如何控制項目中發(fā)生的變更

最初被寄予厚望的項目常常會(huì )以挫折和失望告終,這是一種殘酷的現實(shí).項目計劃不會(huì )自動(dòng)實(shí)施,它們也不可能很肯定地預測未來(lái).所以項目管理需要強有力的開(kāi)端,需要沿著(zhù)正確的方向進(jìn)行,需要持續改進(jìn)與管理,以便計劃得到正確的理解,計劃實(shí)施時(shí)能夠產(chǎn)生預期成果,當有意外事件發(fā)生時(shí),你需要作出快速反應,以便能夠跟蹤項目并重新努力去完成.
　　沒(méi)有哪個(gè)項目是完全按規劃進(jìn)行的,因為規劃中的失察,新的機會(huì )和無(wú)人可以預見(jiàn)的時(shí)間或問(wèn)題,對最初規劃或對最終產(chǎn)品系統的更改是無(wú)法避免的,項目的變更包括修正工作、人員增加、重組和進(jìn)行時(shí)間、成本和績(jì)效的抵消。
　　系統的變更常常包括參數變更和犧牲技術(shù)績(jì)效以滿(mǎn)足時(shí)間和成本的限制。一旦項目經(jīng)理必須修訂項目規劃和重新安排工期，項目必須在特定的日期完成，那么資源將嚴格受限。
　　1.變更的原因
　　發(fā)生變更的原因如項目范圍、技術(shù)標準、質(zhì)量規格或在設計階段發(fā)生的變更，或在工作中發(fā)生設計中的一些錯誤，或需求發(fā)生了變化。 還有一類(lèi)是掙值的變更，是為了提高項目的價(jià)值，增加項目收益，有意識地改變原來(lái)的做法或改進(jìn)一些措施。變更往往回帶來(lái)一些風(fēng)險或成本、工期延長(cháng)。因此要在變更出現的時(shí)候有效地對變更加以管理。
　　2.變更控制系統
　　變更控制系統是一個(gè)設計好的、規劃好的項目管理過(guò)程。包括：
　　(1)在變更出現時(shí)連續地加以識別，然后將變更按照一定程序通知給相應的有關(guān)群體。
　　(2)以對項目成本、項目持續時(shí)間和其他任務(wù)影響的方式揭示這些變更的后果。
　　(3)允許進(jìn)行管理上的分析、調查，替代行動(dòng)方案。
　　(4)將變更通知所有相關(guān)群體。
　　(5)確定解決分歧和最小化沖突的策略。
　　(6)保證變更的實(shí)施。
　　(7)按月報告當時(shí)所有變更的小結和它們對項目的影響。
　　3.正規的變更控制
       正規的變更控制就是密切監控工作,使其不超出原來(lái)的指標.
　　(1)確保原定的工作范圍和工作要求(指定的工期、預算)被清楚地陳述并得到負債者的認可。
　　(2)密切監控工作以保證其滿(mǎn)足(不是超出)指標。
　　(3)仔細篩選成本或工期超標的任務(wù)(會(huì )顯著(zhù)增加工作范圍)，并迅速采取行動(dòng)改正問(wèn)題。
　　(4)要求所有變更服從于事先規定的要求和批準程序。
　　(5)要求所有分包商和所有采購定單、測試要求等具備相似的控制過(guò)程。
　　(6)在一個(gè)預定的時(shí)間階段，凍結所有非實(shí)質(zhì)性的變更，并允許設計結束，以便下一階段可以開(kāi)始，凍結點(diǎn)必須由管理方同意。規劃越早被凍結，變更對工期和成本產(chǎn)生負面影響的機會(huì )就越小。
　　4.配置管理
　　配置管理包括一個(gè)技術(shù)過(guò)程和一個(gè)行政指導過(guò)程。
　　(1)界定一個(gè)項目或系統的功能和物理特性,并控制特性的變化.
　　(2)經(jīng)審核證實(shí)符合要求.
　　要點(diǎn):
　　(1)仔細定義項目的交付物.
　　(2)嚴格控制對項目交付物的變更.
　　(3)確保最終交付物與經(jīng)核準變更后的系統定義相吻合.
       步驟:
　　(1)編制說(shuō)明書(shū)
　　(2)制訂總體設計.
　　(3)實(shí)施和測試系統.
　　(4)檢查項目和系統,以核實(shí)是否符合要求. (項目管理者聯(lián)盟)
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