IT信息化項目的溝通管理

　　決定IT信息化項目成功的三個(gè)主要因素是用戶(hù)的積極參與、表達明確的需求、管理層的大力支持。信息項目管理軟件建設是信息系統供應商和用戶(hù)共同面對的項目。只有雙方的積極參與才能促進(jìn)項目的成功，而只有進(jìn)行有效的項目溝通管理才能確保用戶(hù)的積極參與。
　　IT信息化項目的溝通管理是以：溝通是先導、計劃是基礎、通知是號角、檢查是保障為指導原則的，建立“溝通計劃編制、信息分發(fā)、績(jì)效報告和管理收尾”的溝通機制。
　　首先，明確分析在信息化建設項目中用戶(hù)方有哪些人需要進(jìn)行溝通、具體溝通的內容是什么、在什么時(shí)候進(jìn)行溝通和以什么方式進(jìn)行溝通，在此基礎上制定切實(shí)可行的項目溝通計劃;
　　其次，以制定的溝通計劃為指導。在項目進(jìn)行的過(guò)程中及時(shí)有效地進(jìn)行項目的溝通，通過(guò)有效的溝通使用戶(hù)積極參與信息化的建設，共同協(xié)作完成項目。
　　有效的溝通可以確保項目的成功。要借助于對用戶(hù)方的項目干系人進(jìn)行分析，項目團隊可以將用戶(hù)的溝通對象劃分為三類(lèi)：子公司主要負責人和集團信息主管、此項目的具體負責人和信息部門(mén)人員、各連鎖分店和各部門(mén)負責人及具體實(shí)施人員。由于這三類(lèi)用戶(hù)在項目中的影響和作用不同，因此項目團隊采用了不同的溝通原則與他們進(jìn)行溝通。

一、與子公司主要負責人和集團信息主管的溝通
　　溝通原則：了解戰略意圖、解決出現的問(wèn)題、匯報實(shí)際成績(jì)。
　　信息系統建設項目常常被稱(chēng)為是主要負責人工程，而此項目則可以稱(chēng)為主要負責人CIO工程，項目團隊以了解戰略意圖、解決出現的問(wèn)題、匯報實(shí)際成績(jì)作為與子公司主要負責人和集團信息主管進(jìn)行溝通的原則，建立好與他們的溝通，這樣既使子公司的信息系統建設始終在集團的總體建設規劃之中，又使子公司的信息系統建設能夠實(shí)際地為自身的發(fā)展提供動(dòng)力，并且使子公司主要負責人和集團信息主管在項目中切實(shí)參與，起到了直接領(lǐng)導、直接控制、直接協(xié)調的作用。
　　由于子公司主要負責人和集團信息主管在項目中的影響和作用不同，項目團隊與他們溝通的內容、時(shí)機和方式也就相應有所不同，因此首先需要掌握好事前、事中和事后這三個(gè)與他們溝通的時(shí)機，其次需要掌握好與他們溝通的內容。
　　事前，對于信息系統項目來(lái)說(shuō)，系統的管理思想、管理體系的建設通常是自上而下的行為，而在這個(gè)項目中。由于子公司自身業(yè)務(wù)的發(fā)展是集團總體發(fā)展戰略的組成部分，因此信息系統的建設不但是自集團總體戰略而下，而且也是自子公司自身戰略而上，是集團和下屬子公司的戰略組合。制定信息化戰略就成為了十分重要的一項任務(wù)，需要項目團隊從項目一開(kāi)始就要同主要負責人和集團信息化主管進(jìn)行充分的溝通。
　　另外，主要負責人最關(guān)心的是項目的投資回報、項目的進(jìn)度，項目團隊需要讓他明確地了解信息系統建設的前景和建設過(guò)程、可能會(huì )遇到的困難和風(fēng)險、雙方所需要付出的努力、選派一位合格的用戶(hù)方信息系統建設負責人的重要性等信息，特別是主要負責人在信息系統建設中的重要作用和所需要做的工作。
　　通過(guò)溝通這些信息，使主要負責人在信息系統建設之初就親自確定好總體規劃、分步實(shí)施、效益驅動(dòng)的實(shí)施原則，制定或審核了企業(yè)信息化建設的總體規劃，建立以自己親自?huà)鞄�、信息部門(mén)牽頭、各級部門(mén)參與的實(shí)施組織。設立各級責任制，保障各級部門(mén)和人員的積極參與。
　　事中，每當項目的某個(gè)階段將要進(jìn)行時(shí)，項目團隊都要提前向主要負責人和集團信息主管發(fā)出通知，明確告之該項目階段將要進(jìn)行的活動(dòng)內容及其要達到的階段目標和里程碑是什么、需要得到他們的支持是什么;當項目的某個(gè)階段正在進(jìn)行時(shí)，及時(shí)向他們通報項目遇到的困難和風(fēng)險有哪些、出現了哪些問(wèn)題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策。
　　直接領(lǐng)導、直接控制、直接協(xié)調，以保證項目推進(jìn)的順利進(jìn)行，及時(shí)向他們通報項目遇到的困難和風(fēng)險有哪些、出現了哪些問(wèn)題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策，使他們能夠真正直接領(lǐng)導、直接控制、直接協(xié)調，以保證項目推進(jìn)的順利進(jìn)行。
　　事后，當項目的某個(gè)階段或項目結束后，項目團隊和用戶(hù)共同檢查和記錄項目階段成果或最終成果，將項目的實(shí)際狀況及時(shí)通報給主要負責人和集團信息主管。從而起到鼓舞雙方士氣和堅定信心的作用;同時(shí)，分析問(wèn)題尋求改進(jìn)，消除可能存在的分歧和誤解，使子公司主要負責人和集團信息主管按照各級責任制進(jìn)行績(jì)效考核。

二、與信息系統供應商和此項目的具體負責人和信息部門(mén)人員的溝通
　　溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責任共擔、成果共享。有了主要負責人和集團信息主管的實(shí)際參與，還需要一位具有一定權力、懂管理并了解集團信息化戰略和子公司業(yè)務(wù)情況的人員擔任該項目的用戶(hù)方負責人。此負責人最終由子公司的信息主管擔任，他是主要負責人推進(jìn)信息化建設的主要助手，負責將信息化發(fā)展戰略與信息化建設結合在一起，進(jìn)行企業(yè)信息化應用的總體規劃和設計，他負責帶領(lǐng)子公司信息部門(mén)鼓動(dòng)和組織子公司各級部門(mén)和人員積極參與信息系統的建設，他是項目團隊與企業(yè)之間的橋梁。項目管理論壇
　　項目團隊要以充分溝通、換位思考、通力合作，責任共擔、成果共享為溝通原則，充分搭建好此負責人這座溝通橋梁。項目團隊要從新技術(shù)發(fā)展角度出發(fā)，充分理解企業(yè)的戰略規劃，提出一些可行的企業(yè)信息化建設的發(fā)展模式。
　　用戶(hù)方項目負責人及信息部門(mén)要以集團信息化總體戰略為引領(lǐng)目標，從子公司業(yè)務(wù)發(fā)展規劃角度來(lái)看待企業(yè)的信息化建設。雙方要建立經(jīng)常性舉行會(huì )議的制度，共同探討企業(yè)信息化建設的總體規劃和設計思路，通報項目的進(jìn)展狀況、分析出現的問(wèn)題，組織經(jīng)驗交流;同時(shí)，項目團隊努力促進(jìn)子公司信息部門(mén)主動(dòng)地與集團和子公司各級部門(mén)溝通，將項目任務(wù)和信息傳遞給各級部門(mén)并收集各相關(guān)部門(mén)的反饋信息。

三、與各部門(mén)負責人及具體實(shí)施人員的溝通
　　溝通原則：目標為導向、需求為基礎、計劃為指南、指導為手段、檢查為保障用戶(hù)的這類(lèi)人員是信息系統建設最直接的受益人和資源的提供者，要在完成自身業(yè)務(wù)的同時(shí)，還要支持和參與信息系統的建設。項目團隊與他們的溝通以目標為導向、需求為基礎、計劃為指南、指導為手段、檢查為保障為溝通原則，滿(mǎn)腔熱情地向他們宣傳企業(yè)信息化建設的戰略目標，項目團隊和用戶(hù)方項目負責人主動(dòng)和各級部門(mén)溝通，深入基層了解真實(shí)有效的信息化需求，收集各級部門(mén)提出的建設性意見(jiàn)。
　　項目團隊在經(jīng)過(guò)與用戶(hù)的充分溝通和協(xié)商的基礎上制定項目計劃，并以制定的項目計劃作為行動(dòng)的指南，向用戶(hù)的相關(guān)人員傳遞項目行動(dòng)信息。指導項目工作的進(jìn)行，檢查行動(dòng)的結果。分析出現的問(wèn)題，充分調動(dòng)各級部門(mén)和人員參與信息化建設的積極性，形成各級部門(mén)和人員在信息化建設中多出成績(jì)的良好競爭與合作局面。
　　在IT信息化項目中。項目團隊要將紛繁復雜的項目信息進(jìn)行結構化的管理，規定項目團隊中的每個(gè)人都是溝通的主體，都要嚴格按照溝通計劃進(jìn)行項目溝通;同時(shí)，要指派專(zhuān)人負責維護溝通計劃、收集產(chǎn)生的信息，在適當的時(shí)機發(fā)布和最終存儲信息，并針對溝通計劃的執行情況進(jìn)行溝通方面的績(jì)效考核。
　　在IT信息化項目的溝通計劃中，建立一個(gè)《項目溝通通訊錄》，可以記載用戶(hù)主要項目干系人的姓名、職責、通訊方式、需要收集的信息和需要發(fā)布的信息、溝通的時(shí)機、誰(shuí)負責與他溝通等資料，使各溝通責任人能夠清晰地了解他所負責的溝通任務(wù)，可以按規定的時(shí)機和內容與他所負責的溝通對象進(jìn)行及時(shí)的溝通。
　　在IT信息化項目中，項目團隊要采用統一的項目文檔管理方式，包括統一的文檔書(shū)寫(xiě)格式、規定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫(xiě)的權限等，使文檔的書(shū)寫(xiě)、保存和檢索非常清晰和方便，用戶(hù)和溝通責任人能夠快速地提取到所需要的信息。為保證溝通的真正實(shí)現，項目團隊要建立溝通反饋機制：規定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。
　　項目團隊要通過(guò)各種例行的和隨機的會(huì )議和報告與用戶(hù)進(jìn)行溝通，將提交給用戶(hù)的報告分為定期報告、階段審查報告和緊急報告三類(lèi)，規定具體的報告格式及提交時(shí)間。將溝通作為用戶(hù)參與的基礎、號角和保障。
　　在現今瞬息萬(wàn)變的社會(huì )中，計劃總是沒(méi)有變化快是不爭的事實(shí)，沒(méi)有變化的計劃是沒(méi)有生命力的。在項目每個(gè)階段的工作開(kāi)始前，項目團隊都要了解當初制定項目計劃時(shí)的假定和約束條件有沒(méi)有發(fā)生變化，了解項目計劃有沒(méi)有變更的需要;同時(shí)通過(guò)發(fā)送各種形式通知的方式，向用戶(hù)方的項目負責人、主要項目成員及其他相關(guān)人員發(fā)送項目將要進(jìn)行的活動(dòng)信息。如同進(jìn)攻前發(fā)出的號角一樣，使參與項目的用戶(hù)相關(guān)人員切實(shí)地做好各項組織、協(xié)調和準備工作，配合項目團隊共同完成這個(gè)階段的工作。
　　當項目的某個(gè)階段的工作完成后，項目團隊和用戶(hù)共同檢查和記錄這個(gè)階段的可交付成果，將項目的實(shí)際狀況通報給項目各方，肯定工作成績(jì)。鼓舞項目各方的士氣，使得項目的各個(gè)參與方進(jìn)一步堅定項目必勝的信心;同時(shí)，及時(shí)地分析問(wèn)題以尋求改進(jìn)，消除存在的分歧和誤解。保障并進(jìn)一步提高用戶(hù)參與項目活動(dòng)的熱情。
　　當前的時(shí)代是一個(gè)合作的時(shí)代，信息系統的建設也無(wú)法脫離這個(gè)主題，它需要信息系統供應商、用戶(hù)以及項目的其他參與方(如硬件提供商)的共同協(xié)作。
所以，高效和健全的項目溝通管理是項目團隊為提高用戶(hù)的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶(hù)及時(shí)了解項目的進(jìn)展情況，保證項目符合用戶(hù)的要求，并按照既定的計劃向前推進(jìn)，使用戶(hù)認同項目的進(jìn)度并建立預期，及時(shí)發(fā)現和解決項目推進(jìn)過(guò)程中遇到的問(wèn)題�？偟膩�(lái)說(shuō)，信息系統的建設需要項目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎上進(jìn)行的項目，才能保證項目各方的思想統一、步調一致，項目才能最終邁向成功。（資料來(lái)源：項目管理者聯(lián)盟）

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