制定項目計劃的益處

項目跟蹤是必要的，因為它可以證明計劃是否可實(shí)施，同時(shí)可以證明計劃是否可以被完成。因為可以對計劃進(jìn)行檢驗，所以如果我們把計劃和跟蹤作為一個(gè)工作循環(huán)，那么計劃將得到適時(shí)的改進(jìn)。
　　詳細的計劃可以提高跟蹤的準確性，提高跟蹤的效率和效果。粗糙的計劃則會(huì )加大跟蹤的工作量，并降低跟蹤的效果。這是循環(huán)所必然導致的結果。但計劃中很多事情是無(wú)法寫(xiě)進(jìn)去的，例如人員士氣變化，人員的思想變化等，但這些事情很有可能影響項目的進(jìn)展。跟蹤并及時(shí)發(fā)現問(wèn)題就變得尤為重要。
　　項目跟蹤實(shí)施人應該是項目經(jīng)理，因為項目經(jīng)理負責制定項目計劃，并且項目經(jīng)理可以進(jìn)行工作的協(xié)調和調動(dòng)。跟蹤可以給項目所有成員一個(gè)工作的參考，跟蹤的結果和數據是“最好的教材”。
　　項目計劃跟蹤的益處有：
　　1. 了解成員的工作情況
　　一個(gè)任務(wù)分配下來(lái)后，項目經(jīng)理應該知道工作的進(jìn)展情況，那么他就必須去跟項目成員進(jìn)行交流，了解這個(gè)成員的情況。所以他要得到的信息是“能不能按時(shí)并保質(zhì)保量的完成?如果不能按時(shí)完成，需要什么樣的幫助呢?”這是項目經(jīng)理最關(guān)心的。而且需要隨時(shí)的收集。如果這個(gè)信息沒(méi)有被收集上來(lái)，那么項目經(jīng)理就失去了對項目的了解，也就失去可適時(shí)調整的時(shí)機，如此，后果就可想而知了。
　　2. 調整工作安排，合理利用資源
　　如果項目組中有幾個(gè)或者幾十個(gè)人的時(shí)候，就可能出現完成任務(wù)早晚的不同，完成早的不能閑著(zhù)，完成晚的要拖后腿。也可能發(fā)現某人更適合某項工作，某人不適合某項工作。這時(shí)就需要項目經(jīng)理進(jìn)行工作的調整。那么這個(gè)跟蹤結果和數據就可以幫助項目經(jīng)理完成這個(gè)工作。
　　3. 促進(jìn)完善計劃內容
　　項目人員多了，又去跟蹤，這就必然要求項目經(jīng)理做出詳細的計劃，這個(gè)計劃必須要明確任務(wù)，明確任務(wù)的負責人，明確任務(wù)的開(kāi)始和結束時(shí)間，明確產(chǎn)物的標準(至少是項目經(jīng)理和制作人雙方可以接受且明確的內容)。這就要求項目經(jīng)理把整個(gè)項目分成若干部分。詳細的考慮分工。項目經(jīng)理的跟蹤必然促使項目組成員更加詳細、合理的制定自己工作計劃，最終形成一種良好的氛圍，那就是計劃展現出的層次結構(項目大計劃、中計劃和個(gè)人計劃)。
　　4. 促進(jìn)項目經(jīng)理對人員的認識
　　工作分解后，應該按照個(gè)人的特長(cháng)分配工作，因為特長(cháng)就是效率。所以項目經(jīng)理必須了解項目成員的情況。即使在開(kāi)始時(shí)不了解這種情況，這種信息在跟蹤中也會(huì )很快的被體現出來(lái)。也就是說(shuō)跟蹤促使項目經(jīng)理對成員進(jìn)行一個(gè)評估，并且這個(gè)評估是可以找到根據的(項目跟蹤的結果)。
　　5. 促進(jìn)對項目工作量的估計
　　在一個(gè)好的跟蹤工具中應該有對工作量的估計。工作量的估計總是很不準確，這個(gè)問(wèn)題在跟蹤中表現為完不成任務(wù)/計劃，或者工作超前。在這種情況發(fā)生后，也必然促使項目組去考慮工作量的評估問(wèn)題，包括整個(gè)項目的工作量，各個(gè)任務(wù)的工作量，還有可能導致整個(gè)計劃的修改。
　　6. 統計并了解項目總體進(jìn)度
經(jīng)常會(huì )遇到這種情況，項目組在同一時(shí)間進(jìn)行不同階段的工作。這時(shí)對于工作進(jìn)度的把握，尤其是總體進(jìn)度的把握就比較困難。如果項目經(jīng)理把階段劃分的很清楚，并且階段工作量也很明確，而且項目成員也對自己的工作量進(jìn)行評估的話(huà)，那么項目的總體進(jìn)度可以由工具自動(dòng)生成(完成的百分比)。這當然不是很準確，但卻可以作為一個(gè)參考。而且是一個(gè)比較好的參考。
　　7. 有利于人員考核
　　項目成員的工作能力，例如“是否按時(shí)完成任務(wù)，完成工作量的大小，工作內容的難易……”，很多信息都可以在跟蹤工具中體現出來(lái)。使項目考核有理有據，人人信服。(項目管理者聯(lián)盟)
更多內容詳細咨詢(xún)：http://www.firg8.com/