項目管理中的溝通原則與協(xié)商技巧

    在工程項目建設中，各方協(xié)作的成功依賴(lài)于有效的溝通與協(xié)調，總承包商的溝通與協(xié)調能力具有重要的作用。溝通與協(xié)調工作的好壞不僅反映出總承包商管理能力和水平的高低，也直接關(guān)系到建設項目的成敗。

一、項目溝通協(xié)調工作的目的和原則
　　通過(guò)溝通協(xié)調使之相互信任、尊重和理解，為項目實(shí)施創(chuàng )造良好的合作關(guān)系和工作環(huán)境，即為溝通與協(xié)調的目的。
　　建設工程主要包含項目建設方、承包商和監理3個(gè)主要的組織系統，項目的溝通與協(xié)調工作包括項目業(yè)主、設計、承包商、監理、分包之間的協(xié)調，政府管理部門(mén)、金融組織、社會(huì )團體、服務(wù)單位、物業(yè)管理以及周邊群眾等的協(xié)調。項目組織協(xié)調包括人際關(guān)系的協(xié)調、組織關(guān)系的協(xié)調、供求關(guān)系的協(xié)調、配合關(guān)系的協(xié)調、約束關(guān)系的協(xié)調。各種關(guān)系的協(xié)調均應遵守如下原則：
　　1.守法是溝通與協(xié)調工作的第一原則。必須在國家和地方有關(guān)工程建設的法律、法規許可范圍內去溝通和協(xié)調。
　　2.組織協(xié)調要維護公正和高效原則。要站在項目的立場(chǎng)上，公平的處理糾紛，一切以項目利益為原則。
　　3.協(xié)調與控制目標一致原則。在工程建設中，應該注意工程安全、質(zhì)量、工期、環(huán)境的統一，不能有所偏廢，不能強調某一目標而忽視其他目標。
　　4.真實(shí)性原則。在溝通與協(xié)調工作中，信息作為溝通的基礎和傳達的內容應保證其真實(shí)可信，準確可靠。虛假錯誤的信息不僅會(huì )導致對方作出錯誤的決策判斷，且會(huì )失信于對方。

二、項目溝通協(xié)調工作的內容和措施
　　在項目工程建設中，主要的溝通與協(xié)調工作內容有協(xié)調與政府、公用事業(yè)、金融單位等有關(guān)管理部門(mén)的關(guān)系；溝通與協(xié)調監理、勘察、設計、審計等單位工作；溝通與協(xié)調工程組成材料供應商、專(zhuān)業(yè)分包的關(guān)系；總包方工作中存在的問(wèn)題或爭議的協(xié)調、處理。
　　1.協(xié)調與政府、公用事業(yè)、金融單位等有關(guān)管理部門(mén)的關(guān)系
　　根據我國行業(yè)管理的規定、法規、法律，政府的各行業(yè)主管部門(mén)均會(huì )對項目的不同階段或全過(guò)程行使不同的審批權或管理權，如何與各行業(yè)主管部門(mén)進(jìn)行充分、有效的組織協(xié)調，將直接影響項目建設目標的實(shí)現。在與政府主管部門(mén)組織協(xié)調時(shí)，重點(diǎn)應注意以下幾點(diǎn)：
　　第一，應充分了解、掌握屬地政府及各主管部門(mén)的法律、法規、規定的要求和相應辦事程序，在溝通前應做好相應的準備工作，做到心中有數。
　　第二，發(fā)揮不同人員的相應業(yè)績(jì)關(guān)系和特長(cháng)，不同的政府主管部門(mén)由不同的專(zhuān)人、不同的職能部門(mén)負責協(xié)調，以保持穩定的溝通渠道和良好的協(xié)調效果。
　　第三，應發(fā)揚“山不過(guò)來(lái)，我過(guò)去”的辦事風(fēng)格，積極主動(dòng)的與屬地公安、城管、交通、環(huán)保、市政、消防、檔案、周邊居委等部門(mén)取得聯(lián)系，向相關(guān)部門(mén)匯報相應的工程實(shí)施情況，聽(tīng)取其相關(guān)意見(jiàn)，并了解相應部門(mén)的最新管理信息，按照其要求辦理相關(guān)手續、制定相應的管理制度，盡力使施工行為符合管理部門(mén)的管理規定，以便于取得其行政許可、審批及相關(guān)部門(mén)的信任、支持。
　　2.與設計、勘察、監理、審計單位及工程組成材料供應商、專(zhuān)業(yè)分包單位的溝通與協(xié)調措施。
　　總承包商要根據工程項目的實(shí)際，制訂本工程的組織管理網(wǎng)絡(luò )圖。該網(wǎng)絡(luò )圖標應該明確各參建單位之間的關(guān)系，規定各參建單位的協(xié)調溝通渠道，并據此組織制訂項目總控制進(jìn)度、安全、質(zhì)量計劃、成本總控計劃等。
　　與設計應重點(diǎn)做好土建、結構及各專(zhuān)業(yè)項圖紙設計之間的組織協(xié)調工作，減少因技術(shù)錯誤帶來(lái)的協(xié)調問(wèn)題，及時(shí)組織各專(zhuān)業(yè)人員相互討論，以確保各階段設計思路、原則的一致性。特別是要積極配合設計人員進(jìn)行詳圖、節點(diǎn)的繪制等工作以完善和細化設計。
　　對于供貨單位的組織協(xié)調，以合同管理為基礎，綜合運用技術(shù)、經(jīng)濟、法律手段，使各方在各自利益不同的條件下，能以實(shí)現項目建設的大目標為原則，及時(shí)地溝通、協(xié)商，處理相互之間的矛盾和問(wèn)題，使項目各單位形成一個(gè)高效的建設團隊。
　　對監理單位，應注意樹(shù)立監理對現場(chǎng)管理的權威，尊重監理對于施工質(zhì)量的否決權、施工調度權等國家和地方法律、法規賦予的合法權益。發(fā)現施工質(zhì)量、進(jìn)度問(wèn)題，要及時(shí)地與監理進(jìn)行溝通協(xié)商。同時(shí)，充分發(fā)揮監理在現場(chǎng)施工質(zhì)量、工期和工程量計量方面的監督管理作用，應該與總監理工程師加強溝通與協(xié)調，尤其是現場(chǎng)施工重大問(wèn)題的處理與決策，事先雙方要力爭能協(xié)商一致。
　　要熟知各個(gè)分包合同，對分包單位可能出現的矛盾進(jìn)行預先分析，在工作中發(fā)現矛盾應及時(shí)加以解決。要抓好施工關(guān)鍵部位，以及各專(zhuān)業(yè)分包單位的銜接界面，以避免和減少因工作劃分不清引起的各種矛盾。此外要重視開(kāi)好工程例會(huì )，做到會(huì )前有準備、會(huì )中有重點(diǎn)、會(huì )后有檢查，確保組織協(xié)調工作的效果。分包商只顧自身施工管理，并且總是內斂的，忽略項目整體系統性。要強化分包商主動(dòng)配合總包管理的行為，弱化分包商內斂行為，教育分包商樹(shù)立項目整體的系統觀(guān)念。

    3.總包方工作中存在的問(wèn)題或爭議的協(xié)調、處理。
　　實(shí)踐證明，在工作中出現矛盾，往往是各相關(guān)部門(mén)信息不暢通，信息傳遞失誤、自行其是等引起的。因此，必須建立有效的溝通體系，使信息在整個(gè)工程建設的系統中得到良好的傳遞。過(guò)程管理中應把一月一考核，改為一周一考核，最后改為一日一考核以加強溝通管理。
　　為適應市場(chǎng)發(fā)展需要，做好溝通與協(xié)調工作，才能最終實(shí)現價(jià)值最大化的目標。（資料來(lái)源：中華建筑報）

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