項目經(jīng)理的20個(gè)職責，助力系統實(shí)施項目成功！
發(fā)布時(shí)間：2020/9/9 9:56:00
IT系統實(shí)施過(guò)程中,往往容易遇到各種風(fēng)險,在投入大量時(shí)間和金錢(qián)之后,交付的項目也難以滿(mǎn)足用戶(hù)的期待。根據相關(guān)研究表明,50%的系統實(shí)施項目沒(méi)有在預算范圍內按時(shí)完成。新系統上線(xiàn)后,用戶(hù)通常要花6個(gè)月或更長(cháng)時(shí)間來(lái)吸收和了解如何使用新系統完成工作,工作效率受到極大影響。
出現這種問(wèn)題的原因各種各樣,但總體而言,最主要的原因是缺乏有經(jīng)驗的項目經(jīng)理,這會(huì )導致各種問(wèn)題:
● 所有者和經(jīng)理低估項目完成需要的時(shí)間,使得項目沒(méi)有按期交付;
● 企業(yè)選擇定制和修改系統,給日程表增加成本、風(fēng)險和延期;
● 計劃不夠詳細,無(wú)法管理任務(wù)和滿(mǎn)足完成日期;
● 測試不夠充分,新系統上線(xiàn)或因功能無(wú)法正常運行而受影響;
● 團隊承受巨大的上線(xiàn)壓力,以至于無(wú)法準確描述剩余的開(kāi)放項目和完成項目需要什么。
成功項目管理的目標是減少這類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生,與利害關(guān)系人溝通以及交付成果。企業(yè)首先需要弄清楚應該誰(shuí)來(lái)負責項目管理,是企業(yè)、供應商、IT部門(mén)還是其他干系人。從項目管理的角度來(lái)看,應用系統不是IT部門(mén)負責的。沒(méi)錯,雖然它是個(gè)IT系統,但項目經(jīng)理應對業(yè)務(wù)、部門(mén)職能和高級管理人員的期待和目標有大體了解。
我們認為供應商無(wú)法做出新系統需要的所有決策。我們希望供應商能提出建議,比如流程變更、系統使用和文件轉換。然而,只有管理層能夠指導員工培訓、會(huì )計系統變更和客戶(hù)服務(wù)決策等事項。供應商會(huì )有項目團隊和經(jīng)理,但全部職責都是項目經(jīng)理的。
項目經(jīng)理必須得到管理層和員工的尊重,同時(shí)授予每日決策和定期更新管理技能的權力。在小公司,我們經(jīng)�？吹焦緸榱斯澥≠Y金,通常讓CFO或運營(yíng)總監等高級經(jīng)理充當項目經(jīng)理的角色。項目經(jīng)理的工作繁重,在8-12個(gè)月內,平均每周至少需要2-3天時(shí)間。在最后幾個(gè)月,每周工作時(shí)間會(huì )達到40個(gè)小時(shí)甚至更多。
對于較大的公司來(lái)說(shuō),新應用系統(如企業(yè)資源計劃)的完整實(shí)現需要18個(gè)月或者更長(cháng)時(shí)間。聘用外部項目經(jīng)理通常是因為高級經(jīng)理無(wú)法抽出所需的時(shí)間。
為了確保系統順利實(shí)施,按時(shí)交付,項目經(jīng)理應承擔以下20項主要職責:
1.與所有利害關(guān)系人和供應商計劃和協(xié)調系統實(shí)現。
2.每個(gè)月更新項目籌劃指導委員會(huì )。
3.從供應商和內部人員中招募和組建團隊。
4.為整個(gè)項目制定完整的書(shū)面計劃,在任務(wù)級別定義詳細的項目計劃,包括評估、依賴(lài)關(guān)系和日程表。
5.每日跟進(jìn)任務(wù),與團隊成員溝通。
6.與項目成員合作,就關(guān)鍵里程碑獲得簽字。
7.為程序變更、系統集成和接口開(kāi)發(fā)和審查規范文件。
8.為上線(xiàn)做準備,包括準備計劃。
9.制定高質(zhì)量的測試計劃,審核測試結果。
10.規劃要轉換的檔案和歷史記錄,審查結果和數據完整性。
11.每周向利害關(guān)系人提供任務(wù)完成情況、任務(wù)狀態(tài)和評論。
12.完成項目任務(wù)所需的資源和技能。例如:是否有能夠編寫(xiě)程序的程序員、培訓師等等。
13.與管理層合作,確保人員到位,并按時(shí)完成系統實(shí)現任務(wù),例如:審查規范、測試程序、審查轉換文件、培訓、編寫(xiě)程序等。
14.實(shí)施和使用項目進(jìn)度安排和協(xié)作工具。
15.領(lǐng)導招采流程(如服務(wù)器、軟件組件、軟件)。
16.項目成本估算和預算編制;檢查付款發(fā)票。
17.領(lǐng)導實(shí)現后審核;制定未完成項目的任務(wù)清單,與內部人員和供應商設定新日期。例如:程序不能正常工作、用戶(hù)需要進(jìn)一步的教育和培訓等。
18.對第一階段延期的功能進(jìn)行優(yōu)先級排序、評估和調度,包括為簡(jiǎn)化實(shí)現而刪除的事項。
19.整個(gè)項目的風(fēng)險分析。
20.與所有利害關(guān)系人溝通。
新系統的實(shí)施是個(gè)復雜的過(guò)程,項目經(jīng)理應該履行以上職責,委派任務(wù),加強合作,促進(jìn)項目實(shí)施成功。同時(shí),系統實(shí)施項目失敗率高,企業(yè)對IT部門(mén)的依賴(lài)日益增加,項目經(jīng)理需要找到形成項目管理流程的方式,以及最能滿(mǎn)足特定需求的工具,使用有效的工具和方法變得至關(guān)重要。