在項目基礎管理方面做文章

工程項目?jì)炔繉徲嫅獜捻椖拷?jīng)營(yíng)管理各項經(jīng)濟活動(dòng)的規范性與效益性人手，根據具體情況對工程項目的各項基礎管理進(jìn)行全面或重點(diǎn)審核，為項目經(jīng)營(yíng)管理把準脈、開(kāi)對藥。
　　工程項目?jì)炔繉徲嬍侵甘┕て髽I(yè)審計部門(mén)和審計人員，根據審計計劃、上級審計機關(guān)或企業(yè)主管領(lǐng)導的指示，依據國家有關(guān)規定和企業(yè)內部管理規章制度，對被審計項目部各項經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的真實(shí)性、合法性、合規性和效益性進(jìn)行的審查、監督、評價(jià)和鑒證活動(dòng)。根據審計的特點(diǎn)，它具有“獨立性”和，“權威性”兩個(gè)基本特征。
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　　施工企業(yè)項目?jì)炔繉徲嫷膬热�，按照現行規定一般分為項目財務(wù)收支合規審計、項目完工效益審計、項目部主要負責人離任經(jīng)濟責任審計、專(zhuān)項審計、審計調查等方式。
　　目前施工企業(yè)項目?jì)炔繉徲�，一是較多側重于財務(wù)收支合規審計，或對某一專(zhuān)業(yè)的審計(如分包結算審計)，往往對項目系統管理，特別是基礎管理的審計重視不夠，難以充分利用審計職能達到從根本上糾正管理偏差的目的：二是往往側重于對項目管理與核算中已發(fā)生的不規范現象進(jìn)行監督與評價(jià)，針對被審計項目存在的管理與效益風(fēng)險，應采取的前瞻性控制措施或審計建議較少，具有針對性的后續審計工作相對薄弱。
　　因此，工程項目?jì)炔繉徲嫅獜捻椖拷?jīng)營(yíng)管理各項經(jīng)濟活動(dòng)的規范性與效益性入手，根據具體情況對工程項目的各項基礎管理，如項目組織、經(jīng)營(yíng)預算、工程管理、物資供應、財務(wù)核算等方面進(jìn)行全面或重點(diǎn)審核，為項目經(jīng)營(yíng)管理把準脈、開(kāi)對藥。
　　項目基礎工作的審計。項目管理基礎工作是指項目部在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，為實(shí)現項目管理的職能和目標而提供的基本手段和前提條件。它一般包括項目組織、共同準則、標準化工作、計量工作、信息傳遞、數據處理，以及資料的歸集、使用與歸檔等工作。此項審計，主要審查被審計項目部在該審計期間的機構設置、人員配備與各項管理制度的制定與執行等情況;審查上級業(yè)務(wù)主管部門(mén)對該項目各項經(jīng)濟技術(shù)指標，包括目標成本、管理費上繳、項目暫設以及產(chǎn)值、利潤、質(zhì)量、安全等指標的核定、執行與完成情況：項目部相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)各類(lèi)管理臺賬是否建立健全，基礎臺賬的登錄是否符合及時(shí)性、準確性與規范性原則，以及是否達到對項目實(shí)行動(dòng)態(tài)管理的要求。
　　據了解，不少施工企業(yè)在項目管理基礎工作中，不同程度地存在以下問(wèn)題。
　　人員配備方面。業(yè)務(wù)骨干普遍缺乏，如有的大中型項目經(jīng)營(yíng)預算管理涉及建筑、安裝、儀表和電氣等多個(gè)專(zhuān)業(yè)，從事工程造價(jià)專(zhuān)業(yè)3年以上的預算人員只有一名業(yè)務(wù)負責人，其余鮮有勝任的相應業(yè)務(wù)骨干，這是造成項目管理被動(dòng)的主要原因。
　　規章制度方面。往往側重于強調本部門(mén)或本專(zhuān)業(yè)相關(guān)人員的職責，未具體界定部門(mén)內部或部門(mén)之間的工作流程與責任，制度落實(shí)措施欠明確，可操作性不強。
　　基礎管理臺賬方面。各業(yè)務(wù)部門(mén)之間歸集的基礎資料核算范圍不統一、欠明晰，特別是在同一項目部有多個(gè)單項工程在建的情況下，難以實(shí)現項目的規范管理與成本控制，容易導致項目潛虧與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險。
　　基礎資料的歸集方面。一是有的項目分包工程驗收單無(wú)日期、無(wú)頁(yè)碼、無(wú)圖號，有的僅填寫(xiě)匯總工程量，無(wú)分項工程量，有的僅有工程內容，無(wú)具體工程量，導致驗收范圍不具體，驗收標準欠明確等：二是有的項目分包工程結算將不同專(zhuān)業(yè)工程內容合并為一本結算書(shū)，有的結算將同 單元相同專(zhuān)業(yè)的工程分拆為若干份結算書(shū)，有的結算書(shū)封面未規范填寫(xiě)工程項目名稱(chēng)、單項工程名稱(chēng)、單位工程及專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)，造成核算范圍不清;三是有的項目將對業(yè)主結算的“工程聯(lián)絡(luò )單”復印件裝訂于結算書(shū)之后，必須裝訂的“工程量驗收單”卻未附于結算書(shū)后面，難以確認該工程量是否為分包商施工，還有的結算資料出現多種裝訂格式，如裝訂條、線(xiàn)裝、橫裝、豎裝等。
　　要解決這一問(wèn)題，一是強化項目組織與策劃，項目運作成功的關(guān)鍵在于用人和制度，制度的關(guān)鍵在于流程清晰、職責明確、獎懲分明、落實(shí)到位：二是及時(shí)規范歸集各類(lèi)基礎資料，通過(guò)建立健全相關(guān)專(zhuān)業(yè)基礎臺賬，對項目管理施行動(dòng)態(tài)控制;三是規范辦理工程驗收與結算，驗收單的內容與結算資料的編制均要符合財務(wù)核算與費用控制的要求，工程合同、技術(shù)資料與結算資料之間要有明晰的鉤稽關(guān)系。
　　合同預算管理審計。審查工程承包合同的簽訂情況。包括工程地點(diǎn)與范圍、合同與實(shí)際開(kāi)竣工時(shí)間、甲乙方責任、設備材料供應方式、工程變更與驗收、結算方式與違約責任等，以便于與分包價(jià)格水平對比、預測結算風(fēng)險和衡量項目管理水平。
　　審查工程分包合同簽訂的手續和程序是否齊全與規范，是否存在分包合同簽訂不規范和滯后現象;審查分包工程招投標情況，包括參加投標的分包商家數、資格預審情況、招標文件的編制與發(fā)放、開(kāi)標、評標與中標情況等資料的完整性與規范性，實(shí)際采用分包商家數與分包合同價(jià)格水平，合同條款是否符合“合法性、合規性與效益性原則”。
審查總、分包工程預計結算值及自開(kāi)工累計列報產(chǎn)值情況，總包工程結算管理和分包工程進(jìn)度款審批情況，收入與成本的匹配列賬是否符合及時(shí)性與規范性原則。施工企業(yè)合同預算管理中常見(jiàn)的問(wèn)題如下。
　　工程分包欠規范。在工程分包招投標中議標往往多于招標，不利于充分引入競爭機制，容易給工程管理造成系統風(fēng)險。
　　分包合同條款欠規范。分包工程合同范圍不具體、欠明確，如有的工程范圍僅界定“某單元或某塊區部分工藝管道、鋼結構或電儀工程”，有的直接表述為“一級管網(wǎng)部分建筑、安裝工程”等，容易造成分包商之間及分包與自行之間工程范圍互相交叉，不利于分包工程管理和成本的控制;分包合同材料供應范圍欠具體，如，有的合同表述為“工程主要材料由甲方供應，其他材料由分包方供應”，未明確具體的材料類(lèi)別和名稱(chēng)，容易造成分包工程最終結算時(shí)產(chǎn)生歧義。
　　承包合同履行不嚴格。當工程施工過(guò)程中發(fā)生業(yè)主變更材料供應范圍、設備材料供應或設計圖紙提供滯后，以及延期支付工程款等影響費用與工期的情況時(shí)，施工企業(yè)未及時(shí)以書(shū)面形式按承包合同通用條款規定程序報告甲方，而是在項目竣工結算或出現嚴重虧損時(shí)，才被動(dòng)地向甲方提出費用補償要求，往往難以達到預期目的。
　　施工圖預算編制滯后。有的項目工程進(jìn)度已經(jīng)過(guò)半，施工圖預算尚未編制，影響工程管理，不利于成本控制，且容易造成結算被動(dòng)等。
　　要解決這些問(wèn)題，一是要嚴格依照分包工程招投標管理相關(guān)規定對工程進(jìn)行分包，通過(guò)競爭性招投標達到項目控制的目的，規避項目經(jīng)營(yíng)風(fēng)險;二是及時(shí)簽訂分包合同，合同條款應充分體現規范性、效益性和風(fēng)險控制原則;三是以合同條款的形式規范各類(lèi)合同的變更與履行;四是通過(guò)編制結算資料及時(shí)發(fā)現費用與成本控制的問(wèn)題，動(dòng)態(tài)管理與控制項目費用和成本。
　　工程技術(shù)管理審計。主要審查項目技術(shù)部門(mén)是否按工程項目，分單項工程或承包合同建立工程管理月報制度，其內容包括項目概況、工程進(jìn)度、分包管理、人力資源、大型機具、費用管理與成本控制、質(zhì)量與HSE管理、下月工作重點(diǎn)與存在問(wèn)題等，各管理環(huán)節是否明晰、可控。相關(guān)基礎資料管理是否規范，包括施工圖紙、設計變更、材料代用、現場(chǎng)簽證、會(huì )議紀要、材料預算、工程驗收和工程交工資料等管理臺賬是否建立健全;技術(shù)管理工作在滿(mǎn)足工程施工的同時(shí)，是否滿(mǎn)足工程結算與成本控制的要求。
　　對于現場(chǎng)施工技術(shù)管理來(lái)說(shuō)，往往側重于工程進(jìn)度、質(zhì)量與安全管理，忽視基礎工作與項目核算管理，就項目管理而言二者不可偏廢。目前由于諸多原因，工程技術(shù)管理審計仍是企業(yè)內部審計的薄弱環(huán)節。
　　物資供應管理審計。從物資供應管理基礎臺賬入手，審查各類(lèi)材料采購、調撥、驗收、入庫、領(lǐng)用、保管、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)、現場(chǎng)余廢料處理等環(huán)節管理的合規性、規范性與效益性。重點(diǎn)檢查以下方面。
　　供應部門(mén)對于主要材料是否按單項工程、依據材料計劃分供應方式與材料類(lèi)別，建立材料供應綜合平衡臺賬作為一級臺賬;根據材料出入庫情況分領(lǐng)料單位建立材料明細賬作為二級臺賬。
　　對于輔助材料是否依據材料預算或采購計劃，按單項工程、分材料類(lèi)別建立采購供應一級臺賬，依據出入庫原始憑證分領(lǐng)料單位建立材料供應明細賬。
　　近年來(lái)審計中發(fā)現，項目供應管理工作主要存在以下問(wèn)題：有的項目基礎管理臺賬不健全、欠規范，各類(lèi)材料出入庫未嚴格按單項工程建賬管理，有的各級材料供應管理臺賬之間缺乏明晰的鉤稽關(guān)系，材料明細賬登錄不及時(shí)，有的原始憑證未按單項工程分材料類(lèi)別編制順序號和按月裝訂等，造成數據失真，給成本核算與材料核銷(xiāo)帶來(lái)困難。
　　因此，項目物資供應部門(mén)應按項目精細化管理的要求，分單項工程或承包合同，按供應方式與材料類(lèi)別、分領(lǐng)料單位，通過(guò)建立健全各級管理臺賬對物資供應管理實(shí)行動(dòng)態(tài)控制，使物資供應管理在滿(mǎn)足施工生產(chǎn)需要的同時(shí)，滿(mǎn)足成本核算、材料核銷(xiāo)和工程結算的要求。
　　加強項目管理內部審計的建議
　　突出領(lǐng)導支持作用。內部審計作用的有效發(fā)揮，離不開(kāi)企業(yè)主要領(lǐng)導的高度重視與大力支持。從人員配備、辦公條件到審計工作計劃的制定，企業(yè)主管領(lǐng)導親自過(guò)問(wèn)和審核，對審計事項、審計結果、后續審計和執行決定，給予親自批示和關(guān)注，是審計職能有效發(fā)揮和審計成果得以充分利用的重要保證。 
    加強審計隊伍管理。建設一支精干高效和具有高度職業(yè)素養與相應執業(yè)能力的審計隊伍，是及時(shí)完成審計任務(wù)充分發(fā)揮審計作用的關(guān)鍵。俗話(huà)說(shuō)： “打鐵還需自身硬�！睂徲嫴块T(mén)的人員配備要符合精干高效的原則。對審計人員素質(zhì)的基本要求應是：政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、好學(xué)敬業(yè)、克己奉公;對審計人員的管理要職責明確、目標具體、規范考核。
　　對特殊項目進(jìn)行全面審計。為有效利用審計資源，對一般項目重點(diǎn)審計，特殊項目全面審計。為促進(jìn)項目規范管理，保證審計覆蓋面，對一般項目進(jìn)行正常審計時(shí)可以將財務(wù)收支、經(jīng)營(yíng)預算、材料供應管理的規范性與效益性檢查作為主要審計方向，重點(diǎn)對結算收入與成本控制的措施與效果進(jìn)行審計;對項目管理問(wèn)題較多或經(jīng)營(yíng)與效益風(fēng)險較大的項目，在開(kāi)展項目專(zhuān)項審計時(shí)，應對項目組織和相關(guān)管理活動(dòng)的全過(guò)程實(shí)施全面系統的調查與分析，在依據翔實(shí)的數據和客觀(guān)情況得出審計結論的基礎上提出建議;對風(fēng)險較大或管理薄弱的項目應盡可能進(jìn)行前瞻性審計，及時(shí)提示風(fēng)險、制定措施。
　　將整改工作落到實(shí)處。加強與規范后續審計，項目審計要講求實(shí)效，整改措施要落到實(shí)處。審計不但要通報發(fā)現的問(wèn)題，還應表彰先進(jìn)和推廣經(jīng)驗，這就要求審計發(fā)現的問(wèn)題不僅準確還要切中項目管理的要害，達到以點(diǎn)帶面的效果;問(wèn)題整改應限定時(shí)限、責任到人，并將整改情況歸入審計檔案。
　　施工企業(yè)在工程項目管理中，一是要高度重視人才選拔機制的建設，二是要建立健全內部管理控制制度，而監督和促進(jìn)企業(yè)管理規章制度的落實(shí)和不斷完善，是審計部門(mén)的重要職責。因此施工企業(yè)在內部審計中，強化項目管理系統審計，切實(shí)發(fā)揮工程審計的監督和評價(jià)職能，是施工企業(yè)不斷強化內部控制管理，規避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，提高管理水平，在建筑市場(chǎng)激烈的競爭中立于不敗之地的重要一環(huán)，而基礎管理審計與前瞻性審計應成為施工企業(yè)內部審計的側重點(diǎn)。 (項目管理者聯(lián)盟)
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