論現代項目管理中的信息化

    項目管理，是現代管理學(xué)的一個(gè)重要分支，是在有限的資源約束下，運用系統的觀(guān)點(diǎn)、方法和理論，對項目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理，以成功地達到預期目標的活動(dòng)。項目管理的思想最早是在第二次世界大戰時(shí)期出現的，它的出現引起了管理界的特別注意。上世紀80年代以后，項目管理迅速傳遍世界各國，并且被廣泛地應用于建筑、金融、財務(wù)、廣告、醫藥、法律以及航天等社會(huì )、經(jīng)濟生活的諸多領(lǐng)域和各個(gè)層次。90年代以后，隨著(zhù)計算機和信息產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，促進(jìn)項目管理產(chǎn)生了一次更大的飛躍，使項目的計劃和決策、實(shí)施和跟蹤可以實(shí)現快速、動(dòng)態(tài)的時(shí)時(shí)管理。隨著(zhù)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，越來(lái)越多地企業(yè)認識到，通過(guò)項目管理可以在保證工期、降低成本、提高質(zhì)量、預防和控制風(fēng)險等諸多方面起到至關(guān)重要的作用，因此將信息系統建設視為項目、以項目管理方法來(lái)管理信息化項目的全過(guò)程得到越來(lái)越多的重視。
　　
一、企業(yè)信息化與項目管理
    企業(yè)信息化不僅包含信息技術(shù)基礎設施建設，更包括了業(yè)務(wù)流程重組、管理觀(guān)念更新、企業(yè)文化變革等多個(gè)方面。企業(yè)信息化是一個(gè)包含了多個(gè)子系統的復雜項目工程。
    項目管理受范圍、時(shí)間和成本三個(gè)方面的約束，管理這三項約束，就要在一個(gè)項目的范圍、時(shí)間和成本三者之間進(jìn)行權衡。項目管理從內容上由9大知識領(lǐng)域組成，包括項目整體管理、項目范圍、項目時(shí)間、項目成本、項目質(zhì)量、人力資源、項目溝通、項目采購和項目風(fēng)險九大部分；從過(guò)程來(lái)看，包括5個(gè)項目管理過(guò)程，即項目啟動(dòng)、項目計劃、項目執行、項目控制和項目驗收。項目管理是一項系統整合的工作，在某個(gè)時(shí)候，在某個(gè)知識領(lǐng)域所做的決定和行動(dòng)常常會(huì )影響到其他方面。處理這種影響不得不權衡項目管理的三項約束（范圍、時(shí)間和成本），同時(shí)還需要在其他知識領(lǐng)域進(jìn)行權衡。
    企業(yè)信息化項目首先是一個(gè)項目，那么就應該按項目管理的規律、結合企業(yè)信息化建設項目特點(diǎn)，形成一套適合企業(yè)信息化建設項目的實(shí)施方法。要把企業(yè)信息化建設項目建設好、管理好，不能采取重實(shí)施不重規劃、重測試不重評審、重結果不重過(guò)程的模式；既要有一個(gè)明確可行的立足本單位實(shí)際兼顧長(cháng)遠發(fā)展的規劃，也要有一套切實(shí)可行的項目管理方法，對項目從立項到驗收的每個(gè)階段要按照確定的計劃和方案推進(jìn)，對項目自始至終實(shí)施全過(guò)程管理。信息化建設項目全過(guò)程方法，就是將企業(yè)信息化項目看作是五個(gè)階段組成的一個(gè)全過(guò)程的工程項目來(lái)考慮，即啟動(dòng)、計劃、執行、控制、收尾。
　　
二、信息化項目管理
    1.信息化項目的組織模式
    一般組織機構分為三種類(lèi)型：職能制、項目制和矩陣制。職能制即層式結構，職能經(jīng)理或負責專(zhuān)業(yè)部門(mén)（如工程、制造、信息技術(shù)、人力資源等）的副總對首席執行官負責。矩陣型組織中的項目經(jīng)理有來(lái)自不同職能部門(mén)的項目人員。一般項目根據項目?jì)热莸牟煌�以及組織的不同的設置方式，一般采用項目制或矩陣制。信息化項目由于需要業(yè)務(wù)與技術(shù)的緊密結合，不能僅依賴(lài)于業(yè)務(wù)部門(mén)或者信息技術(shù)部門(mén)，需要業(yè)務(wù)部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)密切配合。在信息化項目的組織建立中，多從各職能部門(mén)抽調合適的人員代表部門(mén)參與項目，構成項目組。在項目組中設立項目領(lǐng)導組和項目實(shí)施組，項目領(lǐng)導組對項目目標、投資、時(shí)間期限等大的原則事項負責，項目實(shí)施組負責具體落實(shí)，向項目領(lǐng)導組負責；在項目實(shí)施組中在項目經(jīng)理的領(lǐng)導下，根據工作內容分成業(yè)務(wù)組、技術(shù)組和綜合組，業(yè)務(wù)組負責與信息系統業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)規則以及具體實(shí)施等方面相關(guān)的事宜，技術(shù)組負責保證信息系統正常運行所需的硬件、網(wǎng)絡(luò )條件方面的事宜，綜合組負責文檔管理、綜合聯(lián)絡(luò )方面的事宜。
    2.信息化項目的目標控制模式
    由于信息化項目目標量化容易被忽視、在推進(jìn)的過(guò)程中需求容易不斷變更，因此導致信息化項目的任務(wù)邊界也較為模糊，形成項目實(shí)施現場(chǎng)系統運行正常，項目現場(chǎng)實(shí)施結束系統即不能正常運行的被動(dòng)局面。為降低項目實(shí)施風(fēng)險，信息化項目必須界定有限的項目范圍，并確定明確量化的項目目標，同時(shí)在目標范圍進(jìn)行有效的控制。通�？蓪⑿畔⒒�項目的目標分解為數據核對一致、操作方式按要求進(jìn)行、制度成文并嚴格執行、培訓完成人員能掌握系統以及過(guò)程文檔完整。數據核對一致意味著(zhù)現場(chǎng)實(shí)施并不僅僅是數據錄入了系統，還必須驗證錄入系統中的數據在一段時(shí)間后運行結果的正確性，由于原有方式與新系統方式的并行，業(yè)務(wù)部門(mén)的工作量成倍增加，但對于保證系統可靠運行、數據真實(shí)有說(shuō)服力，以及業(yè)務(wù)部門(mén)人員掌握系統問(wèn)題的處理方法都有裨益。操作方式按要求進(jìn)行意味著(zhù)業(yè)務(wù)部門(mén)原有的方式可能有與系統沖突的地方，在實(shí)施方案經(jīng)過(guò)確認的前提下，業(yè)務(wù)部門(mén)需按照既定的方式進(jìn)行調整，以保證原有處理方式與系統處理方式一致。制度成文并嚴格執行意味這新的系統中的處理方式需以制度的形式進(jìn)行確定，業(yè)務(wù)部門(mén)嚴格執行，以保證業(yè)務(wù)部門(mén)持續以系統為平臺并按正確的方式處理業(yè)務(wù)。培訓完成人員能掌握系統意味著(zhù)要求實(shí)施人員在現場(chǎng)實(shí)施階段必須保證培訓質(zhì)量，達到培訓的時(shí)間要求和內容要求，以保證業(yè)務(wù)部門(mén)人員經(jīng)過(guò)培訓后掌握系統�！　�
    3.在啟動(dòng)過(guò)程信息化項目管理的方法
    在啟動(dòng)過(guò)程，一般項目管理所包含的內容有明確項目目標、成立項目組織、對項目進(jìn)行選型。信息化項目管理在啟動(dòng)階段也包含上述內容，在明確項目目標、成立項目組織、對項目進(jìn)行選型的過(guò)程中可采取以下措施:戰略闡述了組織的經(jīng)營(yíng)理念、使命、目標、目的、戰略。啟動(dòng)信息化項目必須了解組織在目前和未來(lái)的戰略發(fā)展方向,以及相應的技術(shù)需求。由于項目組織對項目具有基礎性的保障作用，在啟動(dòng)階段，必須建立能夠保障項目順利推進(jìn)的強有力的組織。項目領(lǐng)導小組構成中需包括熟悉企業(yè)發(fā)展戰略、熟悉企業(yè)管理模式、熟悉項目涉及業(yè)務(wù)范圍的企業(yè)領(lǐng)導，且由于信息化項目與企業(yè)管理密切結合，企業(yè)“一把手”擔任項目領(lǐng)導組組長(cháng)對項目的順利推進(jìn)可起到重要作用。信息化項目由于覆蓋業(yè)務(wù)處理和信息技術(shù)領(lǐng)域，必須經(jīng)過(guò)由業(yè)務(wù)部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)共同參與的可行性論證，可量化的信息盡量全部量化�！�
    4.在計劃過(guò)程信息化項目管理的方法
    在項目管理的各個(gè)方面都包含了與計劃編制有關(guān)的活動(dòng)：項目綜合需要制定整個(gè)項目的計劃；項目范圍管理包含范圍計劃編制與范圍定義；項目時(shí)間管理包括活動(dòng)定義、排序、歷時(shí)估算和項目進(jìn)度計劃編制；項目成本管理包括資源計劃編制、成本估算和成本預算；項目質(zhì)量管理包括質(zhì)量計劃編制；項目人力資源管理包括組織計劃編制和人員獲��；項目溝通管理包括溝通計劃編制；項目風(fēng)險管理包括風(fēng)險識別、風(fēng)險量化，以及風(fēng)險應對計劃編制；項目采購管理包括采購計劃編制和詢(xún)價(jià)計劃編制。由于信息化項目需要業(yè)務(wù)部門(mén)人員和信息技術(shù)人員的全力配合，因此在計劃的編制過(guò)程中應該項目組共同參與，達成共識�！�
    5.在實(shí)施過(guò)程信息化項目管理的方法
    信息系統建成后，是一種新的思維方式，所有的業(yè)務(wù)以系統為平臺進(jìn)行處理。與此同時(shí)，在信息化項目實(shí)施的過(guò)程中，對于項目范圍和進(jìn)度也必須進(jìn)行有效把握，項目經(jīng)理必須在項目質(zhì)量、成本、時(shí)間之間尋求平衡點(diǎn)；由于信息系統的建設投資大、隨著(zhù)企業(yè)管理的發(fā)展需求也會(huì )發(fā)展，因此企業(yè)在信息系統建設中多采用總體規劃、分步實(shí)施的方式進(jìn)行。這就要求信息系統建設必須以信息系統規劃為依據，避免出現信息系統重復投資、信息孤島的局面產(chǎn)生。另外由于信息系統產(chǎn)品缺乏標準判別尺度且信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息部門(mén)對行業(yè)供應產(chǎn)品的判別具有一定難度，但選型對于后期的項目建設具有重要影響。好的產(chǎn)品能充分滿(mǎn)足業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，對于產(chǎn)品與企業(yè)管理的適應性也認識比較充分，在合作實(shí)施的過(guò)程中，能夠事前對實(shí)施中可能遇到的困難提前認識并考慮解決辦法，從而在一定程度上規避項目實(shí)施的風(fēng)險。
    6.在控制過(guò)程信息化項目管理的方法
    控制過(guò)程貫穿項目的始終�？刂坪饬砍�向項目目標方向的進(jìn)展，監控偏離計劃的偏差，采取糾正措施使進(jìn)展與計劃相匹配�？刂齐A段超越項目生命周期的其他階段，它涉及到九個(gè)項目知識領(lǐng)域中的七個(gè)領(lǐng)域，包括：項目整體變更控制、項目范圍變更控制、項目時(shí)間進(jìn)度控制、項目成本控制、項目質(zhì)量控制、項目溝通控制和項目風(fēng)險控制。在信息化項目的控制過(guò)程中，對于項目質(zhì)量的控制標準很難確定。但信息化項目的質(zhì)量很難進(jìn)行標準量化的衡量。隨著(zhù)企業(yè)對信息化建設重視程度的提高，以及實(shí)施信息化項目經(jīng)驗的逐漸積累，信息化項目監理的概念也逐漸得到越來(lái)越多的關(guān)注。
    7.在驗收過(guò)程信息化項目管理的方法
    驗收過(guò)程涉及使項目關(guān)系人和用戶(hù)對最終產(chǎn)品進(jìn)行驗收，使項目或項目階段有序地結束。對于信息化項目來(lái)說(shuō)，驗收的標準很難制定。用傳統的資金周轉提高多少、人力成本節約多少，很難準確地對信息系統進(jìn)行評價(jià)，信息系統更多地是在規范業(yè)務(wù)處理的行為，將企業(yè)好的管理方法有形地固化到系統中，將原有的管理問(wèn)題進(jìn)行暴露和梳理，同時(shí)改變已有的思維模式和業(yè)務(wù)處理模式，讓業(yè)務(wù)范圍內的人員從各自處理業(yè)務(wù)轉變?yōu)閲�繞統一的平臺來(lái)處理業(yè)務(wù)，同時(shí)也是在項目推進(jìn)過(guò)程中對人員項目管理意識、信息技術(shù)應用水平的培訓和提升，這種成效，很難從資金的投資回報中直觀(guān)地看到收效，也很難進(jìn)行經(jīng)濟指標的評判。 
    信息化項目中，驗收是企業(yè)規避項目風(fēng)險的最后一道關(guān)口。驗收也不能因為標準難以準確量化而草草收場(chǎng)，基本的驗收，如功能的驗收、數據的驗收、文檔的驗收、制度的驗收都是必不可少的。對于大型項目，驗收也可以分步驟、分階段進(jìn)行，以階段性的驗收促使項目結束前的相關(guān)工作抓緊落實(shí)和完善。
    企業(yè)信息化建設是一個(gè)綜合性的、跨領(lǐng)域的計算機信息系統集成項目。單憑簡(jiǎn)單的經(jīng)驗型的管理模式無(wú)法保證企業(yè)信息化建設項目的實(shí)施的管理需要，進(jìn)行一個(gè)成功的企業(yè)信息化項目，必須采用科學(xué)的項目管理模式，抓住整個(gè)項目管理中的命脈。只有這樣才能提高企業(yè)信息化建設項目的成功率，加快企業(yè)信息化建設進(jìn)程。（資料來(lái)源：項目管理培訓師大聯(lián)盟）