡(luò )系統來(lái)實(shí)現，所以項目數量加大的時(shí)候，項目經(jīng)理、項目團隊、高層管理、客戶(hù)和用戶(hù)等，都希望能夠與項目的進(jìn)展零距離接觸，那么這個(gè)時(shí)候就必須要考慮通過(guò)信息化的方式來(lái)實(shí)現。比如在微軟的Project管理軟件中，企業(yè)EPM解決方案就能夠很好的表述這個(gè)思想。
    第六，商務(wù)辦公能力的表現。商務(wù)辦公是一種商業(yè)色彩，項目管理信息化同樣能夠滿(mǎn)足這個(gè)要求，在項目部門(mén)與職能部門(mén)的協(xié)作中，項目管理信息化平臺能夠處理一些常規的辦公事務(wù)，比如日期提醒，節日祝福等，都可以通過(guò)項目管理軟件來(lái)實(shí)現。
    當然了，企業(yè)項目管理信息化建設的重要性遠不止這些，企業(yè)本身在項目管理的過(guò)程中也必須認識到，當項目管理的條件達到一定程度的時(shí)候，諾蘭模型就開(kāi)始告訴你，你需要以什么樣的方式管理你的項目。所以對于一個(gè)企業(yè)或者部門(mén)，如果你的項目是你戰略的組成部門(mén)，你就需要認真對待它們，因為它們是你企業(yè)或部門(mén)存在的支柱，而項目管理信息化的搭建，將在這個(gè)環(huán)節中必不可少。（資料來(lái)源：項目管理資源網(wǎng)）

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