怎樣進(jìn)行項目群管理

項目群是為獲得附加收益而統一管理的一組項目。
　　項目群管理就是協(xié)調對多個(gè)項目的管理和為項目安排優(yōu)先級以獲得附加收益的過(guò)程。附加收益可能來(lái)自：
　　1、去除項目之間的接口帶來(lái)的風(fēng)險;
　　2、通過(guò)安排資源的相關(guān)優(yōu)先級次序來(lái)成功地完成項目;
　　3、降低管理工作量。
　　項目群是組織得以執行其戰略的工具，很多組織因為沒(méi)有管理好資源選擇過(guò)程而不能實(shí)現其戰略。
　　中小型項目可能碰到的問(wèn)題：1、項目得不到足夠的重視，因為收益不如大項目大;2、小組織不采取正式的項目管理;3、項目管理軟件著(zhù)重于關(guān)鍵路徑分析和時(shí)間管理而不是管理能力;4、由職位相對較低的經(jīng)理負責管理，在爭取資源時(shí)沒(méi)有優(yōu)勢;5、可能占組織全部管理成本的較大比例，增加了管理的壓力;6、抵抗風(fēng)險的能力不足，小的風(fēng)險可能就受大較大的打擊;7、項目時(shí)間短，補償和恢復打擊的機會(huì )更小;8、中小型項目之間的較多接口增加了項目風(fēng)險。
　　協(xié)調項目有5步：識別項目之間存在的聯(lián)系;將項目分組為項目群以便將項目間聯(lián)系的數量減到最小;確定項目關(guān)聯(lián)處的影響;將聯(lián)系劃分為主次;制定管理主要聯(lián)系的計劃。
　　我們不可能把所有的管理權都交給計算機，你必須保留管理的控制權。
　　為項目劃分資源的優(yōu)先級次序有6步：為單個(gè)的項目編制計劃;計算單個(gè)項目的資源需求;把每個(gè)項目放到項目的主進(jìn)度中;根據每個(gè)項目對資源的需求和項目群的總體目標的貢獻為每個(gè)項目指定優(yōu)先級;在項目主進(jìn)度中為項目指定時(shí)間窗口和資源窗口;在窗口內管理每個(gè)項目。
　　根據項目類(lèi)型調整管理程序以達到更好的結果，改進(jìn)一致性有很多好處：一個(gè)有一致性的報告體系可以為所有項目做出可供比較的進(jìn)展報告;資源需求可以進(jìn)行一致的計算，以利于對資源約束的管理;人員可以在項目之間調動(dòng)而不必重新學(xué)習新的管理方法;小項目可以作為未來(lái)大型項目經(jīng)理的培訓場(chǎng)所。
　　中小型項目的管理側重跨項目的資源的優(yōu)先級次序，同時(shí)小項目無(wú)力承受那些大型項目的繁雜管理程序;大項目的管理的重點(diǎn)是協(xié)調一系列復雜的活動(dòng)和平衡跨這些活動(dòng)的資源，以使得關(guān)鍵活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行，對數據管理的要求更高;在超大項目的管理中，重點(diǎn)是協(xié)調跨幾個(gè)子項目的人員的活動(dòng)，并管理相當大的風(fēng)險。
　　這可以通過(guò)以下方法實(shí)現：在綜合層統一的模型基礎上為所有項目編寫(xiě)的項目定義報告;在策略層為所有項目編制里程碑計劃和職責表;在戰術(shù)層根據項目類(lèi)型調整項目計劃。
　　項目支持辦公室的作用是：維護主項目計劃和項目群計劃;維護全公司的資源計劃;為項目啟動(dòng)過(guò)程提供資源數據;發(fā)布工作單和總料單;為控制過(guò)程提供便利(管理控制過(guò)程，把項目人員從繁雜的管理程序中解脫出來(lái)，使得他們能夠專(zhuān)心于項目工作，這包括：推進(jìn)、接收、加工傳閱型文檔;分析過(guò)程信息的結果;進(jìn)行假設分析;與相關(guān)的經(jīng)理修訂計劃;為下一個(gè)周期發(fā)布任務(wù)單);發(fā)布進(jìn)度報告;文檔控制和配置管理(保留進(jìn)度報告庫、記錄客戶(hù)與承包商之間的往來(lái)信件——往來(lái)函統一出入口、關(guān)注項目人員之間的溝通、維護質(zhì)量控制和配置管理的記錄、監控設計信息向工地或承包商的發(fā)送、問(wèn)題管理);列出例外情況報告;采購和管理分包;維護和客戶(hù)的接口;履行職責。
　　項目支持辦公室的人員可能有：計劃編制員;管理人員;成本控制員;材料計劃員;采購、加工和文件發(fā)布員;合同管理員。
    項目管理程序和系統
　　管理程序手冊是質(zhì)量保證的關(guān)鍵部分。它們的目的是提供：管理過(guò)程的指導;方法的一致性;編制公司資源計劃;通用的術(shù)語(yǔ);培訓新員工;向客戶(hù)講解演示管理程序;質(zhì)量鑒定。
　　管理程序手冊顯示項目管理生命周期中將輸入轉變?yōu)檩敵龅倪^(guò)程。為此，其內容應該為：引言(手冊的結構和目的);項目策略說(shuō)明(采取的項目管理方法和依據的基本原則，描述項目模型，介紹要遵循的生命周期的各階段，并解釋為什么采取這些階段;還解釋對項目管理職能進(jìn)行管理的必要性和管理風(fēng)險的必要性);管理過(guò)程(講述項目生命周期的每一階段要遵循的管理程序，列出了輸入、輸出及其要素，并按次序列出了要將輸入轉化為輸出需要的管理過(guò)程);支持性管理程序;空白表格和實(shí)例。
　　有各種各樣的標準管理程序，包括PRINCE2、ISO10006和PMI的PMBOK。這些標準管理程序常常就管理程序設計和內容提出建議而不是具體的解決方案。
　　項目管理信息系統為項目管理程序和數據管理提供計算機支持。一個(gè)項目管理信息系統要回答的問(wèn)題是：有關(guān)結果的問(wèn)題;有關(guān)進(jìn)度的問(wèn)題;有關(guān)成本和資源的問(wèn)題。
　　項目管理信息系統的關(guān)鍵要素是計劃編制系統和控制系統。計劃編制系統存儲數據，控制系統回答問(wèn)題。
　　常用軟件包類(lèi)型包括：網(wǎng)絡(luò )系統;計劃評審技術(shù)(PERT)系統;成本和資源管理系統;應用管理程序生成器。
　　實(shí)施系統的關(guān)鍵步驟是：分析和編制商業(yè)計劃(進(jìn)行診斷審核，知道自己現在在做什么和該方法的優(yōu)缺點(diǎn);制定使用系統的商業(yè)目標;編寫(xiě)需求說(shuō)明書(shū)SOR);實(shí)施改進(jìn)項目(項目管理程序的實(shí)施;項目管理信息系統的選擇和實(shí)施;培訓與管理程序和系統有關(guān)的人員);在項目管理中實(shí)施最佳實(shí)踐(編寫(xiě)項目手冊;建立項目管理功能;獲得有能力的人員;實(shí)施管理程序);選擇和實(shí)施系統(設計和選擇;系統調試及改進(jìn);實(shí)施小規模實(shí)驗計劃;系統應用)。
　　應用項目管理系統的一些風(fēng)險：1、系統為了滿(mǎn)足需要而過(guò)于復雜;2、人們使用系統只是因為他們誤認為系統也是項目管理中的必要部分;如果忽視現實(shí)情況，人們會(huì )認為項目管理系統提供的數據和信息比實(shí)際的事件更可信;4、對系統的培訓可能不足而不能充分使用系統的功能。
　　項目健康檢查和審核
　　項目審核側重三個(gè)方面：1)檢查設計正確與否，保證結果(項目目標)的正確性;2)保證項目管理過(guò)程的正確性;3)總結經(jīng)驗，吸取教訓，提高項目運作的效率。
　　有3種類(lèi)型的審核：檢查設計有效性的項目評估審核;檢查正在進(jìn)行的項目是否健康的內部審核;發(fā)現為何出錯的完工后審核。
　　收集有效的數據;使用數據來(lái)編寫(xiě)管理報告;使用這些報告來(lái)采取及時(shí)有效的措施以保證項目達到質(zhì)量、成本和時(shí)間目標。我覺(jué)得這段描述可用于企業(yè)流程調研與改進(jìn)。
　　項目團隊自己進(jìn)行的非正式的內部審核稱(chēng)為健康檢查。組織外顧問(wèn)所做的評審稱(chēng)為審核。
　　建議兩種類(lèi)型的健康檢查：1、對項目能力的診斷，檢查工作環(huán)境對項目管理的支持情況;2、失敗/成功診斷，保證項目遵循了第4章提出的原則。
    審核的7個(gè)步驟：進(jìn)行訪(fǎng)談(準備好關(guān)心的問(wèn)題，先向被訪(fǎng)者做個(gè)簡(jiǎn)單說(shuō)明，然后讓他們自由回答，采訪(fǎng)時(shí)注意確保所有的話(huà)題都已涉及;你如果讓他們自由的說(shuō)，他們最終一定會(huì )說(shuō)出實(shí)話(huà)，要避免一問(wèn)一答的模式)、分析數據、對管理報告抽樣、根據最佳實(shí)踐標準進(jìn)行比較、如果必要重復1-4步、識別管理方法的優(yōu)缺點(diǎn)、定義改進(jìn)的機會(huì )。
　　項目經(jīng)理和項目團隊
　　項目團隊是為了實(shí)現項目目標而根據一組價(jià)值觀(guān)或行為標準進(jìn)行合作，彼此認同的一群人。
　　項目團隊有3個(gè)層次：主要小組、次要小組和外圍人員，外圍人員有3類(lèi)：顧問(wèn)人員、用戶(hù)及項目相關(guān)者、消費者。
　　團隊形成有5個(gè)階段：形成、震蕩、正規、出成效、終結。
　　項目經(jīng)理可以采用正式的啟動(dòng)過(guò)程如啟動(dòng)專(zhuān)題會(huì )來(lái)縮短形成、震蕩、正規這3個(gè)階段。
　　團隊效能的指標：出勤率，包括低的缺席率、生病、事故率、工作中斷和職工流動(dòng)率;目標明確性，確定、理解和實(shí)現個(gè)人目標;理解小組目標;團隊每一成員對小組的作用有清晰的認識;高質(zhì)量的輸出，對實(shí)現目標的承諾，尋求真正的解決方案，用知識和技巧解決分析關(guān)鍵問(wèn)題，尋求被廣泛驗證過(guò)的成熟解決方案;強的團隊協(xié)作氛圍：成員之間開(kāi)放、相互信任，分享思想和知識，擁有共同的目標，團隊會(huì )議活潑且具有建設性。
　　對知識分子有效的并且可以在項目生命周期中用來(lái)激發(fā)團隊動(dòng)力的因素有5個(gè)。它們是：目的、積極主動(dòng)、分享收益、個(gè)人發(fā)展、專(zhuān)業(yè)上的認可。
　　項目領(lǐng)導通過(guò)ethos、pathos和logos來(lái)鼓舞人心，而不僅僅依靠logos。Ethos是項目領(lǐng)導確定的基本價(jià)值觀(guān)，項目領(lǐng)導必須向團隊展示出他有值得大家努力的價(jià)值觀(guān)和信仰;pathos是項目領(lǐng)導和團隊的關(guān)系。項目領(lǐng)導必須用其價(jià)值觀(guān)說(shuō)服團隊，而且與團隊建立關(guān)系，團隊就容易照章管理。
　　有效的項目經(jīng)理具備6個(gè)特征：解決問(wèn)題的能力和以目標為導向;有精力和主動(dòng)性;自信的項目領(lǐng)導;洞察力;溝通能力;談判能力。
　　項目經(jīng)理可以采用以下4種風(fēng)格之一：民主式的、獨裁式的、官僚體制式的、放任自由式的。
　　項目經(jīng)理需要采取一種與項目階段相適應的管理風(fēng)格。
　　技術(shù)能力(追求完美，而完美是好的敵人)、官僚方式遵照最佳實(shí)踐應用、銷(xiāo)售員式的管理風(fēng)格(注重表面和包裝，不善于指揮完成項目)適度采用是優(yōu)勢，但若過(guò)度使用則是缺點(diǎn)。(項目管理者聯(lián)盟)
更多內容詳細咨詢(xún)：http://www.firg8.com/