敏捷項目中的溝通管理

敏捷項目中的溝通管理
　　敏捷方法的提出，改變了傳統項目管理方法著(zhù)眼于計劃、跟蹤和控制的視角，提出了側重于實(shí)效的快速實(shí)施、響應變化的管理價(jià)值觀(guān)。在進(jìn)度和交付物控制的基礎上，敏捷方法成功的關(guān)鍵依賴(lài)于項目團隊內外溝通和對有效溝通的促成;并且，敏捷方法推薦的溝通過(guò)程以頻繁、小范圍、有效率為原則。項目溝通管理，是為了確保項目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過(guò)程。由于敏捷方法的特殊性，項目過(guò)程中的溝通管理要做到合理“收”、“放”，在倡導自主溝通的同時(shí)，確保項目中溝通的計劃性、目的性和溝通成本以及過(guò)程的可控性。下文將從實(shí)踐角度對敏捷方法中的溝通管理加以描述。
　　制定敏捷的溝通矩陣
　　溝通矩陣能有效規劃溝通渠道和溝通計劃。一個(gè)溝通矩陣，需要包含溝通內容、溝通渠道、溝通負責人、主要受眾以及協(xié)調負責人等角色和元素。制定溝通矩陣需要會(huì )同客戶(hù)方協(xié)調人一起，必須建立在雙方認可的基礎上。而且溝通矩陣在項目過(guò)程中可以進(jìn)行調整，確保更有效、透明的溝通，其基礎仍然是雙方的認可。溝通的離散僅僅是為了保證溝通暢通，不應該影響溝通的目的性。因此在敏捷方法實(shí)施中，溝通主要負責人應該向每個(gè)參與者明確本次溝通的目的、已經(jīng)達成的結果、或者行動(dòng)計劃。
　　建立項目信息門(mén)戶(hù)
　　項目信息門(mén)戶(hù)可以對項目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的信息進(jìn)行集中式管理，為項目參與各方提供一個(gè)高效率信息溝通和協(xié)同工作的環(huán)境。項目信息門(mén)戶(hù)是有效地將個(gè)人間溝通的信息轉化為項目團隊知識的工具，一方面盡可能地將離散的知識及時(shí)集中起來(lái)，作為項目的知識積累：另一方面，可以提高敏捷項目中溝通的有效性，將每個(gè)細小的溝通展示到小組甚至項目層面，促使溝通的目的達成，降低重復溝通的成本。
　　項目信息門(mén)戶(hù)的建立應該從項目起始開(kāi)始，伴隨項目行進(jìn)，進(jìn)行項目信息的積累。主要內容包括項目全程文檔，變更請求和響應，項目進(jìn)度控制，人員信息，任務(wù)分配，缺陷跟蹤和問(wèn)題列表等。在敏捷方法實(shí)施中，項目信息門(mén)戶(hù)可以視作項目溝通管理的核心，幫助項目團隊進(jìn)行更有效的溝通管理：
　　(1)加強實(shí)施人員隨時(shí)記錄溝通過(guò)程和結果的意識。敏捷方法不刻意強調文檔，提倡建立在溝通參與者對問(wèn)題的原因和解決方案充分理解并達成共識的基礎上的快速實(shí)踐。畢竟，達成的協(xié)議是溝通參與者的短期記憶，如果牽涉的工作項需要較長(cháng)時(shí)間，多人合作完成，溝通結果的文檔化就非常重要了。項目信息門(mén)戶(hù)可以平衡兩者之間的關(guān)系，提供簡(jiǎn)單易用的在線(xiàn)信息編輯、共享平臺。
　　(2)擴展項目干系人的溝通范圍。項目信息門(mén)戶(hù)可以作為有效的溝通乃至項目宣傳平臺，為溝通路徑上的項目干系人及時(shí)地提供項目信息，收集他們的反饋。在實(shí)踐中，我們可以將項目干系人設置到項目信息門(mén)戶(hù)的訂閱者郵件列表中，每當門(mén)戶(hù)中的內容發(fā)生變更，系統將通過(guò)郵件或RSS將內容變更推送給每個(gè)訂閱者。通過(guò)項目信息門(mén)戶(hù)構建虛擬的溝通網(wǎng)絡(luò )，擴展溝通路徑，及時(shí)地將項目進(jìn)展情況通知干系人。
　　(3)建立跨部門(mén)，組的協(xié)作機制。雖然敏捷方法提倡實(shí)施人員在同一辦公區域中進(jìn)行實(shí)施，而現實(shí)情況并不能完全滿(mǎn)足，如項目需要跨地區、設置跨國合作的情況;較大型項目中實(shí)施人員被安排在多個(gè)樓層辦公??項目信息門(mén)戶(hù)能作為項目協(xié)作平臺，利用工作流實(shí)現實(shí)施組之間的任務(wù)安排和響應，從而降低項目組內部的溝通成本。
　　例如，在某lT項目中，我們使用微軟的Windows SharePoint Service作為項目信息門(mén)戶(hù)的平臺，建立項目門(mén)戶(hù)，并為提倡溝通中的角色演繹我們建議在敏捷項目中使用角色演繹的方法，演繹信息的“輸人”和“輸出”端，：腎“內容”正向或逆向傳遞，獲得及時(shí)的雙向反饋。例如，客戶(hù)完成需求描述，業(yè)務(wù)分析人員總結出項目“素材”，貼在白板上，項目經(jīng)理召集相關(guān)的實(shí)施人員和質(zhì)量控制人員到場(chǎng)，由業(yè)務(wù)分析人員代替客戶(hù)復述業(yè)務(wù)需和部分模塊的設計文檔，并通過(guò)團隊評審一方面檢驗項目團隊對業(yè)務(wù)需求的理解�！�方面調動(dòng)實(shí)施人員的積極性和項目參與度，其間項目經(jīng)理將起到協(xié)調作用。實(shí)踐表明，通過(guò)項目組內部的角色演繹，有效地促進(jìn)了項目組人員的磨合，從項目初期開(kāi)始減少由于項目組人員所處立場(chǎng)和分工不同所產(chǎn)生的溝通障礙。
　　每個(gè)較大的獨立模塊建立模塊級的站點(diǎn)。人員按照虛擬組和項目角色加入到相應站點(diǎn)中，協(xié)同對需求列表、缺陷列表、文檔版本、進(jìn)度控制列表等進(jìn)行維護：同時(shí)將客戶(hù)方干系人加入項目組門(mén)戶(hù)中，設置郵件提醒：從使用情況來(lái)看，項目組成員能夠養成將溝通中的過(guò)程和結果文檔化，并共享到項目門(mén)戶(hù)的習慣;客戶(hù)方對以項目門(mén)戶(hù)的方式進(jìn)行溝通也有很高的參與熱情，也習慣于從門(mén)戶(hù)獲取文檔的最新版本進(jìn)行審閱和反饋，形成較好的溝通效果。(項目管理者聯(lián)盟)
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