如何有效降低項目采購管理成本

    項目采購管理是項目管理的一個(gè)重要內容，我們應當能夠通過(guò)對項目采購管理中部分環(huán)節的控制，來(lái)有效的降低采購成本，從而使項目資金達到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源。本文就將從如何有效地降低項目采購管理成本的角度，來(lái)論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施和方法。
　　制定項目采購預算
    預算是組織政策的一種延伸，更是計劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)它還是一種控制機制，起著(zhù)一種比較標準的作用。制定采購預算是在具體實(shí)施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個(gè)項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標準，以便對采購實(shí)施行為中的 資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動(dòng)。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過(guò)程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。
    建立良好的市場(chǎng)信息機制
    充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場(chǎng)信息。比如，結合所采購貨物或服務(wù)的種類(lèi)、性能參數、質(zhì)量、數量、價(jià)格的要求等，了解熟悉國內、國際市場(chǎng)的價(jià)格及供求信息，所購物品的供求來(lái)源、外匯市場(chǎng)情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內、國際貿易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機制，以達到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場(chǎng)信息機制包括：
    一是建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應的供應商，以及這些供應商的產(chǎn)品或服務(wù)的規格性能及其他方面的可靠信息。二是建立同一類(lèi)貨物的價(jià)格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來(lái)獲得價(jià)格上的利益。三是對市場(chǎng)情況進(jìn)行分析和研究，做出市場(chǎng)變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時(shí)，能有可靠而有效的依據作為參考。只有建立了良好的市場(chǎng)信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能降低采購成本，從而獲得最大的收益。
    選擇合理的供應商
    供應商是項目采購管理中的一個(gè)重要組成部分，項目采購時(shí)應該本著(zhù)“公平競爭、合作共贏(yíng)”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會(huì )，一方面體現市場(chǎng)經(jīng)濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問(wèn)題值得關(guān)注。
    合理選擇供應商的數量。供應商數量的選擇問(wèn)題，實(shí)際上也就是供應商份額的分擔問(wèn)題。從采購方來(lái)說(shuō)，單一貨源增加了項目資源供應的風(fēng)險，也不利于對供應商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來(lái)說(shuō)，批量供貨由于數量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應商數量的選擇時(shí)既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時(shí)又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來(lái)說(shuō)，供應商的數量以不超過(guò)3-4家為宜。
    合理選擇供應商的采購方式。選擇供應商的方式主要包括公開(kāi)競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢(xún)價(jià)采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來(lái)說(shuō)分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開(kāi)招標的方式可以利用供應商之間的競爭來(lái)壓低物資價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
　　合理利用采購環(huán)境。項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實(shí)施會(huì )產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀(guān)環(huán)境和微觀(guān)環(huán)境。宏觀(guān)環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節性的變化、國家宏觀(guān)經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀(guān)環(huán)境則是指項目組織的內部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過(guò)程和程序。在符合微觀(guān)環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的項目采購策略應當充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項目整體帶來(lái)利益。
    加強對供應商的管理
    我們認為，基于長(cháng)期的降低采購成本的理念出發(fā)，對供應商的管理不能“一采了之”，應當把對供應商的管理納入項目采購管理的一個(gè)部分。這樣既可通過(guò)長(cháng)期的合作來(lái)獲得可靠的貨源供應和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(cháng)短和購買(mǎi)批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。
    建立合作共贏(yíng)的關(guān)系。對于采購方來(lái)說(shuō)，一旦確定了可以長(cháng)期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關(guān)系。雙方本著(zhù)“利益共享、風(fēng)險共擔”的原則，建立一種雙贏(yíng)的合作關(guān)系，使采購方在長(cháng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應商擁有長(cháng)期穩定的大客戶(hù)，以保證其產(chǎn)出規模的穩定性。這種戰略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來(lái)長(cháng)期而有效的成本控制利益。
    實(shí)行對供應商的績(jì)效管理。在與供應商的合作過(guò)程中應該對供應商的行為進(jìn)行績(jì)效管理，以評價(jià)供應商在合作過(guò)程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應商績(jì)效管理的信息系統，對供應商進(jìn)行評級，建立量化的供應商行為績(jì)效指標等等，并利用績(jì)效管理的結果衡量與供應商的后續合作：增大或減少供應份額、延長(cháng)或縮短合作時(shí)間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。
    建立供應商不誠信資料庫。建立供應商不誠信資料庫，加強對供應商的動(dòng)態(tài)監督管理，對在采購過(guò)程中表現好的供應商，登記入冊增加其信譽(yù)度;反之，對違反合同規定，或不執行合同，或者“念外經(jīng)”的供應商，堅決予以除名請退，提高供應商的“含金量”，為進(jìn)一步降低項目管理成本奠定基礎。
    高瞻遠矚，總攬全局，樹(shù)立全流程成本概念
    “任何事物都是有若干個(gè)部分組成的有機整體，降低采購管理成本要總攬全局，全程考慮，分別關(guān)注各個(gè)環(huán)節的采購成本的減低”，因此，在探討項目采購管理中降低成本的問(wèn)題時(shí)，應該確立采購全流程成本的概念，我們所應該關(guān)注的是整個(gè)項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無(wú)疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加�！爸灰�(jiàn)局部，不見(jiàn)整體”的單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應，是不會(huì )體現在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來(lái)達到對整個(gè)項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成本降低，還應該從項目采購的全過(guò)程來(lái)衡量成本上的收效，從項目采購的全過(guò)程來(lái)探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能有效地降低采購成本。（項目管理者聯(lián)盟）
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