項目管理思維的影響力

你可以將很多工作中和生活中需要處理的復雜事情“項目化”。當你越來(lái)越多地將工作和生活中的事務(wù)以項目的方式來(lái)處理和推進(jìn)執行時(shí)，或許連你自己也沒(méi)有意識到，其實(shí)你擁有的就是“項目管理思維”。 　　

什么是項目管理思維?我們嘗試著(zhù)聊一聊項目管理思維常常涉及到的七個(gè)方面，希望可以幫助你在面對一件待解決的復雜事務(wù)時(shí)，能夠理清思路、考慮周全、明確行動(dòng)并且最終收獲寶貴的經(jīng)驗。

1、聚焦目標，策劃為先 　　

參考 PMI (美國項目管理協(xié)會(huì ))關(guān)于項目的定義，項目的目標應該是創(chuàng )造出獨特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。所以，項目管理思維通常會(huì )讓人們在面對一件待解決的復雜事務(wù)時(shí)，先聚焦目標，思考清楚完成這件事產(chǎn)生出來(lái)什么樣的產(chǎn)品、服務(wù)或成果才算達成了目標。

日常工作中，你會(huì )遇到產(chǎn)品、銷(xiāo)售、市場(chǎng)、財務(wù)等各類(lèi)的部門(mén)和團隊目標。而生活中的個(gè)人目標，也會(huì )包括在購物、休閑、旅行、組織聚會(huì )等日�；顒�(dòng)中。

在你通過(guò) SMART 原則去構建一個(gè)清晰的目標的時(shí)候，別忘了后續一切的努力都是在向著(zhù)這個(gè)目標而前進(jìn)。僅僅有目標還不夠，還要用目標來(lái)指導你的方向，成為評判你行為的依據。

項目管理的本質(zhì)就是追求把策劃的與實(shí)施的趨向于一致。把項目分為啟動(dòng)、計劃、執行、監控與收尾五個(gè)階段(過(guò)程)就是一個(gè)策劃的過(guò)程，那么日常工作和項目管理過(guò)程中，事先策劃是做好一項工作的前提，也是避免返工，減少浪費時(shí)間的最為有效的手段。 　　

2、制定并重視計劃

想要完成一件事情，通常需要有計劃地去完成。所謂「謀定而后動(dòng)」，講的就是先制定好計劃，謀劃準確周到后再行動(dòng)。計劃可以是一個(gè) Excel 表格，可以是一個(gè)貼上便簽的看板，也可以是一張繪制精良的甘特圖�？傊�，你需要一個(gè)計劃來(lái)為你勾勒出在未來(lái)完成這件事預期的進(jìn)展和完成時(shí)間。 　　產(chǎn)品 Roadmap 是一個(gè)粗粒度的產(chǎn)品計劃，工程進(jìn)度表是一個(gè)詳細的施工進(jìn)展計劃，商業(yè)培訓課表是一個(gè)完成課程的培訓計劃。

在一件待解決的事情面前，有意識地先去制定計劃，是項目管理中很重要的一種思維方式。計劃不同于策劃，計劃更明確、更具體。計劃大到人生的規劃，小到月計劃、周計劃，日常工作安排，有計劃的工作才能有條不紊，有計劃的工作才能充分準備，周詳安排，不至于忙亂出錯，減少返工，提升效率。 　　

3、成本思維 　　

每做一項工作都需要花費成本，其中時(shí)間就是最基本的成本。在進(jìn)行工作時(shí)，要視花費時(shí)間為一種投資行為，也就是說(shuō)你花掉了一個(gè)小時(shí)的時(shí)間，你是否創(chuàng )造了超過(guò)一個(gè)小時(shí)時(shí)間成本的價(jià)值。 　　比較兩者之間的差距，會(huì )讓你更加珍惜時(shí)間、節省時(shí)間。

4、考慮風(fēng)險

一次做對，每一件你要完成的事情，都有或多或少的因素導致你可能無(wú)法完成，或者完成的時(shí)間、質(zhì)量、成本等等無(wú)法達到滿(mǎn)足目標要求，這些因素就是你需要考慮的風(fēng)險。 　　

關(guān)于風(fēng)險的考慮，可以很宏觀(guān)，例如一個(gè)商業(yè)地產(chǎn)的投資項目，需要考慮國家和當地政策與環(huán)境的風(fēng)險;可以很復雜，例如一個(gè)大型的通信系統工程項目可能會(huì )涉及商務(wù)風(fēng)險、技術(shù)方案風(fēng)險、售后實(shí)施和服務(wù)風(fēng)險; 可以很細微，例如一場(chǎng)重要的產(chǎn)品宣講會(huì )可能會(huì )有現場(chǎng)翻頁(yè)筆沒(méi)電和麥克風(fēng)效果不好的風(fēng)險; 也可以很難以掌控，一次策劃良久的出國旅行可能因為簽證的辦理而延遲幾個(gè)月的時(shí)間。擁有風(fēng)險意識，可以讓你做事時(shí)能提前進(jìn)行風(fēng)險規避、應對措施和心理準備，提高達成目標的成功率和調整對于結果的心理預期。 　　

項目目標管理中強調目標分解與目標達成的跟蹤，項目工作并不提倡反復測試或者臨時(shí)方案的理念，而是直接針對目標制訂計劃和行動(dòng)方案。 所以，項目管理強調一次性做對，一次性做好，同樣日常工作與生活中一次性把工作做到位的思維也是減少返工，提升工作效率的有效方法。 　　

5、系統性思考分解工作，并行處理

無(wú)論是策劃一場(chǎng)產(chǎn)品發(fā)布會(huì )、組織一次全員培訓、策劃一場(chǎng)婚禮，還是安排一次全家旅行，都需要通過(guò)系統性的思考來(lái)綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟，然后將它們分解成一個(gè)個(gè)有產(chǎn)出成果的任務(wù)，并且在整個(gè)過(guò)程中可以隨時(shí)地監控完成進(jìn)展和狀態(tài)。 系統性的思考有助于建立對于事務(wù)認知的整體觀(guān)和全局觀(guān)，從多維度動(dòng)態(tài)地綜合考慮問(wèn)題。經(jīng)過(guò)系統性的思考，將達成目標需要的工作進(jìn)行分解，定義工作的范圍，劃分階段和任務(wù)層級，讓每個(gè)分解的任務(wù)呈現可監控的狀態(tài)，并且有可交付的成果。 在項目管理專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，一般常用 WBS(工作分解結構)來(lái)描述和呈現這一思維的過(guò)程和成果。

工作中我們每天會(huì )有很多待處理的任務(wù)，通常大家的習慣是做完一件工作后才開(kāi)始處理另外一個(gè)工作，對于我們日常工作和生活來(lái)說(shuō)，我們需要練就并行處理工作任務(wù)的能力，比如聽(tīng)會(huì )議時(shí)可以寫(xiě)報告(特別說(shuō)明的是一邊聽(tīng)一邊寫(xiě)，不受影響)、同時(shí)操縱幾臺電腦，在做飯時(shí)把要聽(tīng)的財經(jīng)節目聽(tīng)完等; 也就是《神雕俠侶》中周伯通的左右互博術(shù)吧，我們需要練就這種能力，并且養成習慣。學(xué)會(huì )并行處理工作是有效節省時(shí)間、提升工作效率的重要手段。

6、過(guò)程處理并善于總結

項目管理普遍采用節點(diǎn)或里程碑評價(jià)的管理模式，這是一種過(guò)程監控管理的有效手段。同樣，這種方法適用于我們的工作與生活，階段進(jìn)行總結與反思，能夠有效提升工作質(zhì)量，及時(shí)修正錯誤，為最終達成目標提供支持。 更為重要的是，階段總結能夠使工作成果整理固化，形成知識沉淀，在后續工作或項目中形成便于引用與輸出。

善于總結，可以幫助你沉淀工作經(jīng)驗和生活閱歷。以一個(gè)實(shí)踐 Scrum 的敏捷研發(fā)項目為例，每一個(gè)研發(fā)的迭代周期結束時(shí)整個(gè)團隊會(huì )召開(kāi) Sprint 回顧會(huì )議，用來(lái)總結在這次迭代中有哪些是團隊做得好或者不好的地方，好的地方號召大家以此為榜樣，在以后的工作中繼續保持;不好的地方要吸取教訓，避免以后再次發(fā)生。 生活中也是一樣，每次三五親朋好友的家庭聚會(huì )后，細心的主人會(huì )總結今天哪一道菜最受歡迎，下次聚會(huì )時(shí)分量可以增加一些;哪位朋友遲到了，下次聚會(huì )得重點(diǎn)提醒來(lái)早一些;可以向哪位朋友請教游戲的技巧，下次聚會(huì )可以讓自己的表現讓大家眼前一亮。 　　

7、團隊協(xié)作與有效溝通 　　

解決一件復雜的事情，需要團結參與其中的所有人來(lái)共同努力。 首先要能明確團隊成員之間基于任務(wù)的責任矩陣，讓整個(gè)團隊責權明晰;其次，完成自己任務(wù)的同時(shí)，還能協(xié)助團隊里的其他人完成任務(wù)。同時(shí)，溝通的重要性不言而喻。 　

一群人相互之間想要做到有效溝通，通常要能達成三點(diǎn)： 　　

1)我能隨時(shí)從團隊其他成員那里獲取我想要的信息; 　　

2)我提供的信息能隨時(shí)傳達到可能需要的團隊其他成員那里去; 　　

3)盡可能消除或減少信息在成員之間的中轉。 　　

就像一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品的誕生需要產(chǎn)品經(jīng)理、設計師、工程師的緊密協(xié)作一樣，一場(chǎng)成功的新聞發(fā)布會(huì )離不開(kāi)主辦方、承辦方、嘉賓和媒體的共同策劃、組織與配合，一次家庭聚會(huì )的成功組織離不開(kāi)親朋好友的積極參與和相互支持，團隊協(xié)作與有效溝通從始至終都發(fā)揮著(zhù)不可替代的作用。 項目溝通管理強調識別信息并及時(shí)將信息傳遞給有需要的人，做到精準表達與高效溝通。那么，高效的溝通同樣是提升工作效率、節省時(shí)間的有效手段。

日常工作中，同樣要規劃溝通，采用什么樣的形式傳遞與傳播信息給你的人際圈，對別人需要了解你的信息能夠方便、快捷地獲取與了解。做好信息需求的便捷獲取將是減少問(wèn)詢(xún)的最有效方式。 　　無(wú)論是在工作中還是生活中，面對問(wèn)題時(shí)能夠聚焦目標，通過(guò)系統性思考來(lái)分解工作，制定計劃，促進(jìn)團隊協(xié)作和有效溝通，考慮風(fēng)險并且善于總結，這些項目管理的思維可以讓你切實(shí)地從中受益。