現代項目經(jīng)理的7個(gè)有效任務(wù)管理策略

有效任務(wù)管理是每位項目經(jīng)理獲得成功不可或缺的一部分。而在每一個(gè)成功的項目背后，都有著(zhù)經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理的辛勤工作、敏銳決策和遠見(jiàn)卓識。

然而，并非所有項目都能獲得成功�？紤]到這一點(diǎn)，以下7個(gè)任務(wù)管理策略可以幫助項目經(jīng)理成功地開(kāi)展項目。

1.分配職責。

在分配任務(wù)和職責之前，項目經(jīng)理以清晰有效的方式定義每個(gè)團隊成員的角色和職責非常重要。

沒(méi)有人擁有超人的品質(zhì)，或者確切地知道他們應該為給定的項目做些什么和不應該做什么，因此，重要的是要清晰地溝通，不要讓團隊成員承擔可能對他們的生產(chǎn)力產(chǎn)生不利影響的任務(wù)。

在這里，授權是關(guān)鍵。每個(gè)團隊成員都應該清楚地了解項目每個(gè)階段要執行的任務(wù)。因此，將工作委派給合適且有能力的成員非常重要。

2.盡早并經(jīng)常溝通。

有效的溝通是成功完成項目的關(guān)鍵要素之一，但往往被忽視。通常情況下，項目經(jīng)理往往認為很多事情是理所當然的，盡管企業(yè)管理人員一再強調其關(guān)鍵作用。

管理人員應該確保在項目的整個(gè)階段以明確無(wú)誤的方式與團隊成員進(jìn)行溝通。

有效的溝通有助于項目經(jīng)理避免許多令人不快和不可避免的情況，例如推卸責任。團隊成員之間缺乏適當的溝通會(huì )使企業(yè)付出沉重的代價(jià)。調查發(fā)現，由于在項目實(shí)施的不同階段缺乏適當的溝通，一些企業(yè)遭受了巨大的損失。

從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，管理人員必須簡(jiǎn)化團隊的溝通流程。建立適當的溝通渠道以保證所有團隊成員之間的信息自由和穩定流動(dòng)非常重要。

團隊中的每個(gè)人都應該得到項目經(jīng)理的澄清和回答，項目經(jīng)理還需以各種方式鼓勵他們，以提高他們的生產(chǎn)力。

3.避免多任務(wù)處理。

很多項目通常涉及多任務(wù)處理。然而，在實(shí)施項目過(guò)程中同時(shí)處理多項任務(wù)的項目經(jīng)理通常會(huì )發(fā)現，執行多項任務(wù)并沒(méi)有產(chǎn)生預期的結果。

這就像“貪多嚼不爛”一樣，或者在更糟糕的情況下使項目的實(shí)施受到了影響。而那些成功的項目管理者在嘗試之后意識到多任務(wù)處理是徒勞的，最終避免多任務(wù)處理。

與其相反，將大型任務(wù)劃分為更小且易于執行的工作。這樣，項目經(jīng)理就可以專(zhuān)注逐步完成每一項任務(wù)，而不會(huì )被更多任務(wù)分心。

4.找到合適的任務(wù)管理軟件。

自動(dòng)化和流程可以為項目經(jīng)理提供幫助，這需要采用良好的項目管理軟件。

市場(chǎng)上有許多解決方案，項目經(jīng)理因此應該首先定義其需求，并根據這些需求評估選項。但總的來(lái)說(shuō)，需要尋找更加靈活、功能豐富的解決方案，這些解決方案側重于易于更新的狀態(tài)，并包括自動(dòng)化和多種方式，將項目視為看板、列表、日歷等。

涵蓋從頭腦風(fēng)暴和解決問(wèn)題到任務(wù)管理的整個(gè)項目范圍的工具對于優(yōu)秀的項目經(jīng)理來(lái)說(shuō)是關(guān)鍵。Meister Task和Mind Meister等工具可以無(wú)縫集成并涵蓋從創(chuàng )意生成到行動(dòng)和任務(wù)的整個(gè)項目過(guò)程。

5.加強協(xié)作和參與。

作為項目經(jīng)理，不應該孤立地工作;在展示其任務(wù)管理優(yōu)勢時(shí)，必須讓其團隊成員充滿(mǎn)信心。

項目經(jīng)理需要定期與其團隊成員互動(dòng)，以便清楚地了解項目進(jìn)展狀態(tài)、實(shí)際情況、團隊成員的需求和不滿(mǎn)，以及當前任務(wù)管理策略中任何未發(fā)現的問(wèn)題。在收到他們的反饋之后，項目經(jīng)理可以更好地組織完成任務(wù)。

項目經(jīng)理也不應該在分配核心職責和關(guān)鍵任務(wù)的工作之后不再參與。這樣做會(huì )危及整個(gè)項目的進(jìn)展。因此，項目經(jīng)理定期跟進(jìn)參與項目的各個(gè)方面是非常重要的，這符合項目成功的最大利益。

這并不意味著(zhù)項目經(jīng)理應該通過(guò)微觀(guān)管理來(lái)參與項目的每一個(gè)細節。作為項目經(jīng)理，需要做的就是在其團隊需要時(shí)可以隨時(shí)聯(lián)系。

6.經(jīng)常征求反饋。

在成功完成任何項目時(shí)，反饋非常重要。應該始終有足夠的空間來(lái)提供和接收反饋。作為項目經(jīng)理，可以就項目的各個(gè)關(guān)鍵方面提供反饋。與此同時(shí)，可以在任何認為必要的地方從其團隊成員那里獲取反饋。這樣就可以確保項目經(jīng)理和其團隊成員之間始終保持融洽的關(guān)系。

反饋還有助于管理人員靈活采取行動(dòng)，或重新審視已經(jīng)采取的行動(dòng)。而靈活性和隨時(shí)準備適應不斷變化的情況或趨勢對于在出現問(wèn)題時(shí)進(jìn)行調整非常重要。這樣做將確保其團隊和工作流程一直發(fā)展，并且正在努力實(shí)現最佳結果。

7.設定切合實(shí)際的截止日期。

為了成功完成項目，重要的是為其每個(gè)子任務(wù)設定切合實(shí)際的截止日期。始終為每個(gè)任務(wù)設置子截止日期，將確保未完成的工作不會(huì )累積，從而可能導致項目被過(guò)度拖延。

項目經(jīng)理應該在盡職調查并與整個(gè)團隊進(jìn)行廣泛討論之后設定明確的截止日期，并必須確保他們設定的最后期限或里程碑確實(shí)可以實(shí)現。同樣重要的是，項目經(jīng)理不要對其團隊施加過(guò)大的壓力。

如果企業(yè)還沒(méi)有實(shí)施敏捷項目管理，也應該將其視為與團隊一起定義切合實(shí)際的最后期限的一種方法。

項目和人員一樣，總是獨一無(wú)二的。盡管存在差異，但仍有一些通用的策略，上述策略適用于大多數項目。因此需要學(xué)習和使用這些策略，并將它們融入到項目管理中。