項目管理的20條妙計

即使在最完美的條件下，管理項目也是很困難的。不幸的是，許多新項目經(jīng)理實(shí)質(zhì)上沒(méi)有受到任何就職培訓。這里有20個(gè)成功的管理經(jīng)驗供項目經(jīng)理參考。不過(guò)，只依靠某一兩條“妙計”，是無(wú)法順利完成項目的。
　　1、定義項目成功的標準
　　在項目的開(kāi)始，要保證各方對于判斷項目是否成功有統一的認識。通常，跟緊預定的進(jìn)度是唯一明顯的成功要素，但是肯定還有其他的因素存在，比如，增加市場(chǎng)占有率、獲得指定的銷(xiāo)售量或銷(xiāo)售額、取得特定用戶(hù)滿(mǎn)意程度、淘汰一個(gè)高維護需求的遺留系統等。
　　2、把握各種要求之間的平衡
　　每個(gè)項目都需要平衡它的功能、人員、預算、進(jìn)度和質(zhì)量目標。我們把以上五個(gè)項目方面中的每一個(gè)方面，綜合成一個(gè)約束條件，你必須在這個(gè)約束中進(jìn)行操作;你也可以定義成與項目成功對應的驅動(dòng)力，或者定義成通向成功的自由程度�？梢栽谝粋�(gè)規定的范圍內調整。
　　3、產(chǎn)品定義發(fā)布標準
　　在項目早期，要決定用什么標準來(lái)確定產(chǎn)品是否準備好發(fā)布了。你可以將發(fā)布標準基于：還存在有多少個(gè)高優(yōu)先級的缺陷，性能度量，特定功能完全可操作，或其他方面表明項目已經(jīng)達到了它的目的。不管你選擇了什么標準，都應該是可實(shí)現的、可測量的、文檔化的，并且與客戶(hù)所指的“質(zhì)量”一致。
　　4、溝通承諾
　　盡管可能無(wú)意中承諾了不可能的事件，但不要做一個(gè)明知不能保證的承諾。坦誠地和客戶(hù)和管理人員溝通那些實(shí)際成果。任何以前項目的數據會(huì )幫助你做說(shuō)服他們的論據，雖然這對于不講道理的人來(lái)說(shuō)沒(méi)有真正的作用。
　　5、寫(xiě)一個(gè)計劃
　　有些人認為，花時(shí)間寫(xiě)計劃還不如花時(shí)間寫(xiě)代碼，但是我不這么認為。困難的部分不是寫(xiě)計劃，困難的部分是做這個(gè)計劃——思考，溝通，權衡，交流，提問(wèn)并且傾聽(tīng)。你用來(lái)分析解決問(wèn)題需要花費的時(shí)間，會(huì )減少項目以后會(huì )帶給你的意外。
　　6、把任務(wù)分解成“英寸大小的小圓石”
　　英寸大小的小圓石”是縮小了的里程碑。把大任務(wù)分解成多個(gè)小任務(wù)，幫助你更加精確地估計它們，暴露出在其他情況下你可能沒(méi)有想到的工作活動(dòng)，并且保證更加精確、細密的狀態(tài)跟蹤。
　　7、為大人物制定計劃工作表
　　如果你的組經(jīng)常承擔某種特定的通用任務(wù)，你需要為這些任務(wù)開(kāi)發(fā)一個(gè)活動(dòng)檢查列表和計劃工作表。每個(gè)檢查列表應該包括這個(gè)大任務(wù)可能需要的所有步驟。這些檢查列表和工作表將幫助小組成員確定和評估與他必須處理的大任務(wù)相關(guān)的工作量。
       8、計劃中，在質(zhì)量控制活動(dòng)后應有修改文件
　　幾乎所有的質(zhì)量控制活動(dòng)，如測試和技術(shù)評審，都會(huì )發(fā)現缺陷或其他提高的可能。你的項目進(jìn)度或工作細分結構，應該把每次質(zhì)量控制活動(dòng)后的修改，作為一個(gè)單獨的任務(wù)包括進(jìn)去。如果你事實(shí)上不用做任何的修改，很好，你已經(jīng)走在了計劃的前面。
　　9、為"過(guò)程改進(jìn)"安排時(shí)間
　　你的小組成員已經(jīng)淹沒(méi)在他們當前的項目中，但是如果你想把你的組提升到一個(gè)更高的軟件工程能力水平，你就必須投一些時(shí)間在“過(guò)程改進(jìn)”上。從你的項目進(jìn)度中留出一些時(shí)間，因為軟件項目活動(dòng)應該包括做能夠幫助你下一個(gè)項目更加成功的過(guò)程改進(jìn)。不要把你項目成員可以利用的時(shí)間100%的投入到項目任務(wù)中，然后驚訝于為什么他們在主動(dòng)提高方面沒(méi)有任何進(jìn)展。
　　10、管理項目的風(fēng)險
　　如果你不去識別和控制風(fēng)險，那么它們會(huì )控制你。在項目計劃時(shí)花一些時(shí)間集體討論可能的風(fēng)險因素，評估它們的潛在危害，并且決定你如何減輕或預防它們。
　　11、根據工作計劃而不是日歷來(lái)估計
　　人們通常以日歷時(shí)間做估計，但是我傾向于估計與任務(wù)相關(guān)聯(lián)的工作計劃(以“人時(shí)”為單位)的數量，然后把工作計劃轉換為日歷時(shí)間的估計。這個(gè)轉換基于每天我有多少有效的小時(shí)花費在項目任務(wù)上，我可能碰到的任何打斷或突發(fā)調整請求、會(huì )議，和所有其他會(huì )讓耗費時(shí)間的地方。
　　12、不要安排超過(guò)工作時(shí)間80%的工作量
　　跟蹤你的組員每周實(shí)際花費在項目指定工作上的平均小時(shí)數，實(shí)在會(huì )讓人吃驚。與我們被要求做的許多活動(dòng)相關(guān)的任務(wù)切換的開(kāi)銷(xiāo)，顯著(zhù)地降低了我們的工作效率。一個(gè)員工一周理論上工作40小時(shí)，但不要只是因為有人在一項特定工作上每周花費10小時(shí)，就去假設他或她可以馬上做4個(gè)這種任務(wù)，如果他或她能夠處理完3個(gè)任務(wù)，你就很幸運了。
　　13、將培訓時(shí)間放在計劃中
　　確定你的組員每年在培訓上花費多少時(shí)間，并把它從組員工作在指定項目任務(wù)上的可用時(shí)間中減去。你可能在平均值中早已經(jīng)減去了休假時(shí)間、生病時(shí)間和其他的時(shí)間，對于培訓時(shí)間也要同樣的處理。
　　14、記錄你的估算和你是如何達到估算的
　　當你準備估算你的工作時(shí)，把它們記錄下來(lái)，并且記錄你是如何完成每個(gè)任務(wù)的。理解創(chuàng )建估算所用的假設和方法，能夠使它們在必要的時(shí)候更容易防護和調整，而且它將幫助你改善你的估算過(guò)程。
　　15、記錄估算并使用估算工具
       有很多商業(yè)工具可以幫助你估算整個(gè)項目。根據它們真實(shí)項目經(jīng)驗的巨大數據庫，這些工具可以給你一個(gè)可能的進(jìn)度和人員分配安排選擇。它們同樣能夠幫助你避免進(jìn)入“不可能區域”，即將任務(wù)量、小組勞動(dòng)力和進(jìn)度安排組合起來(lái)一看，根本不可能成功。
　　16、遵守學(xué)習曲線(xiàn)
　　如果你在項目中第一次嘗試新的過(guò)程、工具或技術(shù)，你必須承受短期內生產(chǎn)力降低的代價(jià)。不要期望在新軟件工程方法的第一次嘗試中就獲得驚人的效益，在進(jìn)度安排中考慮不可避免的學(xué)習曲線(xiàn)。
　　17、考慮意外緩沖
　　事情不會(huì )像你項目計劃的一樣準確地進(jìn)行，所以你的預算和進(jìn)度安排應該在主要階段后面包括一些意外的緩沖，以適應無(wú)法預料的事件。不幸的是，你的管理者或客戶(hù)可能把這些緩沖作為你的托辭，而不是明智地承認事實(shí)確實(shí)如此。向他們指明一些以前項目不愉快的意外，來(lái)說(shuō)明你的深謀遠慮。
　　18、記錄實(shí)際情況與估算情況
　　如果你不記錄花費在每項任務(wù)上的實(shí)際工作時(shí)間，并和你的估算做比較，你將永遠不能提高你的估算能力，你的估算將永遠是猜測。
　　19、當任務(wù)100%完成才認為該任務(wù)完成
　　使用英寸大小的小圓石的一個(gè)好處是：你可以區分每個(gè)小任務(wù)要么完成了，要么沒(méi)有完成。這比估計一個(gè)大任務(wù)在某個(gè)時(shí)候完成了多少百分比要實(shí)在得多。使用明確的標準來(lái)判斷一個(gè)步驟是否真正的完成了。
　　20、公正公開(kāi)的跟蹤項目
　　創(chuàng )建一個(gè)良好的風(fēng)氣，讓項目成員對準確地報告項目的狀態(tài)感到安全。努力讓項目在準確的、基于數據的事實(shí)基礎上運行，而不是從因為害怕報告壞消息而產(chǎn)生的令人誤解的樂(lè )觀(guān)主義。使用項目狀態(tài)信息在必要的時(shí)候進(jìn)行糾正操作，并且在條件允許時(shí)進(jìn)行表?yè)P。(項目管理者聯(lián)盟)
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