科學(xué)的項目管理理念是項目經(jīng)理的靈魂

摘要：簡(jiǎn)要介紹了IT項目管理的幾個(gè)要點(diǎn), 根據其在IT 行業(yè)的應用情況, 指出當今IT項目管理的重要性,科學(xué)的理念加上切實(shí)有效的執行是我們在項目管理中制勝的法寶。
　　文獻綜述內容
　　隨著(zhù)信息技術(shù)的飛速發(fā)展,計算機信息系統集成項目越來(lái)越復雜,規模也越來(lái)越龐大，傳統的管理已經(jīng)越來(lái)越不適應系統集成項目發(fā)展的需要,系統集成行業(yè)更加需要科學(xué)規范的項目管理,因此引入項目管理成為系統集成公司的當務(wù)之急。
　　在近年來(lái)的項目建設中，人們日益強調建設項目集成管理，它的核心在于以建設項目全生命期為對象對建設項目進(jìn)行系統再造，建立一體化的建設項目管理系統，保證建設項目全生命期中組織、過(guò)程、目標、信息、責任體系的連續性和整體性。所以今后項目經(jīng)理的工作應該更進(jìn)一步的向職業(yè)化、標準化、科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化邁進(jìn)。這種新型的建設項目管理模式要求項目組織者對項目全生命期進(jìn)行綜合系統集成和整體優(yōu)化控制，向業(yè)主和其他受益者提供“項目?jì)r(jià)值最大化”的管理服務(wù)。 理論研究與系統創(chuàng )新是建設項目集成管理的基礎。
　　在西方發(fā)達國家，項目管理從20世紀50 年代開(kāi)始興起并逐步發(fā)展成為一個(gè)內容廣泛、方法科學(xué)和體系完整的應用領(lǐng)域。無(wú)論是在國內還是國外，項目管理的學(xué)科、技術(shù)和應用的普及與發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)(Information Technology，簡(jiǎn)稱(chēng)IT)的發(fā)展又將IT 項目管理推向了全新的應用高度。本文在項目管理知識體系的基礎上，結合IT項目管理實(shí)踐，介紹IT項目管理的幾個(gè)重要方面。
　　一. 需求管理
　　需求管理是做好項目管理的基礎。以軟件項目為例，建立在優(yōu)秀的需求分析基礎上，適合客戶(hù)需要，真正了解使用者真實(shí)需求是一個(gè)優(yōu)秀軟件誕生的基礎。一個(gè)完整的軟件項目的需求管理包括了業(yè)務(wù)需求、用戶(hù)需求、功能需求、非功能性需求和需求分析報告等五個(gè)內容。其中業(yè)務(wù)需求來(lái)源于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要;用戶(hù)需求來(lái)源用戶(hù)的實(shí)際工作的要求;功能需求來(lái)源業(yè)務(wù)部門(mén)管理的流程及思路;非功能性需求來(lái)源于用戶(hù)的使用習慣及愛(ài)好;需求分析報告是在項目工程分析人員結合前述的內容進(jìn)行匯總、分析及提煉�？梢�(jiàn)項目建設的源頭來(lái)自于系統的使用者，即系統用戶(hù)，項目建設應按照系統使用者的要求來(lái)建設。但目前企業(yè)內部存在的一種現象是，項目的客戶(hù)(使用者)一方面工作很忙，壓力很大，會(huì )認為沒(méi)有必要在項目的建設中和IT人員溝通需求，或者經(jīng)常三言?xún)烧Z(yǔ)就把開(kāi)發(fā)人員“打發(fā)”了。業(yè)務(wù)人員的籠統、感性的描述對開(kāi)發(fā)人員就像是“霧里看花”。1T人員受項目時(shí)間限制及無(wú)法取得“真經(jīng)”就憑自己的理解來(lái)開(kāi)發(fā)系統，最終等到系統交付時(shí)，一方面客戶(hù)不滿(mǎn)意，另一方面lT人員一副吃力不討好的哭相，往往會(huì )導致系統難以上線(xiàn)，或上線(xiàn)后使用困難。比較有效的做法是工程人員根據項目目標列表，在初步整理需求初稿的基礎上，請業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)門(mén)進(jìn)行分析，提出修改需求意見(jiàn)，IT項目人員再進(jìn)行分析提煉，最終以達到雙發(fā)確認一致的效果，這也為后續的設計開(kāi)發(fā)工作鋪平了道路。
　　二. 范圍管理
　　項目最大的特點(diǎn)是它的惟一性，在一定的時(shí)間內，合理使用一定的資源，完成明確的項目目標。開(kāi)展項目是為了完成一定的目標，否則無(wú)需虛耗時(shí)間及寶貴資源。
　　項目范圍管理是指對項目具體包含什么與不包含什么的定義與控制過(guò)程。這個(gè)過(guò)程用于確保項目組和項目干系人對作為項目結果的項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解。在此, 所謂范圍的概念包含兩方面，一方面是指產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一方面是指項目范圍，即為要交付的具有規定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認可的形式表達出來(lái)，比如文字、圖表或某種標準，能被項目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說(shuō)產(chǎn)品范圍決定項目范圍。范圍管理保證項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項目范疇內的，哪些不是。范圍管理的基本內容包括: 項目啟動(dòng)、范圍計劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等等。
　　三. 時(shí)間管理及進(jìn)度控制
　　合理地安排項目時(shí)間是項目管理中的一項關(guān)鍵內容, 它的目的是保證按時(shí)完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括: 定義項目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、每項活動(dòng)的合理工期估算、制定項目完整的進(jìn)度計劃、資源共享分配、監控項目進(jìn)度等內容。時(shí)間管理工作開(kāi)始以前, 應該首先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節省時(shí)間, 把這些前期工作省略, 后面的工作必然會(huì )走彎路, 反而會(huì )耽誤時(shí)間,此所謂“磨刀不誤砍柴工”。項目一開(kāi)始, 必須要有明確的項目目標、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結構。
　　進(jìn)度控制就是比較實(shí)際狀態(tài)和計劃之間的差異，并根據實(shí)際情況作出必要的調整使項目朝著(zhù)理想狀態(tài)進(jìn)展。工作中計劃的作用是協(xié)調工作、分析變化，如果不根據計劃執行并進(jìn)行必要的調整和控制，計劃就失去了它的實(shí)質(zhì)意義。也就是說(shuō)控制過(guò)程中計劃才能發(fā)揮其應有的作用和效果。
　　四. 成本管理
　　由于目前大多數IT 公司使用的是矩陣型的組織架構, 所以, 直接涉及成本管理的項目經(jīng)理相對較少, 故本文只介紹成本管理的一些基本概念。一般地說(shuō), 成本管理目的在于使項目的凈現金流( 現金流入減去現金流出) 最大化: 增大項目的現金流入, 同時(shí)控制項目的現金流出。在項目建設期, 要擴大項目融資渠道, 保證項目能夠籌集足夠的建設資金; 同時(shí), 使融資成本或代價(jià)最低, 最節省地實(shí)現項目的必要功能。在項目經(jīng)營(yíng)期, 要設法增加主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入以及投資收益等, 同時(shí)控制項目經(jīng)營(yíng)成本。成本管理與項目前期的調研關(guān)系密切, 如果在項目前期沒(méi)有深入地調研, 自然不能準確估算完成項目活動(dòng)所需的資源成本,甚至根本就沒(méi)有預測和分析項目現金流和財務(wù)執行情況, 如若這樣, 決策失誤就在所難免了。
       雖然現在大多數項目經(jīng)理都不直接參與財務(wù)管理工作，但是，假如作為項目經(jīng)理你具備一定的財務(wù)能力，這是十分有利的。比如針對項目計劃管理中，項目的成本預算的估計，項目所處不同階段的資金運營(yíng)與控制手段等，此時(shí)項目經(jīng)理所具備的財務(wù)能力將使這些工作的偏差縮小，項目的預算和估計更接近實(shí)際值，有效的降低項目由資金風(fēng)險等因素帶來(lái)的威脅和影響，從而使我們的項目產(chǎn)生“效益最大化”這樣一個(gè)理想的效果。
　　五. 質(zhì)量管理
　　大量實(shí)踐證明, 系統軟件工程項目的成敗, 通常都是因為管理問(wèn)題( 協(xié)同工作的能力) , 而不是技術(shù)上的問(wèn)題。軟件質(zhì)量保證(Software Quality Assurance, 以下簡(jiǎn)稱(chēng)SQA) 的目的, 是驗證在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中是否遵循了合適的過(guò)程和標準。軟件質(zhì)量保證過(guò)程一般包含以下幾項活動(dòng):
　　首先, 是建立SQA 組。
　　其次, 是選擇和確定SQA 活動(dòng), 即選擇SQA 組所要進(jìn)行的質(zhì)量保證活動(dòng), 這些SQA 活動(dòng)將作為SQA 計劃的一部分。
　　然后, 是制定和維護SQA 計劃, 這個(gè)計劃明確了SQA 活動(dòng)與整個(gè)軟件開(kāi)發(fā)生命周期中各個(gè)階段的關(guān)系。
　　此外, 還應有執行SQA 計劃、對相關(guān)人員進(jìn)行培訓、選擇與整個(gè)軟件工程環(huán)境相適應的質(zhì)量保證過(guò)程。
　　最后, 是不斷完善質(zhì)量保證過(guò)程活動(dòng)中存在的不足,改進(jìn)項目的質(zhì)量保證過(guò)程。
　　六. 項目管理中的影響因素分析
　　IT項目管理中涉及到的影響因素主要是指那些積極參與該項目工作的個(gè)體和組織，其中“人”是項目管理中的關(guān)鍵因素。在這種情況下, 人的不確定因素及其所帶來(lái)的影響就達到無(wú)法忽視的程度。項目管理涉及到的“項目干系人和項目當事人”包括客戶(hù)、項目團隊、項目公司管理層等與項目利害相關(guān)的人,他們是項目的受益者、參與者,也是項目風(fēng)險的承擔者,甚至是項目的受害者。項目成功與否的關(guān)鍵, 取決于各方對項目的影響。
　　七. 風(fēng)險管理
　　《孫子兵法》云:“夫兵形象水，水之行，避高而趨下;兵之形，避實(shí)而擊虛;水因地而制流，兵因敵而制勝。故兵無(wú)常勢，水無(wú)常形。能因敵變化而取勝者，謂之神�！表椖康墓芾�，其實(shí)質(zhì)就是風(fēng)險的控制。
　　風(fēng)險管理被認為是IT 項目減少失敗的一種重要手段。當不能很確定地預測將來(lái)事情的時(shí)候，可以采用結構化風(fēng)險管理來(lái)發(fā)現計劃中的缺陷，并且采取行動(dòng)來(lái)減少潛在問(wèn)題發(fā)生的可能性和影響。風(fēng)險管理意味著(zhù)危機還沒(méi)有發(fā)生之前就對它進(jìn)行防范和處理。這就有助于提高了項目成功的幾率和減少了不可避免的風(fēng)險所產(chǎn)生的負面影響。風(fēng)險管理的主要過(guò)程包括：風(fēng)險識別，風(fēng)險定性定量分析，風(fēng)險應對計劃制定和風(fēng)險監控等。
　　針對風(fēng)險出現的可能性，需要采取一些手段控制風(fēng)險，我們建議使用以下風(fēng)險控制步驟：
　　1、與現在在職的項目成員協(xié)商，確定人員流動(dòng)的原因(如，工作條件差，收入低，人市場(chǎng)競爭等);
       2、在項目開(kāi)始前，把緩解這些原因(避開(kāi)風(fēng)險)的工作列入已擬定的控制計劃中;
　　3、當項目啟動(dòng)時(shí)，做好人員流動(dòng)會(huì )出現的準備，采取一些辦法以確保人員一旦離開(kāi)時(shí)項目仍能繼續(削弱風(fēng)險);
　　4、建立項目組，以使所有項目成員能及時(shí)了解有關(guān)項目活動(dòng)的信息;
　　5、制定文檔標準，并建立一種機制以保證文檔能及時(shí)產(chǎn)生;
　　6、對所有工作組織細致的評審，以使更多的人能夠按計劃進(jìn)度完成自己的工作;
　　7、對每一個(gè)關(guān)鍵性的技術(shù)人員，要培養后備人員;
　　8、在項目里程碑處進(jìn)行事件跟蹤和主要風(fēng)險因素跟蹤，以進(jìn)行風(fēng)險的再評估;
　　9、在項目開(kāi)發(fā)過(guò)程中保持對風(fēng)險因素相關(guān)信息的收集工作。
　　八. 建立及時(shí)有效的溝通機制
　　溝通，項目管理就是溝通。對于IT 項目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調和控制項目的實(shí)施過(guò)程，就必須進(jìn)行信息溝通。沒(méi)有良好的信息溝通，對項目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會(huì )存在著(zhù)制約作用。溝通是人際之間傳遞信息的過(guò)程，它對于項目取得成功是必不可少的，而且對項目的成敗起著(zhù)舉足輕重的作用。無(wú)論何種規模及類(lèi)型的項目都有其特定的周期。項目周期的每一個(gè)階段都是重要的甚至是關(guān)鍵性的，特別是大型系統集成項目和復雜的ERP項目更是如此。顯而易見(jiàn)，為做好每個(gè)階段的工作，以達到預期標準和效果，就必須在項目部門(mén)內、部門(mén)與部門(mén)之間、以及項目與外界之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞和溝通信息，以便項目?jì)雀鞑块T(mén)達到協(xié)調一致;使項目成員明確各自的職責，并了解他們的工作對實(shí)現整個(gè)項目目標所做的貢獻;通過(guò)大量的信息溝通，找出項目管理的問(wèn)題及解決問(wèn)題，制訂政策并控制評價(jià)結果。
　　建立良好的人際關(guān)系，是溝通順暢的前提，順利、及時(shí)、有效的溝通，會(huì )極大的促進(jìn)成員的參與和積極性，為促進(jìn)項目開(kāi)發(fā)，控制和管理提供有力保障。
　　九. 項目經(jīng)理自身應具備的專(zhuān)業(yè)技能和管理經(jīng)驗
　　IT項目的管理，是一項專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性比較強的工作，項目經(jīng)理自身的專(zhuān)業(yè)技能水平在整個(gè)項目的管理過(guò)程中占據舉足輕重的位置。專(zhuān)業(yè)知識的欠缺是很難做好項目管理工作的，比如需求分析、進(jìn)度控制、成本核算、風(fēng)險意識等等;如果項目經(jīng)理自身的綜合素質(zhì)比較好，項目的進(jìn)展會(huì )相對順利得多，針對項目的管理工作才能發(fā)揮的游刃有余。
　　項目經(jīng)理要善于結合現實(shí)當中所出現的問(wèn)題及時(shí)的做出總結和反思，更要能夠做到認真聽(tīng)取每一個(gè)項目組成員的意見(jiàn)和建議，總結成功的經(jīng)驗，吸取失敗的教訓，非技術(shù)性的經(jīng)驗積累是相當關(guān)鍵和重要的。所以，要注意自身對項目管理經(jīng)驗的積累，做一個(gè)有技術(shù)有經(jīng)驗的項目經(jīng)理是項目成功和自身成功的堅實(shí)后盾。(項目管理者聯(lián)盟)
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