如何處理項目工作中的瑣事

項目工作中經(jīng)常會(huì )遇到很多瑣碎的事情，這種瑣碎的工作如果來(lái)一件處理一件，勢必影響整體工作效率，但是如果放著(zhù)不處理，可能又會(huì )影響整個(gè)項目的進(jìn)程或其他同事的工作。那么有沒(méi)有比較恰當的處理方式呢?

我們知道，工作任務(wù)有重要的少數與瑣碎的多數之分�；蛟S，瑣碎事務(wù)對于主要工作也許不是十分重要，但是聽(tīng)之任之的話(huà)，又有可能直接或者間接影響重要事件的處理效率。

比如，我們在工作中會(huì )存在這樣的困擾：因為解決過(guò)多的瑣碎事務(wù)而浪費大量的時(shí)間、解決不得不處理的瑣碎事務(wù)導致重要工作未能按時(shí)完成等問(wèn)題。

那么，對于瑣碎的多數事務(wù)，聰明的員工又是如何處理的呢?

這個(gè)問(wèn)題就好比一個(gè)快遞員要將全國各地收集來(lái)的郵件送至同一座辦公樓一樣簡(jiǎn)單。聰明點(diǎn)的快遞員不會(huì )一件一件地送到，而是把這些郵件集中，統一送達。這樣做，辦事效率才會(huì )提高，時(shí)間也得到了更合理的利用。

我們可以用學(xué)習曲線(xiàn)法則來(lái)解釋這個(gè)現象。學(xué)習曲線(xiàn)法則是指在一個(gè)合理的時(shí)間段內，連續重復同一類(lèi)型的工作，工作效率會(huì )按照一定的比率實(shí)現遞增，從而使工作任務(wù)所消耗的時(shí)間呈現為一條向下的曲線(xiàn)。

學(xué)習曲線(xiàn)法則告訴我們，在工作中應該盡可能集中處理性質(zhì)相同的事務(wù)性工作。例如，一次性打完所有的電話(huà)，一次購齊所需的辦公用品等。這樣不僅有利于提高工作的熟練程度，而且還可以減少工作準備和中間環(huán)節占用的時(shí)間。

華為時(shí)間管理培訓通過(guò)對瑣碎事務(wù)分散處理和批量處理兩種不同處理方式的比較，也證實(shí)了學(xué)習曲線(xiàn)法則確實(shí)有效。為此，他們得到了華為研發(fā)人員分散與批量處理的瑣碎事務(wù)的分析結果。結果表明，瑣碎的事情被分割成幾個(gè)階段處理，這嚴重地影響了重要任務(wù)的連續性;而批量處理瑣事，既保證了重要事務(wù)的優(yōu)先處理，也提高了處理瑣事的效率。

因此，對于瑣碎的事務(wù)，項目經(jīng)理要讓項目成員集中起來(lái)并批量處理。這樣可以達到壓縮處理瑣碎事務(wù)時(shí)間的目的，從而為重要的事務(wù)留出更多的時(shí)間。

至于如何把瑣碎的事情集中起來(lái)處理，我們可以看看華為人是怎么做的。

李強(化名)為華為在國外某大型項目部經(jīng)理的助理，每天都要處理大量的工作，包括檢查和處理信函、電子郵件、電話(huà)、傳真;協(xié)助經(jīng)理對內對外信息的上傳下達;安排經(jīng)理的工作日程，包括出差和住宿安排;協(xié)助準備、收集及翻譯各種會(huì )議、會(huì )談資料及報告;協(xié)助經(jīng)理開(kāi)展人員招聘、面試等人事工作;甚至協(xié)助經(jīng)理安排一些私人事務(wù)。李強感覺(jué)自己的工作量很大，而且事情也很瑣碎。

但李強卻將看似繁忙的事務(wù)安排得井井有條，而且做得很順手。

李強首先將事務(wù)性工作按照輕重緩急進(jìn)行排列，優(yōu)先處理重要的事和急事，對一些不重要、不緊急但又必須辦的瑣事集中起來(lái)處理。在處理文件時(shí)，李強會(huì )暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來(lái)時(shí)一并送給領(lǐng)導，這樣既節省了來(lái)回送文件的時(shí)間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領(lǐng)導。

李強出色的表現給項目經(jīng)理留下了深刻的印象。所以在完成項目工作并回國以后，李強被推薦為華為某辦事處的人事經(jīng)理，全面負責辦事處的人事工作。

不過(guò)，瑣碎事務(wù)集中處理聽(tīng)起來(lái)是那么正確，在現實(shí)中我們卻可能處處碰壁。不少人都嘗試“集中處理”，但多以失敗告終。

口渴起身去接水，順便洗個(gè)臉，在休息區吸煙放松下，回去工作之后不久又站了起來(lái)：內急。手機欠費后，把買(mǎi)充值卡和與其他部門(mén)進(jìn)行溝通的事情放一起做，回來(lái)之后卻發(fā)現電話(huà)上有主管的3個(gè)未接來(lái)電，只好再次打斷工作去匯報。

這些情況在工作中會(huì )經(jīng)常出現。因此，為了避免此類(lèi)情況的發(fā)生，項目經(jīng)理首先要引導項目成員在心理上接受瑣碎的事務(wù)，然后要清楚地劃分瑣碎的事項，最后還應該提高處理瑣事的能力。只有提高工作能力，才能夠壓縮處理“瑣事”所需的時(shí)間，為重要的工作騰出時(shí)間。

總之，如果一件工作不是很緊急，項目成員就不要放下手頭的重要工作。等重要的工作完成以后，再將瑣碎的事情要集中起來(lái)處理，這樣的工作效率才能更高。