項目采購管理的注意事項

　　編制采購計劃屬于采購的初始工作,所耗時(shí)間雖短,卻是項目執行的綱領(lǐng)性文件。那么項目采購管理的注意事項有哪些呢？下面就跟隨項目管理軟件客服一起來(lái)了解下吧~

　　一、制定包括采購預算和成本估計的采購計劃

　　編制可操作性強的采購計劃,既搭建了項目執行的整體構架,又清晰地分解了項目任務(wù)和目標。采購計劃一定要符合項目的特點(diǎn),反映出后續工作的操作要領(lǐng)和管理方法,以實(shí)現質(zhì)量、進(jìn)度、費用三大控制目標。

　　制定項目采購預算成本的方法有三種: 1)自制/外購分析法,即是利用針對成本的選擇決策分析或平衡點(diǎn)分析,來(lái)確定某分項所需的資源是依靠自己生產(chǎn)還是依靠外購獲得的一種具體管理技術(shù)方法。自制/外購分析法要充分考慮組織未來(lái)發(fā)展和目前需要之間的利益關(guān)系。2)短期租賃或長(cháng)期租賃分析法,即是根據租金的大小決定項目對外部資源進(jìn)行租賃的時(shí)限選擇。3)專(zhuān)家意見(jiàn)法,即是項目組織可以向具有專(zhuān)門(mén)知識經(jīng)驗或資格的單位個(gè)人進(jìn)行專(zhuān)業(yè)采購咨詢(xún)。

　　二、樹(shù)立采購總成本意識

　　采購總成本包括直接成本 (即與供應商訂購成本和物流成本)和間接成本 (即采購管理成本)采購總成本意識是指不能片面追求降低直接成本,忽略間接成本,而應該從項目的全生命周期來(lái)評估何種采購方式總成本最低。直接成本與間接成本,兩者相互制約、此消彼長(cháng)。

　　1)堅持性?xún)r(jià)比優(yōu)的采購原則:若各類(lèi)產(chǎn)品均按最低價(jià)原則選擇,初期直接采購成本較低,但是后期維護、維修工作量無(wú)法預測,現場(chǎng)服務(wù)直接影響項目的整體形象�？煽康漠a(chǎn)品、及時(shí)快速的供貨、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、較少的現場(chǎng)修配改工作、順暢的管理環(huán)境、良好的口碑等無(wú)疑贏(yíng)得了成本上的利益,更能獲得項目業(yè)主的認可,增強項目開(kāi)拓的競爭力。

　　2)值得花費的采購管理成本:為彌補采購人力的不足,借助專(zhuān)業(yè)的現場(chǎng)設備管理公司、設備監理公司的人力優(yōu)勢,項目采購部門(mén)進(jìn)行指導監督和定期目標考核,獲得完整的信息并適時(shí)任務(wù)更新,能把握住工程真實(shí)動(dòng)態(tài)、及時(shí)預警,取得良好的實(shí)施效果。

　　3）著(zhù)眼于公司總成本:各項目采購成本構成了公司采購總成本。采購部門(mén)形成團隊意識、避免單兵作戰,在多個(gè)項目間進(jìn)行團隊合作、融合溝通,共享人力資源和各類(lèi)經(jīng)濟數據,選擇合適的采購時(shí)間、采購對象、采購標準、采購方法,采用大批量集中采購、分期交貨、統一調度各區域監制檢驗等方式,可加強對供應商的控制力度,并降低產(chǎn)品直接成本和采購管理成本。

　　4)著(zhù)眼于項目總成本:在項目規劃設計初期,采購部門(mén)參與,提供價(jià)格信息資料供設計部門(mén)規劃選型,從源頭開(kāi)始節省成本。

　　三、選擇適合項目管理特點(diǎn)的供應商群體并加以管理

　　選擇最適合項目管理特點(diǎn)的供應商群體供應商是項目采購管理中最重要的合作伙伴,直接關(guān)系到項目執行效果和成敗。供應商是企業(yè)的重要外在資源,應該利益共享、風(fēng)險共擔。采購方對供應商的要求要明確、指標化、數據化,不能簡(jiǎn)單地以包代管,雙方要共同探討、預測、查找和排除障礙、問(wèn)題、風(fēng)險,管理流程、管理人員接口要匹配,讓供應商充分理解采購方的意圖和要求,從被動(dòng)的接單執行到主動(dòng)地加強質(zhì)量、工期和服務(wù)意識,展現出符合項目要求的過(guò)程控制管理能力。最終提供的產(chǎn)品和服務(wù)是采購方和供應商共同管理共同進(jìn)步、融會(huì )溝通的成果,已由單純的廠(chǎng)商品牌轉化為聯(lián)合品牌。

　　四、精細的物流管理

　　采購物流管理主要包括: 1)采購過(guò)程監督,履行巡檢、監制、催交、檢驗、監裝、監運等任務(wù); 2)現場(chǎng)管理:編制到貨計劃,現場(chǎng)催交、引領(lǐng)、開(kāi)箱、接收、出入庫管理,現場(chǎng)管理和協(xié)調,組織服務(wù),保產(chǎn)保修,資料管理,緊急采購、修配改等工作; 3)穿插于各階段的合同管理、支付管理、文檔管理、信息溝通及回饋、計劃檢查及調整、綜合服務(wù)等。

　　采購物流包含著(zhù)實(shí)物轉化、人員流通、信息流通、資金流出,實(shí)物逐步從設計模型-原材料-粗加工產(chǎn)品-可用半成品-裝配成品-出廠(chǎng)產(chǎn)品-產(chǎn)品輔助服務(wù)方向轉化,產(chǎn)品特征和功能日漸突出。精細化要求產(chǎn)品精、管理細,管理有預見(jiàn)性,實(shí)時(shí)監控,有快捷的應對措施,避免重復工作,節省資金、人力和時(shí)間。

　　采購物流管理中常用的控制措施包括:在貨物不能不能依現場(chǎng)進(jìn)度進(jìn)程時(shí),采用從其他項目調貨或租賃;吃透設備特性,分析出影響質(zhì)量、工期、費用的各類(lèi)動(dòng)態(tài)因素,找出應對措施;幫助配合協(xié)調供應商不易受控的上下游資源;勤于監督,主動(dòng)防范并糾偏;計劃周全,考慮到供應商可能遺漏的事項;采用定期追蹤的方式,及時(shí)了解貨物狀態(tài)。

　　五、充分利用采購環(huán)境

　　項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實(shí)施會(huì )產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀(guān)環(huán)境和微觀(guān)環(huán)境。宏觀(guān)環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化,包括市場(chǎng)季節性的變化、國家宏觀(guān)經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀(guān)環(huán)境則是指項目組織的內部環(huán)境,包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實(shí)施采購的過(guò)程和程序。在符合微觀(guān)環(huán)境原則的前提下,一個(gè)好的項目采購策略應當充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項目整體帶來(lái)利益。

　　六、采購異常復核機制

　　異常是指在采購過(guò)程中實(shí)際采購數量超出采購計劃數量或實(shí)際采購金額超出采購計劃金額的現象。采購異常復核機制采用追根溯源的方法,挖掘異常根結所在,分析異常產(chǎn)生原因,從而進(jìn)行糾偏。異常原因可分為這樣幾類(lèi):

　　設計異常:原設計不符合業(yè)主的要求或國家標準、行業(yè)標準;漏估:制作預算,因點(diǎn)量或文件遺漏而未將此部分金額列入預算;服務(wù):因業(yè)主強烈要求配合,項目負責人基于一定因素考慮同意免費為業(yè)主服務(wù);采購異常:原預算產(chǎn)品等級較低,而負責人選型較高,產(chǎn)生成本超出預算。

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