不同部門(mén)如何控制項目成本

項目成本控制工作是一項綜合管理工作。在項目實(shí)施過(guò)程中盡量使項目實(shí)際發(fā)生的成本控制在項目預算范圍之內的一項項目管理工作。企業(yè)內部控制，是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行和資產(chǎn)的安全與完整，發(fā)現和糾正錯誤與舞弊，保證會(huì )計資料的真實(shí)、合法、完整從而制定和實(shí)施的政策、措施及程序。項目成本控制涉及對于各種能夠引起項目成本變化因素的控制(事前控制)，項目實(shí)施過(guò)程的成本控制(事中控制)和項目實(shí)際成本變動(dòng)的控制(事后控制)三個(gè)方面。
　　我們以購買(mǎi)一件重要設備為例，說(shuō)明對項目成本的三種認知——資金承諾、費用和現金流。假設購置了一臺價(jià)值180000元的設備，六個(gè)月后交貨。那么在下訂單時(shí)刻即產(chǎn)生了180000元的資金承諾，六個(gè)月后供貨商交貨同時(shí)寄來(lái)發(fā)票,收到發(fā)票會(huì )立即得到會(huì )計人員的處理，產(chǎn)生180000元的費用，但是付款(現金流出)通常會(huì )依照公司付款政策拖延一段時(shí)間(假設下訂單8個(gè)月之后才開(kāi)具支票給供貨商)。
　　1、項目經(jīng)理思考角度——資金承諾
　　下達采購訂單表示承諾在設備按照規定交付使用的情況，向供貨商支付180000元。就項目經(jīng)理的點(diǎn)而言，只要向供貨商做出了這種承諾,項目預算中可以使用的資金就減少了相應的數額。在制定計劃和報告成本的時(shí)候，項目經(jīng)理處理的是資金承諾方面的問(wèn)題。但是會(huì )計系統不是為支持項目成本報告工作需要面設計的，同時(shí)也無(wú)法確認具體的承諾事宜，采購訂單的價(jià)值可能直到收到發(fā)票的時(shí)候才被記錄在案。這對項目經(jīng)理的財政控制工作造成了極大的損害，因為他無(wú)法在特定時(shí)刻了解到精確的預算的耗用狀態(tài)，由于缺少一個(gè)合適的信息系統，項目經(jīng)理就只好自己跟蹤記錄項目的種種資金付款承諾。
　　2、會(huì )計人員思考角度——費用
　　從事編制項目財務(wù)報表工作需要確定項目的收入和所有項目費用。在會(huì )計系統中，用于財務(wù)報告工作費用科目是在收到采購發(fā)票的時(shí)候才記賬的。因而該設備在六個(gè)月后才會(huì )被列為費用項目。在會(huì )計系統，收入是在項目完成的時(shí)候才記賬的。這在那些長(cháng)期的項目中會(huì )產(chǎn)生嚴重的問(wèn)題，因為每個(gè)報告期這類(lèi)項目的費用都會(huì )累計上報，但卻看不到任何收益,在項目最后的報告中收入一次性上報,但與之相關(guān)的費用卻很少同時(shí)顯示出來(lái)或者根本沒(méi)有顯示。項目在早期的各個(gè)報告期內顯示出了明顯的虧損狀態(tài)，而在收入的最終上報時(shí)時(shí)候卻記錄了超常的收益。
　　對于那些運作時(shí)間跨越多個(gè)年頭的長(cháng)期項目來(lái)說(shuō)，這可能會(huì )造成嚴重的誤導。為了避免這種混淆，大部分長(cháng)期項目的損益表按照“完工百分比”來(lái)計算收益和費用項目。其基本目的是在每一會(huì )計期間內平均“攤銷(xiāo)”項目總收益的一定百分比(基本上與項目工作的完成情況相吻合)，經(jīng)便將適當水平的成本抵消，從而得出一個(gè)比較容易接受的邊際利潤數據。在每一會(huì )計年度的期末，需要對記錄的成本數據進(jìn)行調整，以反映費用的實(shí)際發(fā)生情況和損益表中所記錄的理論數值之間的差距。
　　3、財務(wù)部門(mén)思考角度——現金流
　　財務(wù)部門(mén)負責管理組織的資金，同時(shí)還需要為項目的每一筆付款保證足夠數額的現金。閑置的資金會(huì )被存放到生息的賬戶(hù)或投資于其他地方，以使組織獲得更大的收益。財務(wù)部門(mén)主要關(guān)注的是資金何時(shí)用來(lái)償付發(fā)票，因為他們需要將這些資金閑置的時(shí)間跨度最小化。因而，財務(wù)部門(mén)其實(shí)是將項目成本看作現金流。下達采購訂單對財務(wù)部門(mén)僅僅意味著(zhù)未來(lái)的現金流出，此時(shí)不需要他們采取任何行動(dòng)。一旦付款到期，他們就提供相應的資金，付出款項，而真實(shí)的現金流出也被記錄在案。
　　4、成本的概念不僅僅局限于項目工作的完成
　　過(guò)程中所產(chǎn)生的各種費用，組織各職能單位處理成本的方式也會(huì )影響到項目的績(jì)效、利息支出和盈利能力。項目經(jīng)理必須完整理解項目成本的概念，并熟悉記錄和報告本數據的會(huì )計系統。成本是項目管理工作的一個(gè)必要因素，盡管成本會(huì )計系統非常復雜，但是項目經(jīng)理仍然必須對其進(jìn)行深刻的理解。項目經(jīng)理還應該認識到項目成本的時(shí)間效應，以及承諾、費用和現金流之間的差別。一旦掌握了這些項目理財的概念，項目經(jīng)理就可以應用這些知識，從各個(gè)成本因素著(zhù)手，通過(guò)控制項目工作進(jìn)度和項目工作的完成時(shí)間，對項目和組織的盈利性施加影響。(項目管理者聯(lián)盟)
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