如何做好項目范圍管理

合同管理系統表示范圍管理是項目管理中的一個(gè)專(zhuān)用詞匯，它的主要任務(wù)是界定項目包含且只包含所有需要完成的工作，并對項目其他管理工作起到指導作用，以保證順利完成項目的所有過(guò)程。確定了項目范圍，也就確定了項目的工作邊界，明確了項目目標和項目主要可交付成果。對于信息系統集成項目，如果不能明確地定義和有效地控制項目范圍，將會(huì )產(chǎn)生非常嚴重的后果。

1、原因分析：

項目經(jīng)理作為項目的承擔者，在規定時(shí)間內利用有限資源保質(zhì)保量地完成項目，讓客戶(hù)和公司都滿(mǎn)意是最終目標。但是，讓客戶(hù)滿(mǎn)意不等于不斷滿(mǎn)足客戶(hù)無(wú)窮無(wú)盡的需求，我們應該分析范圍變更出現問(wèn)題的根源。

(1)簽訂合同時(shí)缺少對信息系統集成項目熟悉的人員參加，導致項目目標描述不清，為后期的實(shí)施工作帶來(lái)困惑。

(2)客戶(hù)對信息系統項目缺乏全面了解，項目組對客戶(hù)需求細節的了解也不充分，并且雙方對實(shí)現需求的方式的理解也存在差異。而雙方在項目初期又均未意識到這種溝通上的不暢，會(huì )導致移交系統時(shí)才使問(wèn)題暴露出來(lái)。

(3)項目組人員不能區分客戶(hù)真正需求和鍍金需求，全盤(pán)接受客戶(hù)的變更請求。范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項目范圍，即為交付具有規定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，清晰界定其特性，以認可的形式表達出來(lái)，比如文字、圖表或某種標準，能被項目參與人理解;在此基礎上進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品，即產(chǎn)品范圍決定項目范圍。

2、范圍管理的過(guò)程：

范圍管理保證項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項目范疇內的，哪些不是。范圍管理的基本內容包括：項目啟動(dòng)、范圍計劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等。

2.1 制定范圍計劃：

工欲善其事，必先利其器”。一個(gè)項目經(jīng)理要想真正管理好項目范圍，沒(méi)有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對項目失敗原因進(jìn)行調查，其中計劃被放到了首位，可見(jiàn)它在項目管理中的重要性。

范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項目工作(項目范圍)漸進(jìn)明細和歸檔的過(guò)程。不同的計劃詳盡程度不一樣，其中范圍說(shuō)明和范圍管理計劃必須包含在內。

范圍說(shuō)明在項目參與人之間確認或建立了一個(gè)項目范圍的共識，作為未來(lái)項目決策的文檔基準。范圍說(shuō)明中至少要說(shuō)明項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果和項目目標。

范圍管理計劃描述項目范圍如何進(jìn)行管理，項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問(wèn)題。它應該包括一個(gè)對項目范圍預期的穩定而進(jìn)行的評估(比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)，以及對變化范圍怎樣確定，變化應歸為哪一類(lèi)(當產(chǎn)品特征仍在被詳細描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對必要)等問(wèn)題的清楚描述。

2.2 項目分解：

完成項目本身是一個(gè)復雜的過(guò)程，必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元，最終得出項目的工作分解結構(WBS)。項目管理者聯(lián)盟

比較常用的方式是以項目進(jìn)度為依據劃分WBS，第一層是大的項目成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結合進(jìn)度劃分直觀(guān)，時(shí)間感強，評審中容易發(fā)現遺漏或多出的部分，也更容易被大多數人理解。項目管理者聯(lián)盟

2.3 范圍變更：

一個(gè)項目的范圍計劃可能制訂的非常好，但是想不出現任何改變幾乎是不可能的，因此，對計劃變更的管理是項目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。范圍變更并不糟糕，糟糕的是缺乏規范的變更管理過(guò)程。范圍變更的原因是多方面的，比如用戶(hù)要求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問(wèn)題導致設計方案修改而增加施工內容。項目經(jīng)理在管理過(guò)程中必須通過(guò)監督績(jì)效報告、當前進(jìn)展情況等來(lái)分析和預測可能出現的范圍變更，在發(fā)生范圍變更時(shí)遵循規范的變更程序來(lái)管理變更。

建議企業(yè)的項目管理體系中包含一套嚴格、高效、實(shí)用的變更程序，它對管好項目至關(guān)重要。

3、項目變更控制：

項目經(jīng)理和項目小組必須意識到范圍變更本身并沒(méi)有什么不對，事實(shí)上很多時(shí)候這會(huì )讓你的系統更健壯、更實(shí)用�？蛻�(hù)通常不能一開(kāi)始就確定所有需求，而且情況會(huì )隨時(shí)間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達不到應有的價(jià)值。

如果變更失控，后果也非常嚴重，甚至導致整個(gè)項目的失敗。根據數據統計，最可能引起信息系統集成項目失敗的前三個(gè)因素分別為：缺乏用戶(hù)參與、不完整的要求和說(shuō)明、易變的要求和說(shuō)明，這幾個(gè)因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。

因此，必須進(jìn)行范圍變更控制。變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。

為執行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個(gè)流程應該包括確認變更、評估變更的商業(yè)價(jià)值、分析變更對項目的影響，以及提交給項目發(fā)起人進(jìn)行評價(jià)以確定是否執行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因為項目組的外部有許多壓力，同時(shí)與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關(guān)。

目前，流行的變更管理思想認為在范圍變更流程中有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)必須嚴格控制，即：誰(shuí)有權確認變更、什么樣的變更需要執行、變更的影響多大、客戶(hù)是否接受變更的代價(jià)。

3.1 誰(shuí)有權確認：

事先明確客戶(hù)方有權提出變更請求的人員和項目組有權受理變更的人員，并且變更請求必須有書(shū)面材料。用戶(hù)需要向客戶(hù)方項目負責人提出書(shū)面申請，由客戶(hù)方項目負責人審批后移交實(shí)施方項目經(jīng)理。

這樣，對所有的變更雙方的項目負責人都能做到心里有數。而且用戶(hù)在遞交書(shū)面變更申請時(shí)比較慎重，一般都在自己公司內部經(jīng)過(guò)討論后進(jìn)行，減少了因用戶(hù)內部看法不同導致的反復變更。

3.2 什么樣的變更需要執行：

不是所有的變更都需要修改，更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對客戶(hù)提出的范圍變更進(jìn)行審核，決定哪些變更需要修改和何時(shí)修改。

客戶(hù)一般對信息系統集成項目不甚了解，他們認為很簡(jiǎn)單的事情可能解決起來(lái)會(huì )很復雜。因此項目經(jīng)理和項目小組要冷靜地分析：用戶(hù)到底想要實(shí)現什么目的，抓住本質(zhì)的需求。如果用戶(hù)建議很難實(shí)現，可以和用戶(hù)進(jìn)行溝通，詢(xún)問(wèn)用戶(hù)是否可以用其他方式來(lái)實(shí)現其目的。

一般來(lái)說(shuō)，用戶(hù)的鍍金需求可以延期解決甚至不考慮，用戶(hù)的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實(shí)現，也可以安排在現有功能的完善之后。

3.3 變更也要確認細節再進(jìn)行：

項目組成員都要認識到變更是有代價(jià)的。必須評估變更的代價(jià)和對項目的影響，并且要讓客戶(hù)了解到變更可能會(huì )發(fā)生的問(wèn)題，一起判斷變更是否依然要進(jìn)行。

在與客戶(hù)討論過(guò)程中，需要和客戶(hù)一起判斷：“修改是沒(méi)有問(wèn)題的，但是你能接受由此引起的進(jìn)度延遲、費用增加、性能下降等嗎·”一般來(lái)說(shuō)，如果客戶(hù)認為該變更是必須的(變更非常有可能是其上級領(lǐng)導提出的)，就會(huì )接受這些后果，通過(guò)與客戶(hù)的協(xié)商，項目組可能會(huì )得到回報或者即使沒(méi)有回報也不會(huì )招致公司和客戶(hù)雙方的埋怨。如果客戶(hù)認為該變更雖然有必要但是可以暫緩，雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶(hù)認為該變更可有可無(wú)，多數情況下會(huì )取消變更。

這時(shí)，比較穩妥的做法是讓客戶(hù)對于明顯的變更做出確認，一般是簽字確認。這樣既可防止頻繁變更，也讓客戶(hù)認識到變更帶來(lái)的工作量加大是項目延期的原因。

最后，變更進(jìn)行時(shí)必須保證最終方案的唯一性和完整性。同時(shí)，要對所有變更進(jìn)行跟蹤和驗證，確保變更按要求完成。范圍管理對信息系統集成項目成敗有重要影響，執行好范圍管理最重要的是建立行之有效的變更控制手段。