論工程項目建設過(guò)程的組織與協(xié)調

    在工程項目建設過(guò)程中，組織與協(xié)調工作是十分重要的。所謂組織，是指“按照一定的目的、任務(wù)和形式加以編制，安排事物，使有系統或構成整體”，而所謂協(xié)調，即協(xié)商與調解，指“為了取得一致意見(jiàn)而共同商量”和“斡旋于雙方之間以便使雙方和解”。由此可見(jiàn)，組織與協(xié)調的作用就是圍繞實(shí)現項目的各項目標，以合同管理為基礎，組織協(xié)調各參建單位、相鄰單位、政府部門(mén)全力配合項目的實(shí)施，以形成高效的建設團隊，共同努力去實(shí)現工程建設目標的過(guò)程。在工程監理的基本職能“三控兩管一協(xié)調”中，三控兩管有明確的工作內容、具體的工作要求，而協(xié)調卻是貫穿于三控兩管之中，融會(huì )在控制的工作程序之中�？梢哉f(shuō)，協(xié)調是控制的潤滑劑，協(xié)調是控制的推進(jìn)器。本文擬從業(yè)主項目部的角度，探討如何做好工程項目建設的組織與協(xié)調工作，從而實(shí)現工程建設的質(zhì)量、進(jìn)度、投資三大目標。

一、 項目組織協(xié)調工作的原則
    建設工程項目主要包含三個(gè)主要的組織系統，項目業(yè)主、承包商和監理，而整個(gè)建設項目又處于社會(huì )的大環(huán)境中，項目的組織與協(xié)調工作包括系統的內部協(xié)調，即項目業(yè)主、承包商和監理之間的協(xié)調，也包括系統的外部協(xié)調，包括政府部門(mén)、金融組織、社會(huì )團體、服務(wù)單位、新聞媒體以及周邊群眾等的協(xié)調。項目組織協(xié)調工作包括人際關(guān)系的協(xié)調、組織關(guān)系的協(xié)調、供求關(guān)系的協(xié)調、配合關(guān)系的協(xié)調、約束關(guān)系的協(xié)調。各種關(guān)系的協(xié)調均應遵守如下原則：
    （一）守法是組織與協(xié)調工作的第一原則。必須在國家和北京市有關(guān)工程建設的法律、法規的許可范圍內去協(xié)調、去工作。對于業(yè)主項目部，更應該嚴格遵守法律法規，只有這樣，才能做好組織與協(xié)調工作。
    （二）組織協(xié)調要維護公正原則。要站在項目的立場(chǎng)上，公平的處理每一個(gè)糾紛，一切以最大的項目利益為原則。做好組織與協(xié)調工作，就必須按照合同的規定，維護合同雙方的利益。這樣，最終才能維護好業(yè)主的利益。
    （三）協(xié)調與控制目標一致的原則。在工程建設中，應該注意質(zhì)量、工期、投資、環(huán)境、安全的統一，不能有所偏廢。協(xié)調與控制的目標是一致的，不能脫離建設目標去協(xié)調，同時(shí)要把工程的質(zhì)量、工期、投資、環(huán)境、安全統一考慮，不能強調某一目標而忽視其他目標。

二、 項目組織協(xié)調工作的內容
    我認為，在項目工程建設中，主要的組織與協(xié)調工作有：
    1、協(xié)調與政府有關(guān)部門(mén)的關(guān)系；
    2、組織與協(xié)調監理單位、勘察單位、設計單位的工作；
    3、組織與協(xié)調各施工單位（包括總承包商、專(zhuān)業(yè)承包商、供貨商等）的工作；
    4、工作中存在的問(wèn)題或爭議的協(xié)調、處理。
    （一） 與政府有關(guān)部門(mén)的協(xié)調
    根據我國行業(yè)管理的規定、法規、法律，政府的各行業(yè)主管部門(mén)（如發(fā)改委、規委、土地局、園林局、交通局、供電局、電信局、建委、消防局、人防辦、節水辦、街道等），均會(huì )對項目的實(shí)施行使不同的審批權或管理權，如何能與政府的各行業(yè)主管部門(mén)進(jìn)行充分、有效的組織協(xié)調，將直接影響項目建設各項目標的實(shí)現。根據以往與政府主管部門(mén)組織協(xié)調工作的經(jīng)驗，我認為，重點(diǎn)應注意以下幾點(diǎn)：
    1、應充分了解、掌握政府各行業(yè)主管部門(mén)的法律、法規、規定的要求和相應辦事程序，在溝通前應提前做好相應的準備工作（如：文件、資料和要回答的問(wèn)題），做到“心中有數”。
    2、充分尊重政府行業(yè)主管部門(mén)的辦事程序、要求，必要時(shí)先進(jìn)行事先溝通，決不能“頂撞”和敷衍。
    3、發(fā)揮不同人員的相應業(yè)績(jì)關(guān)系和特長(cháng)，不同的政府主管部門(mén)由不同的專(zhuān)人負責協(xié)調，以保持穩定的溝通渠道和良好的協(xié)調效果。
    （二） 與勘察、設計、施工監理單位的組織與協(xié)調
    項目部要根據工程項目的實(shí)際，制訂本項目的合同網(wǎng)絡(luò )圖，該合同網(wǎng)絡(luò )圖標明了各參建單位之間的合同關(guān)系，規定了各參建單位的協(xié)調溝通渠道，并據此組織制訂項目總控制進(jìn)度計劃、成本總控計劃、質(zhì)量管理計劃。其中，進(jìn)度總控計劃要由業(yè)主、監理、設計、總包各方進(jìn)行充分討論，達成一致意見(jiàn)，經(jīng)各方簽認后發(fā)布。成本總控計劃、質(zhì)量管理計劃需經(jīng)業(yè)主審核，由業(yè)主同意后發(fā)布執行。合同網(wǎng)絡(luò )圖、進(jìn)度總控計劃、成本總控計劃、質(zhì)量管理計劃既成為項目部與各參建單位組織協(xié)調工作的基礎。
    在設計階段，項目部應重點(diǎn)做好方案設計單位與初步、施工圖設計單位之間的組織協(xié)調工作，組織設計單位協(xié)調工作的重點(diǎn)在于制訂涵蓋雙方工作的設計進(jìn)度計劃，及時(shí)組織專(zhuān)項方案的論證會(huì )，以確保各階段設計思路、原則的一致性。
    對于施工單位的組織協(xié)調，我認為應推行施工總承包制，通過(guò)招標和合同條件明確總包單位、業(yè)主指定分包單位的工作范圍，明確總包單位對于分包單位的管理責任和權力。明確由建安總包承擔項目的質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保的整體責任，使總包單位既有責任又有權力實(shí)施整體管理。對于業(yè)主直接負責采購的材料、設備，要在采購合同明確采購的交貨時(shí)間、地點(diǎn)和相應的質(zhì)量責任�？傊�，對于上述施工單位、供貨單位的組織協(xié)調，運用以合同管理為基礎，綜合運用技術(shù)、經(jīng)濟、法律手段，使各方在各自利益不同的條件下，能以實(shí)現項目建設的大目標為原則，及時(shí)地溝通、協(xié)商，處理相互之間的矛盾和問(wèn)題，使項目各單位形成一個(gè)高效的“建設團隊”。
    對于監理單位，應注意樹(shù)立監理對現場(chǎng)管理問(wèn)題上的權威，尊重監理對于施工質(zhì)量的否決權、施工調度權等國家、北京市法律、法規賦予監理的合法權益。發(fā)現現場(chǎng)的施工質(zhì)量、進(jìn)度問(wèn)題，要及時(shí)地與監理進(jìn)行溝通協(xié)商，堅持通過(guò)監理給施工單位發(fā)出相應的工作指令，同時(shí)，充分發(fā)揮監理在現場(chǎng)施工質(zhì)量、工期和工程量計量方面的監督管理作用，應該與總監理工程師加強溝通與協(xié)調，尤其是現場(chǎng)施工重大問(wèn)題的處理與決策，事先雙方要力爭能協(xié)商一致。
    要做好上述工作，就要全面掌握設計內容，了解業(yè)主意圖，對工程管理做到心中有數。要掌握各承包單位所承擔的任務(wù)內容、大小、難易程度、采用的主要施工工藝、機具以及工程的施工進(jìn)度計劃。要熟知各個(gè)分包合同，對分包單位可能出現的矛盾進(jìn)行預先分析，在工作中發(fā)現矛盾應及時(shí)加以解決。要抓好施工關(guān)鍵部位，以及各施工單位的銜接界面，以避免和減少因工作劃分不清引起的各種矛盾。此外要重視開(kāi)好工程例會(huì )、等各種會(huì )議，做到會(huì )前有準備、會(huì )中有重點(diǎn)、會(huì )后有檢查，確保組織協(xié)調工作的效果。
    （三）做好與相關(guān)方的信息溝通管理
    實(shí)踐證明，在工作中出現矛盾常常是由于信息不暢通，在建設的過(guò)程中各有關(guān)單位自行其事造成的。因此，我們必須建立有效的溝通體系，使信息在整個(gè)工程建設的系統中得到良好的傳遞。尤其要做好與業(yè)主、監理、施工、設計的溝通管理。
    與相關(guān)方的溝通管理，應做到以下幾點(diǎn)：
    1、業(yè)主的溝通管理
    （1）與業(yè)主的請示、報告一般應通過(guò)項目部經(jīng)理進(jìn)行，以保證傳遞信息的完整、統一。
    （2）項目部經(jīng)理應直接向業(yè)主代表請示、匯報工作。
    （3）向業(yè)主提交的報告、發(fā)文等均應經(jīng)項目部經(jīng)理審核批準并加蓋項目部公章后才能發(fā)出，發(fā)文應有專(zhuān)門(mén)立檔的簽收記錄表和有關(guān)人員簽字。
    （4）業(yè)主給項目部的批示、發(fā)文等應單獨立檔保存。
    （5）指導日常工作的月、周工作計劃，管理月報由信息工程師準時(shí)報送業(yè)主。
    （6）及時(shí)收集業(yè)主的反饋意見(jiàn)，對業(yè)主的投訴和不滿(mǎn)應及時(shí)向主管領(lǐng)導和總經(jīng)理匯報，并做出相應處理。
    （7）與業(yè)主方領(lǐng)導的不定期溝通，及時(shí)協(xié)調處理有關(guān)問(wèn)題。
    2、與監理、施工單位的溝通管理
    （1）與監理、施工單位的溝通一般通過(guò)會(huì )議、發(fā)文及口頭等方式，按專(zhuān)業(yè)對口的原則進(jìn)行。
    （2）對施工單位現場(chǎng)質(zhì)量、進(jìn)度的問(wèn)題，一般應通過(guò)監理單位處理，必要時(shí)可組織有監理、施工單位參加的專(zhuān)題會(huì )。
    （3）準時(shí)參加由總監理工程師組織各相關(guān)方的監理交底會(huì )、工程例會(huì )，在施工現場(chǎng)應注意維護監理工程師的權威和尊嚴。
    （4）對施工單位的指示和安排，一般應由監理單位發(fā)布和安排。
    （5）督促監理單位及時(shí)提出有關(guān)的監理月報、監理通知及對施工單位申報資料的審批。
    （6）項目部經(jīng)理應加強與總監理工程師及施工總包項目經(jīng)理的溝通與協(xié)調，尤其是對重大問(wèn)題的處理與決策。
    （7）對分包單位現場(chǎng)質(zhì)量與進(jìn)度的管理，一般應通過(guò)總包進(jìn)行。
    （8）項目部應注意收集監理、施工單位的反饋意見(jiàn)。
    （9）與各方的收、發(fā)文件均應單獨立檔保存。
    3、與設計單位的溝通管理，應做到以下幾點(diǎn)：
    （1）由工程部經(jīng)理牽頭負責與設計單位的溝通、協(xié)調。
    （2）對設計圖紙等文件的管理信息應由信息工程師統一登記、保存，使用時(shí)辦理領(lǐng)用手續。
    （3）項目部應及時(shí)組織設計單位參加設計交底會(huì )、工程例會(huì )及其他專(zhuān)題會(huì )。
    （4）項目部各專(zhuān)業(yè)工程師負責與設計專(zhuān)業(yè)負責人協(xié)調溝通對設計變更、洽商的確認。
    （5）項目部經(jīng)理應重視與總設計師的溝通、協(xié)調。
    （6）凡涉及設計單位的工作計劃應抄報設計單位。
    （7）與設計單位的收、發(fā)文件應單獨立檔保存。（資料來(lái)源：項目管理者聯(lián)盟）

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