項目管理之采購管理

    項目和項目管理與人類(lèi)文明相伴相隨如生，自從有了人類(lèi)，就有組織的活動(dòng)，就一直執行著(zhù)各種規模的項目和項目管理。美國項目管理協(xié)會(huì )給項目的定義如下：項目是一系列特殊的將被完成的任務(wù)，它是在一定條件(時(shí)間、成本、質(zhì)量、范圍)限制下，滿(mǎn)足特定目標的多項相關(guān)工作的總稱(chēng)。此定義實(shí)際包含三層含義：(1)項目是一項有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求;(2)在一定的組織機構內，利用有限資源(人力、物力、財力等)在規定的時(shí)間內完成任務(wù);(3)任務(wù)要滿(mǎn)足一定性能、質(zhì)量、數量、技術(shù)指標等要求。
    因此，項目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現項目目標所采取的一系列管理活動(dòng)�，F代項目管理的知識體系被劃分為包括項目采購管理在內的九個(gè)知識領(lǐng)域。項目的執行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開(kāi)了這些物質(zhì)資源，再高明的項目經(jīng)理也不可能按要求完成項目的任務(wù)，在市場(chǎng)經(jīng)濟條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過(guò)采購活動(dòng)來(lái)實(shí)現的。所謂的項目的采購管理就是從執行組織以外通過(guò)采購取得項目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效地使用這些項目資金?如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用?是在項目的采購管理中所應該關(guān)注的問(wèn)題之一。
    梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：
    “在采購設備、原材料和分包服務(wù)的過(guò)程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競爭力的供應商�！痹诂F實(shí)的項目采購操作中，要實(shí)現這兩個(gè)“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過(guò)對項目采購管理中部分環(huán)節的控制，來(lái)有效地降低采購成本，從而使項目資金達到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項目采購管理中所能夠實(shí)現的成本目標。此處從成本控制的角度來(lái)逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。
    一、制定采購預算與估計成本
    制定預算的行為就是對組織內部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著(zhù)一種比較標準的作用。
    制定采購預算是在具體實(shí)施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個(gè)項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標準，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動(dòng)。 項目采購管理預算一般有采購計劃制定、詢(xún)價(jià)計劃制定、詢(xún)價(jià)、渠道的選擇以及合同管理和合同收尾等內容。項目采購計劃決定采購什么、何時(shí)采購。詢(xún)價(jià)計劃是以文件記錄所需要的產(chǎn)品以及確認潛在的渠道。詢(xún)價(jià)是取得報價(jià)單、標書(shū)、要約或訂約提議的過(guò)程。渠道的選擇是從潛在的供應商(或賣(mài)主)中做出選擇的過(guò)程合同管理是管理與協(xié)調利益相關(guān)者契約關(guān)系的過(guò)程。合同收尾是合同的完成和解決。
    制定項目采購預算成本的方法有三種：(1)自制/外購分析法，即是利用針對成本的選擇決策分析或平衡點(diǎn)分析，來(lái)確定某種項目所需的資源是依靠自己生產(chǎn)還是依靠外購獲得的一種具體管理技術(shù)方法。自制/外購分析法要充分考慮組織未來(lái)發(fā)展和目前需要之間的利益關(guān)系。(2)短期租賃或長(cháng)期租賃分析法，即是根據租金的大小決定項目對外部資源進(jìn)行租賃的時(shí)限選擇。(3)專(zhuān)家意見(jiàn)法，即是項目組織可以向具有專(zhuān)門(mén)知識經(jīng)驗或資格的單位個(gè)人進(jìn)行專(zhuān)業(yè)采購咨詢(xún)。
　　有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過(guò)程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。
　　二、供應商的選擇

    供應商是項目采購管理中的一個(gè)重要組成部分，項目采購時(shí)應該本著(zhù)“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會(huì )，一方面體現市場(chǎng)經(jīng)濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問(wèn)題值得關(guān)注。 
    1. 選擇供應商的數量
    供應商數量的選擇問(wèn)題，實(shí)際上也就是供應商份額的分擔問(wèn)題。從采購方來(lái)說(shuō)，單一貨源增加了項目資源供應的風(fēng)險，也不利于對供應商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來(lái)說(shuō)，批量供貨由于數量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應商數量的選擇時(shí)既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時(shí)又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來(lái)說(shuō)，供應商的數量以不超過(guò) 3-4 家為宜。
    2. 選擇供應商的方式
　　選擇供應商的方式主要包括公開(kāi)競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢(xún)價(jià)采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來(lái)說(shuō)分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開(kāi)招標的方式可以利用供應商之間的競爭來(lái)壓低物資價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
    三、供應商的管理
    基于長(cháng)期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認為，在項目的采購管理中應該貫穿一個(gè)“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個(gè)部分。這樣既可通過(guò)長(cháng)期的合作來(lái)獲得可靠的貨源供應和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(cháng)短和購買(mǎi)批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：
    1. 與供應商建立直接的戰略伙伴關(guān)系
    對于采購方來(lái)說(shuō)，一旦確定了可以長(cháng)期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關(guān)系。雙方本著(zhù)“利益共享、風(fēng)險共擔”的原則，建立一種雙贏(yíng)的合作關(guān)系，使采購方在長(cháng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應商擁有長(cháng)期穩定的大客戶(hù)，以保證其產(chǎn)出規模的穩定性。這種戰略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來(lái)長(cháng)期而有效的成本控制利益。
    2. 供應商行為的績(jì)效管理
    在與供應商的合作過(guò)程中應該對供應商的行為進(jìn)行績(jì)效管理，以評價(jià)供應商在合作過(guò)程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應商績(jì)效管理的信息系統，對供應商進(jìn)行評級，建立量化的供應商行為績(jì)效指標等等，并利用績(jì)效管理的結果衡量與供應商的后續合作：增大或減少供應份額、延長(cháng)或縮短合作時(shí)間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。
    四、采購環(huán)境的利用
    項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實(shí)施會(huì )產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀(guān)環(huán)境和微觀(guān)環(huán)境。宏觀(guān)環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節性的變化、國家宏觀(guān)經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀(guān)環(huán)境則是指項目組織的內部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過(guò)程和程序。在符合微觀(guān)環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的項目采購策略應當充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項目整體帶來(lái)利益。
    充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場(chǎng)信息。比如，結合所采購貨物或服務(wù)的種類(lèi)、性能參數、質(zhì)量、數量、價(jià)格的要求等，了解熟悉國內、國際市場(chǎng)的價(jià)格及供求信息，所購物品的供求來(lái)源、外匯市場(chǎng)情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內、國際貿易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機制，以達到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場(chǎng)信息機制包括：
    (1)建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應的供應商，以及這些供應商的產(chǎn)品或服務(wù)的規格性能及其他方面的可靠信息。
    (2)建立同一類(lèi)貨物的價(jià)格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來(lái)獲得價(jià)格上的利益。
　　(3)對市場(chǎng)情況進(jìn)行分析和研究，作出市場(chǎng)變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時(shí)，能有可靠而有效的依據作為參考。
    只有建立了良好的市場(chǎng)信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會(huì )造成采購工作的延誤，采購預算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場(chǎng)信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
    五、全流程成本概念，控制總成本
　　在探討項目采購管理中降低成本的問(wèn)題時(shí)，應該確立采購全流程成本的概念，我們所應該關(guān)注的是整個(gè)項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無(wú)疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在 U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應，這種成本降低是不會(huì )體現在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來(lái)達到對整個(gè)項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成本降低，還應該從項目采購的全過(guò)程來(lái)衡量成本上的收效，從項目采購的全過(guò)程來(lái)探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過(guò)程中發(fā)掘無(wú)處不在的降低成本的機會(huì )。（項目管理者聯(lián)盟）
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