淺談工程總承包項目采購風(fēng)險管理

本期由項目管理系統官方為您分享相關(guān)內容：EPC工程總承包模式有利于整體方案不斷優(yōu)化，能有效克服設計、采購、施工相互制約和脫節的矛盾，有利于項目管理在設計、采購、施工各階段工作的合理深度交叉。本文以采購管理人員角度，以國內工程總承包項目采購執行階段的風(fēng)險管理為研究對象，以風(fēng)險識別、風(fēng)險控制的研究思路，提出風(fēng)險控制措施，降低產(chǎn)生損失的可能性，促進(jìn)項目達成預定目標。

采購管理工作是關(guān)系到工程總承包項目成敗的關(guān)鍵環(huán)節，它與工程進(jìn)度、質(zhì)量、成本密不可分，是連接設計與施工的重要工作，實(shí)施采購階段的風(fēng)險管理是EPC 工程總承包項目順利實(shí)施的重要保障。

采購風(fēng)險是客觀(guān)存在的，采購風(fēng)險事件的發(fā)生以及風(fēng)險事件產(chǎn)生的后果均具有不確定性。采購風(fēng)險管理是指工程總承包項目圍繞項目采購總體目標，對項目采購階段風(fēng)險、采購環(huán)境風(fēng)險的識別，經(jīng)過(guò)綜合分析評估，根據項目實(shí)際情況和不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境適時(shí)進(jìn)行調整，采取風(fēng)險控制措施，促進(jìn)達成工程總承包項目采購目標，進(jìn)而實(shí)現增加工程總承包項目利潤的效果。

采購風(fēng)險管理首要工作是風(fēng)險識別，盡快識別環(huán)境變化和管理短板導致的風(fēng)險，并采取分析評價(jià)，才能有針對性的采取風(fēng)險控制措施。

項目執行階段不同，采購風(fēng)險來(lái)源也不相同。對于EPC 工程總承包項目采購執行階段來(lái)講，采購風(fēng)險主要來(lái)源于招投標與合同簽訂、設備生產(chǎn)制造檢驗、設備催交與設備運輸、設備到現場(chǎng)移交與現場(chǎng)設備管理工作、采購分包合同結算等重大里程碑節點(diǎn)。本文主要介紹了國內工程總承包項目采購執行階段的采購內部風(fēng)險，結合往期建設項目經(jīng)驗，提出了采購風(fēng)險管控措施。

一、招投標與采購合同簽訂階段

招投標階段是設備采購過(guò)程中重要的工作環(huán)節之一。主要采購風(fēng)險表現為:

(1)設備請購文件的功能描述和采購數量不準確，或性能參數、規格型號描述不詳細，圖紙與請購文件描述不一致等，可能會(huì )產(chǎn)生購買(mǎi)到的物資與工程實(shí)際所需的物資產(chǎn)生偏離的情況。

(2)設計變更頻繁發(fā)生，導致采買(mǎi)人員發(fā)布多次澄清，增加采購進(jìn)度延誤的發(fā)生概率。

(3)評標過(guò)程中，評標人員受評標時(shí)間約束，可能對招標文件或投標文件的理解不到位，評標結果受評標人員主觀(guān)因素影響較大，可能無(wú)法找到投標文件中的陷阱，錯失真正性?xún)r(jià)皆?xún)?yōu)的供應商。

1、風(fēng)險控制措施:

(1) 制定詳細的設計采購接口管理規定，規范請購資料的編制和審核流程，不斷完善設備標準化請購文件的編制工作。制定嚴格的設計變更管理制度，設計經(jīng)理嚴格把關(guān)，并將其納入設計人員年度考核工作。

(2) 提高采購管理人員的技術(shù)能力與責任定位。采購人員的技術(shù)能力與責任心決定了項目執行的流暢程度，會(huì )避免補充采購或重新招標的發(fā)生概率，確保采購執行進(jìn)度按計劃進(jìn)行。

(3) 評標結果受評標人員責任心等方面影響，應選擇招標設備對應專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域內的評標專(zhuān)家。并盡量給予充足、合理的評標時(shí)間，開(kāi)標后，采購人員應第一時(shí)間將相關(guān)評標文件發(fā)送至各評標專(zhuān)家評審。

采購合同一旦簽訂，將作為承包商與供應商之間的法律文件。簽訂一份嚴謹且周密的采購合同，對于承包商或供應商來(lái)講，都是一份信譽(yù)保障。主要風(fēng)險表現為:

(1) 設備采購合同商務(wù)條款對承包商執行項目明顯不利，或出現墊資風(fēng)險。技術(shù)協(xié)議中的設備規格型號、配件數量或外購件品牌等信息缺失或用詞含糊，導致供應商實(shí)際所提供的設備、備件與項目實(shí)際需求存在明顯差異。

(2) 供應商未按照承包商最終確認的圖紙加工生產(chǎn)或未注意到承包商反饋的修改意見(jiàn)，導致設備在現場(chǎng)無(wú)法正常安裝，出現無(wú)法連接水、電、氣管道等情況。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 合同談判階段，嚴守關(guān)鍵商務(wù)條款，比如付款條件、到貨時(shí)間、質(zhì)保金退還時(shí)間等，規避墊資風(fēng)險。嚴格劃分供貨界區，做到與現場(chǎng)施工界面的合理搭接。合同技術(shù)協(xié)議中明確設備的關(guān)鍵性能參數、規格型號、外購件品牌等。

(2) 前期圖紙、最終圖紙簽認。審核修改意見(jiàn)須留存簽字記錄或來(lái)往記錄，做好臺賬登記工作。

二、設備生產(chǎn)制造檢驗階段

設備監造、檢驗是設備生產(chǎn)制造過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節，涉及到設備質(zhì)量和采購進(jìn)度管理。此階段工作，承包商通常委托給第三方檢驗公司，第三方檢驗公司從原材料、開(kāi)始投料直至出廠(chǎng)前的制造、檢驗、試驗、驗收等過(guò)程進(jìn)行見(jiàn)證、監督和審核，了解設備的制造進(jìn)度及質(zhì)量控制情況。

1、主要風(fēng)險表現為:

(1) 第三方檢驗公司的專(zhuān)業(yè)水平參差不齊，檢驗服務(wù)質(zhì)量受限于檢驗公司的自身實(shí)力。

(2) 如果承包商無(wú)法提供具體設備的檢驗要點(diǎn)與檢驗計劃，可能會(huì )出現檢驗公司提供的服務(wù)流于形式的情況，無(wú)法發(fā)現設備生產(chǎn)制造過(guò)程中的真正問(wèn)題，無(wú)法確保設備質(zhì)量達到合同要求。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 在選擇第三方檢驗公司時(shí)，應重點(diǎn)關(guān)注檢驗公司的資質(zhì)信譽(yù)以及項目業(yè)績(jì)，審閱項目檢驗團隊成員的工作簡(jiǎn)歷以及檢驗人員是否具有相應的注冊執業(yè)資格。

(2) 在監理檢驗招標階段，要求投標方提供詳細的項目檢驗大綱，作為評標和項目后期執行的監管依據。承包商應依據公司的設備檢驗手冊、工程總承包合同與設備分包合同要求，應用科學(xué)的質(zhì)量控制工具，組建專(zhuān)業(yè)的檢驗或質(zhì)量工程師團隊，審核第三方檢驗公司提交的檢驗報告，規避第三方檢驗公司不認真履約，承包商無(wú)法約束檢驗公司的情況。

三、設備催交與設備運輸階段

設備催交是采購進(jìn)度管理工作之一，涉及到設備能否按計劃進(jìn)度生產(chǎn)，按期交貨。

1、主要風(fēng)險表現為:

(1) 承包商無(wú)法判斷反饋信息的真實(shí)性。比如:催交過(guò)程中，個(gè)別供應商口頭回復按期生產(chǎn)，但到設備臨近交貨期時(shí)，卻無(wú)法提供發(fā)貨材料，無(wú)法按期發(fā)貨。

(2) 供應商不按期回復催交文件，經(jīng)辦人互相推諉，不落實(shí)生產(chǎn)具體情況。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 承包商應留存設備制造過(guò)程中的各階段催交記錄，催交記錄不限于電話(huà)催交、微信催交、函件催交、郵件催交。承包商應要求供應商發(fā)送設備生產(chǎn)制造照片或視頻，必要時(shí)，可指派設備催交人員至設備生產(chǎn)現場(chǎng)查看實(shí)際生產(chǎn)情況，并記錄詳細情況。

(2) 對于經(jīng)辦人互相推諉，不落實(shí)生產(chǎn)情況的供應商，采購管理人員應立即升級催交等級，及時(shí)聯(lián)系供應商主管領(lǐng)導，協(xié)調多方落實(shí)生產(chǎn)情況。情況嚴重者，在供應商考評環(huán)節，對于此類(lèi)合作態(tài)度差的供應商應予以降級考量。

國內工程總承包項目采購進(jìn)口設備，會(huì )涉及到國際貿易物流，大多數的承包商公司尚不具備自營(yíng)運輸的能力，通常委托給第三方。對于設備運輸階段，所涉及的基本環(huán)節有運輸、包裝、貨運代理選擇、集港、訂艙、進(jìn)出口報關(guān)、運輸保險、國外清關(guān)、出口退稅等。

主要風(fēng)險表現為:采用第三方物流時(shí)，可能會(huì )出現管理失控和信息不對稱(chēng)風(fēng)險。承包商不能及時(shí)掌握物流的真實(shí)信息�？赡軙�(huì )出現物流服務(wù)供應商不履行合同約定或先行承諾等風(fēng)險。

風(fēng)險控制措施: 加強對第三方物流供應商的資質(zhì)、業(yè)績(jì)考察。在委托第三方物流供應商前，承包商應首先開(kāi)展物流方案設計，綜合考慮運輸條件、運輸時(shí)間以及發(fā)生貨損的幾率等。

四、設備到現場(chǎng)移交與現場(chǎng)設備管理工作

設備到場(chǎng)移交與現場(chǎng)設備管理階段，采購工作界面延展到了項目現場(chǎng)，采購與施工、安裝有了明顯的工作銜接，工作內容較為繁瑣。

1、主要風(fēng)險表現為:

(1) 供應商發(fā)貨管理文件的格式各不相同，且備品備件、易損件和專(zhuān)用工具數量巨大，會(huì )產(chǎn)生清點(diǎn)困難，無(wú)法清晰交接的情況。

(2) 涉及多方交接工作，易發(fā)生扯皮、推諉現象。

(3)設備、材料易發(fā)生損失或破壞風(fēng)險。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 供應商提前提供發(fā)貨清單、備品備件移交清單、專(zhuān)用工具清單、隨機資料詳細清單等相關(guān)表格。以便設備到場(chǎng)后能及時(shí)開(kāi)箱檢驗并移交，避免設備堆積而無(wú)法正常清點(diǎn)、移交。

(2) 卸車(chē)完成后應及時(shí)與業(yè)主、施工單位、監理及供應商一同進(jìn)行設備開(kāi)箱檢驗，并在開(kāi)箱檢驗報告中簽字，及時(shí)移交給施工單位保管。

(3)在設備現場(chǎng)保管階段，國內項目現場(chǎng)一般將設備保管工作轉移給了安裝單位，設備保管的好與差直接影響著(zhù)項目進(jìn)度和質(zhì)量，因此在現場(chǎng)設備管理過(guò)程中需加強對安裝單位保管工作的監督和管理，建議形成有效的獎懲措施或管理手段以促進(jìn)安裝單位提高保管質(zhì)量。

五、采購分包合同結算階段

采購分包合同結算是工程總承包項目采購階段的重要收尾工作。

1、主要風(fēng)險表現為:

(1) 在供應商違約的情況下，出現采購過(guò)程文件缺失，不完整，承包商無(wú)法提供有利的結算依據。

(2) 當事人雙方對于分包合同條款的責任和義務(wù)理解不一致，發(fā)生爭議。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 加強采購文檔管理工作。收集整理相關(guān)采購過(guò)程文件，可為承包商提供有利的證明文件及結算依據。

(2) 采購合同簽訂初期，選擇適合的合同計價(jià)方式，并設置相應的罰款條款，可合理分擔風(fēng)險，降低爭議發(fā)生的概率。對于合同條款，雙方應在合同談判階段，達成一致共識。

采購風(fēng)險管理是工程項目風(fēng)險管理的一個(gè)子系統，是在項目風(fēng)險框架下，對物資采購過(guò)程的風(fēng)險管理。本文以項目采購管理人員的角度，淺顯地列舉了工程總承包項目采購執行階段部分風(fēng)險識別、風(fēng)險防范等內容。采購風(fēng)險管理可為采購管理工作的順利開(kāi)展提供良好的運行環(huán)境，降低損失發(fā)生的概率，促進(jìn)項目達成預定目標。