項目團隊管理——如何搞好團隊建設

摘要：在項目管理中，良好的溝通與協(xié)調是進(jìn)行項目管理的紐帶，它對于項目取得成功是必不可少的。有效的溝通與協(xié)調可使矛盾著(zhù)的各方而居于統一體中，使系統結構均衡，使項目實(shí)施和運行過(guò)程順利。所以項目經(jīng)理要做好溝通與協(xié)調的各項工作。
關(guān)鍵詞：溝通;協(xié)調;項目管理
    現代項目中參加單位非常多，形成了復雜的項目組織，各單位有不同的任務(wù)、目標和利益，他們都企圖指導、干預項目實(shí)施過(guò)程。項目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門(mén)的利益更為激烈和不可調和，而項目管理者必須使各方而協(xié)調一致、齊心協(xié)力地工作，這就顯示出項目管理中溝通與協(xié)調的重要性。
    溝通是組織協(xié)調的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調的程度和效果常依賴(lài)于各項目參加者之間溝通的程度。
    實(shí)際工作中，主要存在的溝通障礙包括語(yǔ)言障礙、知識水平的限制、知覺(jué)的選擇性、心理因素的影響、溝通渠道的選擇、組織結構的影響、信息量過(guò)大七種障礙。
    要克服上述障礙，管理過(guò)程中要采用提高溝通效率的技巧與建議：
　　1、澄清概念。項目經(jīng)理在溝通前要有系統地思考，分析和明確溝通信息，并充分考慮接收者及可能受到該項溝通影響的所有人。
　　2、進(jìn)行必要的信息交流�，F代社會(huì )變化迅速項目經(jīng)理只有從大量的信息中進(jìn)行選擇，把有用的和工作密切相關(guān)的信息傳遞出去，才能收到應有的效果。
    3、確定溝通的目的與目標，進(jìn)而確定溝通的內容。
    4、溝通時(shí)要考慮一切環(huán)境，包括溝通的的背景、社會(huì )環(huán)境、人的環(huán)境以及過(guò)去溝通的情況。
    5、計劃溝通內容時(shí)，應盡可能取得他人意見(jiàn)，與他人商議，獲得更深入的看法及獲得他人的支持。
    6、用語(yǔ)言或非語(yǔ)言準確表達自己的想法。
    7、在信息溝通后必須設法取得反饋，以弄清下屬是否愿意遵循，是否采取了相應的行動(dòng)等。
    8、項目經(jīng)理要言行一致，以自己的行動(dòng)支持自己的想法與說(shuō)法，而且更有效的溝通是行重于言。
    9、做一個(gè)“好聽(tīng)眾”，在聽(tīng)取他人的陳述時(shí)要專(zhuān)心，明確對方說(shuō)些什么。
    工程項目管理中，應該著(zhù)重做好以下各項溝通與協(xié)調工作：
    1. 內部人際關(guān)系的協(xié)調。項目經(jīng)理部是項目組織的領(lǐng)導核心。通常，項目經(jīng)理不直接控制資源和具體工作，而是由項目經(jīng)理部中的職能人員具體實(shí)施控制，這就使得項目經(jīng)理和職能人員之間以及各職能人員之間存在界限和協(xié)調。項目經(jīng)理的協(xié)調上作包括：
    項目經(jīng)理與技術(shù)專(zhuān)家的溝通。技術(shù)專(zhuān)家往往對基層的具體施上了解較少，只注意技術(shù)方案的優(yōu)化，注重數字，對技術(shù)的可行性過(guò)于樂(lè )觀(guān)，而不注重社會(huì )和心理方面的影響。項目經(jīng)理應積極引導，發(fā)揮技術(shù)人員的作用，同時(shí)注重全局、綜合和方案實(shí)施的可行性。
    建立完善、實(shí)用的項目管理系統。明確各自的工作職責，設計比較完備的工作流程，明確規定項目中正式溝通方式、渠道和時(shí)間，使大家按程序、按規則辦事。
　　 建立項目激勵機制。由于項目的特點(diǎn)，項目經(jīng)理更應注意從心理學(xué)、行為科學(xué)的角度激勵各個(gè)成員的積極性。例如：采用民主的工作作風(fēng)，不獨斷專(zhuān)行;改進(jìn)工作關(guān)系，關(guān)心各個(gè)成員，禮貌待人;公開(kāi)、公平、公正地處理事務(wù);在向上級和職能部門(mén)提交報告中，應包括對項目組織成員的評價(jià)和鑒定意見(jiàn)，項目結束時(shí)應對成績(jì)顯著(zhù)的成員進(jìn)行表彰等。
　　形成比較穩定的項目管理隊伍。以項目作為經(jīng)營(yíng)對象的企業(yè)，應形成比較穩定的項目管理隊伍，這樣盡管項目是一次性的、常新的，但項目小組卻相對穩定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減小組合摩擦。
　　建立公平、公正的考評工作業(yè)績(jì)的方法、標準，并定期客觀(guān)、慎重地對成員進(jìn)行業(yè)績(jì)考評，在其中排除偶然、不可控制和不可預見(jiàn)等因素。
    2、項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層關(guān)系的協(xié)調依靠嚴格執行項目管理目標責任書(shū)“。項目經(jīng)理部受企業(yè)有關(guān)職能部門(mén)的指導，兩者既是上下級行政關(guān)系，又是服務(wù)與服從、監督與執行的關(guān)系。企業(yè)要對項目管理全過(guò)程進(jìn)行必要的監督調控，項目經(jīng)理部要與企業(yè)簽定責任狀，盡職盡責、全力以赴地抓好項目的具體實(shí)施。
　　3、項目經(jīng)理部與發(fā)包人之間的協(xié)調，發(fā)包人代表項目的所有者，對項目具有特殊的權利，要取得項目的成功，必須獲得發(fā)包人的支持。
    項目經(jīng)理首先要理解總目標和發(fā)包人的意圖，反復閱讀合同或項目任務(wù)文件。對于未能參加項目決策過(guò)程的項目經(jīng)理，必須了解項目構思的基礎、起因、出發(fā)點(diǎn)，了解目標設計和決策背景，否則可能對目標及完成任務(wù)有不完整的甚至無(wú)效的理解，會(huì )給工作造成很大的困難。如果項目管理和實(shí)施狀況與最高管理層或發(fā)包人的預期要求不同，發(fā)包人將會(huì )干預，將要改變這種狀態(tài)。所以，項目經(jīng)理必須花很大力氣來(lái)研究發(fā)包人的意圖，研究項目目標。
　　項目經(jīng)理有時(shí)會(huì )遇到發(fā)包人所屬的其他部門(mén)或合資者各方同時(shí)來(lái)指導項目的情況，這是非常棘手的。項目經(jīng)理應很好地頃聽(tīng)這些人的忠告，對他們做耐心的解釋說(shuō)明，但不應當讓他們直接指導實(shí)施和指揮相關(guān)組織成員。否則，會(huì )有嚴重損害整個(gè)工程實(shí)施效果的危險。項目經(jīng)理部協(xié)調與發(fā)包人之間關(guān)系的有效方法是執行合同。
　　4、項目經(jīng)理部與監理機構關(guān)系的協(xié)調：項目經(jīng)理部應及時(shí)向監理機構提供有關(guān)生產(chǎn)計劃、統計資料、工程事故報告等，應按《建設工程監理規范》的規定和施工合同的要求，接受監理單位的監督管理，搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部應充分了解監理工作的性質(zhì)、原則，尊重監理人員，對其工作積極配合，始終堅持雙方目標一致的原則，并積極主動(dòng)地工作。在合作過(guò)程中，項目經(jīng)理部應注意現場(chǎng)簽證工作，遇到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應及時(shí)得到監理人員的認可，并形成面材料，盡量減少與監理人員的摩擦。項目經(jīng)理部應嚴格地組織施工，避免在施工中出現敏感問(wèn)題。與監理人員意見(jiàn)不一致時(shí)，雙方應以進(jìn)一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進(jìn)行協(xié)商，項目經(jīng)理部應尊重監理人員或監理機構的最后決定�！　�

    5、項目經(jīng)理部與設計單位關(guān)系的協(xié)調。項目經(jīng)理部應在設計交底、圖紙會(huì )審、設計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交工驗收等環(huán)節與設計單位密切配合，項目經(jīng)理部應注重與設計單位的溝通，對設計中存在的問(wèn)題應主動(dòng)與設計單位磋商，積極支持設計單位的工作，項目經(jīng)理部在設計交底和圖紙會(huì )審工作中應與設計單位進(jìn)行深層次交流，準確把握設計，對設計與施工不吻合或設計中的隱含問(wèn)題應及時(shí)予以澄清和落實(shí);對于一些爭議性問(wèn)題，應巧妙地利用發(fā)包人與監理工程師的職能，避免正面沖突。
    6、項目經(jīng)理部與材料供應人關(guān)系的協(xié)調。項目經(jīng)理部與材料供應人應該依據供應合同，充分利用價(jià)格招標、競爭機制和供求機制搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部應在項目管理實(shí)施規劃的指導下，認真做好材料需求計劃，并認真調查市場(chǎng)，在確保材料質(zhì)量和供應的前提下選擇供應人。為了減少資源采購風(fēng)險，提高資源利用效率，供應合同應就數量、規格、質(zhì)量、時(shí)間和配套服務(wù)等事項進(jìn)行明確。
　　7、項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調。項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調應按分包合同執行，正確處理技術(shù)關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系，正確處理項目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現場(chǎng)管理中的協(xié)調關(guān)系。項目經(jīng)理部應加強與分包人的溝通，及時(shí)了解分包人的情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，并以平等的合同雙方的關(guān)系支持承包人的活動(dòng)，同時(shí)加強監管力度，避免問(wèn)題的復雜化和擴大化。

    8、項目經(jīng)理部與其他單位關(guān)系的協(xié)調。項目經(jīng)理部與其他公用部門(mén)有關(guān)單位的協(xié)調應通過(guò)加強計劃性和通過(guò)發(fā)包人或監理工程師進(jìn)行協(xié)調。
    項目經(jīng)理部與遠外層關(guān)系的協(xié)調應在嚴格守法、遵守公共道德的前提下，充分利用中介組織和社會(huì )管理機構的力量。遠外層關(guān)系的協(xié)調應以公共原則為主，在確保自己工作合法性的基礎上，公平、公正地處理工作關(guān)系，提高工作效率，促進(jìn)社會(huì )和諧。
　　綜上所述，工程項目管理中，協(xié)調工作涉及面廣且又瑣碎，突出了各專(zhuān)業(yè)協(xié)調對項目順利實(shí)施的重要性，項目經(jīng)理要加強這方面的管理，同時(shí)做好每一部分工作，才有可能把問(wèn)題隱患消滅在萌芽狀態(tài)，保證圓滿(mǎn)完成工程項目目標。（項目管理者聯(lián)盟）

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