項目管理系統分享用項目管理思維做自我管理方式

本期由項目管理系統官方帶領(lǐng)大家了解怎樣用項目管理思維做自我管理，那么接下來(lái)我們一起來(lái)詳細了解下吧。

一、時(shí)間管理是自我管理的起點(diǎn)

首先時(shí)間是我們每個(gè)人都擁有的資源，或者說(shuō)時(shí)間是管理者最基本的資源。

時(shí)間對每個(gè)人都是公平的，每個(gè)人每天擁有24 個(gè)小時(shí)，每個(gè)人都可以通過(guò)有效管理自己的時(shí)間資源，為自己人生增值。

并且時(shí)間是我們每個(gè)人最常用的資源，不管我們是做一份計劃或總結，是看一本書(shū)，還是工作累了離開(kāi)座位倒一杯水，都要用到時(shí)間。

最重要的是，時(shí)間是唯一不可再生的資源，或者說(shuō)，時(shí)間是我們最稀缺的資源。時(shí)間稍縱即逝，根本無(wú)法貯存，昨天的時(shí)間過(guò)去了，永遠不再回來(lái)。

人往往最不善于管理自己的時(shí)間，心理學(xué)實(shí)驗證明，人的時(shí)間感覺(jué)是最不可靠的，把人關(guān)在黑房間里，很快就會(huì )喪失對時(shí)間的感覺(jué)。

我們在日常的生活，工作中往往也說(shuō)不清楚自己的時(shí)間是怎么打發(fā)的�；�于以上分析，時(shí)間管理是自我管理首要解決的基礎問(wèn)題。

二、運用項目管理思維，可有效進(jìn)行時(shí)間管理

項目是指在限定的資源和限定的時(shí)間完成的一次性任務(wù)，具體可以是一項工程、課題、服務(wù)或者是活動(dòng)。

項目管理思維不僅僅可以在工作中運用，比如工作中的匯報，員工培訓。也可以運用到生活中方方面面，比如旅游，聚餐。

學(xué)習上的上課，看書(shū)。人生中的婚禮，生子，買(mǎi)房，創(chuàng )業(yè)等。那如何運用項目管理思維，進(jìn)行時(shí)間管理呢?

將事情進(jìn)行歸類(lèi)，哪些是重要的事情?將重要的事情當成項目來(lái)管理;美國管理學(xué)家科維提出時(shí)間“四象限”法的時(shí)間管理理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限” ：

即重要緊急(如客戶(hù)投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等)

重要不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓、制訂防范措施等)

緊急不重要(如電話(huà)鈴聲、不速之客、部門(mén)會(huì )議等)

不緊急不重要(如上網(wǎng)、閑談、刷微信微博等)。

我們應有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中處理那些重要但不緊急的工作上，這樣做到未雨綢繆，防患于未然。

那我們怎么定義重要?即什么是要事呢?要事有兩個(gè)標準，要么是長(cháng)期的影響，要么有全局的影響。兩種影響兼而有之，則是要事中的要事。

三、舉個(gè)例子

比如A 公司從B 公司進(jìn)口生產(chǎn)設備，當B公司開(kāi)始從上游產(chǎn)業(yè)擴展到下游產(chǎn)業(yè)，這時(shí)候A公司成為B公司下游產(chǎn)業(yè)的競爭對手， B公司為打壓A公司，將生產(chǎn)設備進(jìn)行提價(jià)或對購買(mǎi)設備設置障礙， 導致A 公司產(chǎn)品生產(chǎn)受到嚴重影響。

這時(shí)候A 公司解決目前面臨產(chǎn)品困境是要事，還是更改公司戰略，從下游產(chǎn)業(yè)擴展到上游產(chǎn)業(yè)，通過(guò)收購等手段來(lái)自己生產(chǎn)設備是要事呢?

相比之下，更改公司戰略是既有長(cháng)期又有全局影響的要事中的要事。那怎么做到要事第一呢?具體說(shuō)有三個(gè)原則：優(yōu)先，集中，經(jīng)常。

要事要優(yōu)先做。面對不重要的急事和不緊急的要事，后者優(yōu)先。因為前者不重要，對于做或者不做影響都不大。還有一個(gè)原因，不緊急的要事往往容易被忽略，所以要先做。需要注意的是，優(yōu)先做并不是指每天上班第一件事就做它，優(yōu)先指的是優(yōu)先安排進(jìn)自己的時(shí)間表，為它留出充足的時(shí)間。比如新產(chǎn)品包裝策劃工作是要事，但不是每天第一件事就是討論策劃，而是說(shuō)，將此項工作安排到工作計劃表里面，優(yōu)先把工作安排進(jìn)去。

要事要集中做。留出整塊時(shí)間來(lái)做。集中是要事管理的一個(gè)技巧。例如新產(chǎn)品包裝策劃討論會(huì )可以安排每周周二、周五集中時(shí)間討論一次。

要事要經(jīng)常做，堅持做，定時(shí)做。和集中一樣，重復也是一個(gè)重要的管理技巧。50%的時(shí)間，花在重要非緊急的事件上。也就是說(shuō)每一天用在不緊急不重要，緊急不重要事件上的時(shí)間越來(lái)越少，將會(huì )有更充分的時(shí)間去做重要的事情。這里有一個(gè)方法，如果將近幾個(gè)月的計劃列個(gè)清單，每天從未來(lái)要做的事情里面挑三件事去做，這樣使你逐漸每天花50%的時(shí)間都在做重要不緊急的事件。

思考，按照項目管理的流程來(lái)思考重要的事情。項目管理包含五個(gè)步驟，分別是啟動(dòng)，規劃，執行，控制，收尾。

啟動(dòng)是項目的識別和開(kāi)發(fā)過(guò)程，進(jìn)行項目的可行性研究和分析。

規劃是管理的一種手段， 使項目的資源配置、時(shí)間分配更為合理，在實(shí)際執行中可以不斷修改。

執行最重要的是項目信息的溝通，即時(shí)提交項目進(jìn)展信息，以項目報告的方式定期更新項目進(jìn)展，保證項目質(zhì)量。

控制是及時(shí)發(fā)現偏差并采取糾正措施，使項目進(jìn)展朝向目標方向或者更切合目前的現狀。這說(shuō)明做規劃的時(shí)候并不是要規劃的完美，是可以在執行過(guò)程中微調計劃，開(kāi)始比完美更重要;在執行的過(guò)程中智慧是增加的，微小的調整讓事態(tài)朝向目標更好的發(fā)展。

收尾是對項目完整文檔、對項目干系人交代。值得注意的是并不是每一項事情都需要啟動(dòng)，有一些可能是突發(fā)奇想的行為，直接跳過(guò)啟動(dòng)研究的部分，對于這部分事情要更加重視收尾的部分，進(jìn)行總結與反思。

執行，按項目管理的規劃來(lái)執行重要的事情，形成項目管理思維。

在執行階段，我們要注意規劃的各個(gè)節點(diǎn)。按照規劃執行項目，時(shí)間上可以不斷優(yōu)化調整，比如第一個(gè)項目和第二個(gè)項目是并行的關(guān)系，時(shí)間上可以并行執行兩個(gè)項目。

例如看書(shū)和聽(tīng)視頻，是否可以?xún)烧吲浜掀饋?lái)一起做，在配合的過(guò)程中抓到兩者關(guān)鍵節點(diǎn)。在執行中進(jìn)行控制，項目結束進(jìn)行收尾，形成對任務(wù)有頭有尾的整體完成狀態(tài)。