PMO的成功運營(yíng)

項目辦公室一旦建立，高級管理層就會(huì )想獲得立即成果，即使在形成這種局面之前的好幾年，他們曾經(jīng)忽略、反對它。項目辦公室在項目管理中是一個(gè)穩定的力量，它必須在保持長(cháng)期目標的同時(shí)獲得立即成果�，F實(shí)要求項目辦公室必須對組織的需求迅速回應，但是，快速的修正措施并不能持續很長(cháng)時(shí)間，很快整個(gè)組織又陷入混亂狀態(tài)。假如你有一個(gè)項目辦公室，你將如何去運營(yíng)它，項目辦公室的遠景是在組織內部推廣項目管理知識使其成為企業(yè)文化的一部分。
　　以下分享幾大秘訣是：
　　1 失控項目的控制
　　為了獲得立即的成果，項目辦公室應該采取的第一個(gè)行動(dòng)是控制失控的項目。失控項目的一些警告跡象如下：
　　不充分的項目計劃、錯誤的任務(wù)管理盟、糟糕的報告和交流、不經(jīng)常的狀態(tài)報告會(huì )議、不足的文檔、突然的時(shí)間表變更、項目組織渙散、混亂的業(yè)務(wù)目標、極端的項目復雜性、不斷上升的投入、過(guò)多的項目會(huì )議。
　　假如提供綠燈的話(huà)，項目辦公室可以通過(guò)許多方式為失控項目提供幫助。首先，項目辦公室可以進(jìn)行評估并向項目經(jīng)理提交評估結果以利于項目實(shí)施。第二，項目辦公室可以為項目團隊共同工作為提出補救計劃并實(shí)施這個(gè)計劃提供咨詢(xún)和指導。
　　2 幫助啟動(dòng)項目并建立估算和風(fēng)險過(guò)程
　　許多組織無(wú)法在三個(gè)限制的范圍內完成項目，因而項目失控是件常事而非例外。俗話(huà)說(shuō)“一分防勝過(guò)十分補”，項目辦公室應該關(guān)注正在啟動(dòng)的項目以防止將來(lái)的失敗和補救。因此，項目辦公室必須立即開(kāi)始幫助新項目的啟動(dòng)，這樣才能獲得服務(wù)有價(jià)值的聲譽(yù)。
　　利用WBS結構和自下而上的估算方法是對項目實(shí)施一致估算的簡(jiǎn)單方式之一。除了估算過(guò)程外，項目辦公室應該建立一個(gè)簡(jiǎn)單的風(fēng)險過(guò)程對事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進(jìn)行估算;使用縮寫(xiě)RAID是一泓簡(jiǎn)單的提醒方式以促使項目經(jīng)理開(kāi)始界定風(fēng)險、假設、內容和定義。此外，項目辦公室應當負起領(lǐng)導責任尋找能夠滿(mǎn)足組織的估算和風(fēng)險需求的軟件包;
　　3 評審并管理項目卷宗
　　項目辦公室在項目業(yè)務(wù)量過(guò)程中發(fā)揮著(zhù)主要租用。項目卷宗管理過(guò)程包括兩部分--項目選擇和卷宗評審。建立項目卷宗過(guò)程的第一個(gè)挑戰就是查清現存的項目以及它們是如何啟動(dòng)的。
　　4 進(jìn)行項目評審和稽核
　　項目評審和稽核與項目卷宗的審核不同。項目辦公室是將項目評審和稽核與項目作為提高項目運作質(zhì)量的擁護者。它還具有對潛在的風(fēng)險提供早期預警的作用。在不斷前進(jìn)過(guò)程中蘊含的導致失敗的趨勢通常易于被非項目管理人所察覺(jué)我們獲得的教訓就是我們不吸取教訓。
　　5 組織并管理資源池
　　6 資源控制
       可供使用的人力資源目錄
　　確定目前誰(shuí)在管理著(zhù)人力資源
　　確定如何管理人力資源
　　建立一個(gè)簡(jiǎn)單的人力資源管理過(guò)程
　　向所有的用戶(hù)傳播管理過(guò)程
　　以上列舉的各項說(shuō)明了一旦達成建立一個(gè)集中控制的資源數據庫的決定后，項目辦公室應該采取的步驟。沒(méi)有對現有可用的人力資源進(jìn)行分析就選擇并贊成開(kāi)始一個(gè)新項目的做法是愚蠢的。
　　7 改進(jìn)項目管理環(huán)境
　　項目辦公室推行的有效過(guò)程為組織提供穩定的項目管理環(huán)境。這個(gè)過(guò)程包括項目選擇、項目啟動(dòng)、項目策劃、項目執行和項目終結。這個(gè)過(guò)程是培訓課程和指導計劃的基礎，它對組織的發(fā)展至關(guān)重要。(項目管理者聯(lián)盟)
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