項目預算——企業(yè)預算的點(diǎn)睛之筆

處于成長(cháng)階段的企業(yè)，隨著(zhù)生產(chǎn)規模的逐步擴大，經(jīng)營(yíng)過(guò)程中常伴有大量的基建技改投資項目或新產(chǎn)品研發(fā)項目需求，項目預算作為現代企業(yè)管理進(jìn)行項目管理的一個(gè)重要手段，開(kāi)始受到企業(yè)管理者更多的重視，而項目預算既是項目管理的主要工作之一，同時(shí)也是全面預算的重要組成部分，其目的在于控制項目的成本，保證項目的成本不超出預定的范圍。同時(shí)，項目預算作為項目考核的重要依據，在企業(yè)管理中正發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用。如何通過(guò)預算高效、有序地管理企業(yè)的各類(lèi)項目，是企業(yè)預算管理部門(mén)面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。
　　RS10項目預算是RS10全面預算管理的重要補充部分，為全面預算提供項目預算明細數據。企業(yè)年度全面預算的編制包括經(jīng)營(yíng)預算編制、薪酬預算編制、管理費用與制造費用預算的編制等，年度項目預算的編制與這些預算類(lèi)似，在預算科目上也與總賬科目存在相同的關(guān)聯(lián)方式。項目預算中有些科目會(huì )受到全面預算的約束，所以項目預算在編制后，不能直接審批通過(guò)，在全面預算平衡過(guò)程中，可能刪減被約束的項目預算，只有當全面預算審批通過(guò)后，才能確認項目預算。全面預算調整時(shí)如果調整了對項目預算的約束，則項目預算也可能需要調整。項目預算的調整，必須在全面預算的約束范圍內進(jìn)行，如果超出約束范圍，則必須先調整全面預算。
　　通過(guò)分析項目管理的四個(gè)階段，我們認為項目預算與項目管理的結合主要體現在項目計劃、執行和結束三個(gè)階段。RS10項目預算系統主要是針對已經(jīng)立項的項目，對于立項階段(項目的篩選階段)中的項目估算不在系統管理范圍內。
　　在項目規劃階段，項目預算需要做的主要工作是：明確項目預算的責任組織;確定工作分解結構(Work Breakdown Structure，簡(jiǎn)稱(chēng)WBS)，根據管理需要，確定WBS中子任務(wù)/活動(dòng)(里程碑)的負責人、時(shí)間、資金和標準。
　　在項目執行階段，項目預算需要做的主要工作是：對項目的進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)反應，根據項目的里程碑的要求，通過(guò)資金使用狀況來(lái)反映項目的實(shí)際狀況，其中包括項目預算的預警、調整和控制。
　　在項目結束階段，項目預算的主要工作是：提供項目執行結果的查詢(xún)分析，以便于今后改進(jìn)類(lèi)似的項目管理和實(shí)施考核。
　　在企業(yè)進(jìn)行預算時(shí)，如果企業(yè)中一些項目(如技改技措項目)還沒(méi)有正式立項，需要先在項目管理中建立項目，再進(jìn)行項目預算。
　　南車(chē)長(cháng)江車(chē)輛有限公司作為我們的重點(diǎn)客戶(hù)，已經(jīng)在去年完成了全面預算的實(shí)施工作，通過(guò)全面預算系統的應用，捋順了預算業(yè)務(wù)的管理流程，提高了各部門(mén)工作效率，通過(guò)現代管理模式提高了企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的科學(xué)性，幫助企業(yè)管理者合理配置企業(yè)資源。按照既定的計劃和客戶(hù)需求，今年3月，我們現場(chǎng)對長(cháng)江公司項目預算管理情況進(jìn)行了詳細的調研，幫助企業(yè)解決目前在項目預算管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，包括：
　　每個(gè)項目都需要手工編制一張預算表，由此會(huì )產(chǎn)生很多零散的預算表，不方便查找核對;通過(guò)各執行部門(mén)的定期手工填報來(lái)獲取實(shí)際發(fā)生數據，過(guò)程復雜而且不能保證數據的實(shí)時(shí)性。
　　預算的編制在總部，而執行在分公司，這樣的結果往往導致預算的編制與執行脫節，集團無(wú)法實(shí)時(shí)監督分公司預算的執行，常常出現實(shí)際執行情況超出總預算的情況。
　　總部和分公司某些明細預算項不一致，并且存在交叉，需要人為區分不同明細項目的歸屬。
　　預算制定后，執行過(guò)程中缺乏有效的控制手段等。
　　針對以上幾個(gè)方面的問(wèn)題，北自所實(shí)施顧問(wèn)給出了明確而詳盡的建議解決方案，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)可以通過(guò)系統編制預算，定義不同類(lèi)型的預算表模板，根據不同的科目及維度關(guān)系，實(shí)現預算值的自動(dòng)匯總;在系統中定義預算科目與財務(wù)科目、輔助核算項目的對應關(guān)系，實(shí)現直接從總賬系統獲取實(shí)際發(fā)生數據，減輕人工勞動(dòng)，并保障了數據的準確性;要求集團在編制項目預算時(shí)，細分到各個(gè)分公司的預算，編制完成后下發(fā)分公司，分公司根據集團編制的預算進(jìn)行監控;通過(guò)管理規定確定總部和分公司關(guān)于預算科目的劃分及細度，杜絕科目交叉問(wèn)題出現;最后，通過(guò)以下幾種方式，保證預算在執行中的保持受控。
　　1. 在總賬系統，通過(guò)記賬科目的“財務(wù)控制方式”用于監視和控制總賬系統的憑證記賬，若超出預算，則按照“財務(wù)控制方式”參數設置進(jìn)行控制。不允許憑證記賬或警告但允許繼續記賬兩種處理，用來(lái)控制預算實(shí)際費用的發(fā)生值。
　　2. 要求所有與項目有關(guān)的采購必須納入采購管理系統的合同管理中，在進(jìn)行采購合同維護的同時(shí)，維護對應的項目編碼，通過(guò)后臺處理從合同中獲取實(shí)際值，并依據合同簽訂額與預算的比較，對超出預算的合同系統依據參數設置給出相應的提醒或控制。
　　3. 對于新產(chǎn)品研發(fā)項目和技改項目涉及到的領(lǐng)料，建議采用領(lǐng)料申請單審核的方式進(jìn)行限制。由財務(wù)部門(mén)下發(fā)工作令(可以是項目編號)，車(chē)間材料員在系統內填寫(xiě)領(lǐng)料申請單，并注明給定的工作令，由審核人員在領(lǐng)料申請單中按工作令統計已發(fā)生的領(lǐng)料，并查找相關(guān)的BOM清單信息，判定是否同意此次領(lǐng)料。
　　RS10項目預算管理系統支持用戶(hù)以拖拽的方式完成預算模板的創(chuàng )建，并在每步操作后都給出簡(jiǎn)單明了的提示信息。項目預算編制過(guò)程中，用戶(hù)可以將類(lèi)似的項目創(chuàng )建相同的項目預算模板，通過(guò)自上而下或者自下而上的方式，實(shí)現預算表的編制與匯總。預算表內部及各預算表之間可以通過(guò)表內或表間公式實(shí)現數據的關(guān)聯(lián)關(guān)系，還可以通過(guò)后臺的存儲過(guò)程從業(yè)務(wù)系統獲取實(shí)際值數據，和預算進(jìn)行對比，為決策者提供更直觀(guān)的判斷依據。系統可以支持集團公司-分公司模式項目預算的解決方案，并可以通過(guò)規劃全面預算系統、財務(wù)總賬系統的科目設置，實(shí)現項目預算的財務(wù)控制。我們將在更多的實(shí)施工作中總結客戶(hù)需求和應用經(jīng)驗，完善系統流程，簡(jiǎn)化用戶(hù)操作，為更多的企業(yè)用戶(hù)提供更優(yōu)、更系統的項目預算解決方案，協(xié)助企業(yè)有效控制項目成本，減少超出預算情況的發(fā)生。 (項目管理者聯(lián)盟)
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