預防項目范圍蔓延的三大原則

引言

在規定時(shí)間里有效利用資源，完成項目交付，獲取干系人認同，是項目經(jīng)理的核心工作。實(shí)施過(guò)程中如何做好需求管理，避免項目范圍蔓延引發(fā)的成本增加或進(jìn)度滯后，是項目經(jīng)理共同的痛點(diǎn)問(wèn)題。本文通過(guò)歸納需求變更管理中常見(jiàn)的問(wèn)題現象，總結了預防項目范圍蔓延的一致性、合理性、規范化三大原則，供諸位項目經(jīng)理用于預防與解決項目范圍蔓延問(wèn)題。

一致性原則：

一致性原則：包括需求交付、需求變更管理流程和相關(guān)術(shù)語(yǔ)等統一定義，以及各方對需求范圍、需求描述的理解達成一致。

常見(jiàn)問(wèn)題現象：客戶(hù)前期不熟悉產(chǎn)品或需求細節，前期已認可的需求，在業(yè)務(wù)驗收階段提出大量細節變更，甚至要求整個(gè)模塊調整實(shí)現方案，造成項目的返工，影響團隊士氣，嚴重時(shí)將導致項目無(wú)法按期交付。

預防與解決方案：

1、統一定義需求關(guān)鍵詞和功能模塊用語(yǔ)，可通過(guò)原型法提供產(chǎn)品模型，使客戶(hù)方提前參與產(chǎn)品體驗，提升對產(chǎn)品熟悉度，保證需求理解一致;

2、審查項目角色與職責，確定項目組織架構，明確需求允許實(shí)施與變更的最終決策者,制定統一的決策機制;

3、提前規劃關(guān)鍵階段性交付成果物的驗收計劃，創(chuàng )建WBS把項目可交付成果和工作分解，確保各方對交付成果與工作任務(wù)的理解，如邀請客戶(hù)方參與，及時(shí)檢查各階段性交付成果物是否符合期望，若發(fā)現偏差及時(shí)做出相應調整，保證對最終交付產(chǎn)品的認可。

合理性原則：

合理性原則：是指遇到需求調整時(shí)，應分析與評估需求與項目目標的匹配度以及需求實(shí)現的可行性。

常見(jiàn)問(wèn)題現象：考慮維護客戶(hù)方合作關(guān)系，一般很難直接拒絕客戶(hù)方所提要求，但缺乏有效引導挖掘客戶(hù)真實(shí)需求，導致需求范圍偏離實(shí)際項目目標，或者團隊成員為追求完美的產(chǎn)品功能，不斷調整實(shí)現方案，最終造成產(chǎn)品無(wú)法按期交付。

預防與解決方案：

1、需求范圍調整時(shí)，應與客戶(hù)方確定所需實(shí)現的目標做匹配，安排團隊或專(zhuān)家評估可實(shí)現方案對進(jìn)度、成本等影響，若存在多個(gè)需求調整時(shí)，還應明確需求優(yōu)先級，并與各方對解決計劃和方案達成一致。

2、當團隊成員發(fā)現產(chǎn)品功能存在不完善時(shí)，應評估影響以及確定是否屬于項目交付范圍內，通過(guò)CCB決策變更調整功能方案，避免盲目的鍍金現象。

規范化原則：

規范化原則：是指按照約定的變更流程執行需求范圍變更，保證信息透明化，并做好跟蹤與記錄。

常見(jiàn)問(wèn)題現象：無(wú)相關(guān)書(shū)面記錄，接受口頭形式的需求變更，導致需求變更后無(wú)法及時(shí)跟蹤。

預防與解決方案：

1、杜絕口頭變更，對特殊緊急情況下提出的變更請求，可建立快速響應小組與決策機制，確定需求變更統一扎口人與最終決策者，保證相關(guān)方能按照流程規范執行變更，便于統一管理變更，做好跟蹤與記錄。

2、及時(shí)同步需求進(jìn)展情況，合理利用項目例會(huì )、周報、月報等形式傳遞信息，保證項目信息透明化，使相關(guān)方及時(shí)了解項目范圍、成本、進(jìn)度實(shí)際進(jìn)展與偏差情況。

結束語(yǔ)：

隨著(zhù)市場(chǎng)環(huán)境變化，項目經(jīng)理將面對越來(lái)越復雜的項目環(huán)境，控制需求范圍以成功交付項目，是對每一名項目經(jīng)理考驗，希望以上分享總結能對大家以后項目管理的道路上提供幫助。（轉自項目管理者聯(lián)盟）