IT項目過(guò)多，管理太難？NO！因為你還沒(méi)學(xué)會(huì )這七招。

因疫情而推遲的項目回到最重要的位置時(shí)，IT領(lǐng)導人會(huì )忙得不可開(kāi)交。

下面介紹如何在不影響身心狀態(tài)的情況下持續地監管和指導。

今天的CIO會(huì )感覺(jué)自己就像是馬戲團的表演者，同時(shí)處理多個(gè)項目，還要確保沒(méi)有一個(gè)項目失敗。當全世界開(kāi)始在疫情后恢復過(guò)來(lái)時(shí)，隨著(zhù)遠程工作、安全、數字化轉型、自動(dòng)化及其他緊迫的項目開(kāi)始需要重新關(guān)注和迅速完成，同時(shí)處理多個(gè)項目很快會(huì )變得更迫切。

由于壓力會(huì )變得很大，現在制定策略，規劃好如何在不犧牲時(shí)間、預算或質(zhì)量的前提下管理多個(gè)必要項目顯得很重要。以下7個(gè)技巧有助于避免出現手忙腳亂的局面。

1、成為項目領(lǐng)導人，而不是經(jīng)理。

許多IT主管在管理多個(gè)項目時(shí)常犯的一個(gè)嚴重錯誤是，將自己視為是項目經(jīng)理，而不是領(lǐng)導人。國防公司雷神情報和航天公司(Raytheon Intelligence and Space)的網(wǎng)絡(luò )保護服務(wù)項目經(jīng)理Byron Love Sr.解釋道：“你需要領(lǐng)導團隊成員，而不是僅僅管理預算、進(jìn)度、范圍、質(zhì)量和風(fēng)險。認為自己能獨自管理項目的項目經(jīng)理會(huì )導致團隊和組織失敗�！�

成功的領(lǐng)導人指導團隊和每個(gè)項目經(jīng)理充當人肉傳感器：如果某個(gè)項目遇到了嚴重問(wèn)題，他們會(huì )立即發(fā)出警告信號。Love說(shuō)：“他們激勵團隊和經(jīng)理運用專(zhuān)業(yè)知識，確保項目處于正常軌道。項目越復雜、項目數量越多，要取得成功，就需要越多的項目管理領(lǐng)導經(jīng)驗和人才�！�

2、考慮大局。

面對多個(gè)IT項目時(shí)，清楚地了解企業(yè)目前的優(yōu)先事項很重要。如果能了解哪些項目最迫切需要，就可以將工作人員及其他資源分配給優(yōu)先級高的項目，而不太重要的項目可以繼續以較緩慢的節奏開(kāi)展。匹茲堡市的創(chuàng )新和績(jì)效代理主管Heidi Norman表示：“企業(yè)組織對IT提出了許多要求，要求開(kāi)展眾多有意思且有影響力的項目。每個(gè)要求都帶有一種緊迫感，而且很多時(shí)候，細節方面不是很清晰，因此問(wèn)題開(kāi)始冒出來(lái)�！�

Norman建議與企業(yè)管理層及其他關(guān)鍵的利益相關(guān)者建立起牢固的關(guān)系，以滿(mǎn)足他們的需求和期望，并確定項目的優(yōu)先級，確保所有項目都處在正軌上。她說(shuō)：“缺乏溝通和不注意變更管理往往是最大的錯誤，也可能是最常見(jiàn)的錯誤�！�

零售和消費品咨詢(xún)公司Parker Avery Group的高級經(jīng)理David Birdsall認為，項目管理的成功80%取決于溝通。他說(shuō)：“你需要能夠報告狀態(tài)和主要的心得，以便組織了解當前的情況�！碧拐\的溝通也可以幫助IT領(lǐng)導人了解哪些項目需要立即關(guān)注、哪些項目可以在以后關(guān)注。

3、指定規劃經(jīng)理。

可用資源無(wú)力滿(mǎn)足多個(gè)高優(yōu)先級項目的需求時(shí)，這可能表明是時(shí)候任命一位永久或臨時(shí)規劃經(jīng)理了。這名規劃經(jīng)理是全職或兼職的，直接向CIO報告，負責處理項目狀態(tài)報告，并開(kāi)發(fā)一套流程，以識別和管理風(fēng)險、處理行動(dòng)項并解決出現的懸而未決的問(wèn)題。在許多組織，規劃經(jīng)理還處理資源和預算管理任務(wù)。

Birdsall表示，規劃經(jīng)理可以識別當前項目面臨的任何關(guān)鍵的約束條件或依賴(lài)關(guān)系，讓每個(gè)項目經(jīng)理有更多的時(shí)間關(guān)注核心任務(wù)，從而加快項目進(jìn)度。他補充道：“此外，規劃經(jīng)理可以向每個(gè)項目經(jīng)理提供額外的監督以/或協(xié)助，以確保任務(wù)按計劃進(jìn)行�！�

4、信任團隊。

一個(gè)項目開(kāi)始落后于計劃進(jìn)度時(shí)，許多IT領(lǐng)導人會(huì )犯下面這個(gè)錯誤：繞過(guò)項目經(jīng)理，試圖自己對該項目進(jìn)行微觀(guān)管理。

IT管理和網(wǎng)絡(luò )監控軟件提供商SolarWinds的首席極客Chrystal Taylor說(shuō)：“他們覺(jué)得有必要參與針對項目做出的每一個(gè)決策，而不是信任其團隊、下放權力�！彼�警告說(shuō)：“如果你無(wú)法信任團隊能夠高效地完成項目任務(wù)，那么你就還沒(méi)有為這項工作組建合適的團隊�！�

Taylor建議，除非項目恰好緊密整合或密切相關(guān)，否則不要將團隊成員指派到多個(gè)項目。團隊成員需要能夠專(zhuān)注于手頭的任務(wù)，沒(méi)有被與另一個(gè)項目有關(guān)的問(wèn)題分散注意力。讓團隊成員通過(guò)他們的經(jīng)理來(lái)了解情況也很重要。Taylor特別指出：“任務(wù)和項目?jì)?yōu)先級對他們來(lái)說(shuō)不應該是未知的或混亂的。放手讓團隊成員發(fā)揮技能，絕對必要的時(shí)候介入，以提供指導或重新確定優(yōu)先事項，這樣才能確保每個(gè)人都成功�！�

5、利用自動(dòng)化。

如果IT領(lǐng)導人未利用自動(dòng)化來(lái)加快項目開(kāi)發(fā)，一開(kāi)始就毫無(wú)必要地阻礙了其團隊。Taylor說(shuō)：“力求提高效率(尤其是通過(guò)自動(dòng)處理重復性任務(wù))可以節省時(shí)間和資金�！�

IT咨詢(xún)和技術(shù)提供商AIM咨詢(xún)公司的工程副總裁Kyle Mizell表示，自動(dòng)化可以使復雜流程易于重復，并減小出錯的可能性。他特別指出：“自動(dòng)化已取得了許多進(jìn)步，可以減少人為干預。這些進(jìn)步有助于簡(jiǎn)化和減少影響項目交付的‘不定因素’數量�！�

比如說(shuō)，機器人流程自動(dòng)化(RPA)技術(shù)利用機器學(xué)習和人工智能快速自動(dòng)地執行許多不同類(lèi)型的通常很耗時(shí)的重復性任務(wù)，尤其是在數據提取和數據遷移流程方面。

6、避免重復。

許多IT領(lǐng)導人養成了單獨審查每個(gè)項目的習慣，因而未能積極主動(dòng)地審查項目之間的依賴(lài)關(guān)系或彼此間的交互。相反，IT領(lǐng)導人應該與每個(gè)團隊領(lǐng)導人商議，看看是否有辦法讓幾個(gè)開(kāi)展中的項目共享資源，從而加快開(kāi)發(fā)進(jìn)度和部署進(jìn)度。

軟件培訓公司DevelopIntelligence的IT項目管理講師Ruth Anne Guerrero說(shuō)：“同時(shí)處理多個(gè)IT項目的最好方法是從幾個(gè)不同的角度或‘視角’來(lái)分析它們。每個(gè)視角審查一組不同的項目特點(diǎn)，可能會(huì )發(fā)掘多個(gè)項目實(shí)現協(xié)同效應的機會(huì )�！�

通過(guò)多個(gè)視角觀(guān)察項目還可以盡早發(fā)現重復或彼此沖突的需求，同時(shí)確保有效利用資源并最大限度地減少最終用戶(hù)的困惑。Guerrero說(shuō)：“從不同的視角來(lái)整體考察多個(gè)項目，可以發(fā)掘結合軟件變更和簡(jiǎn)化所有相關(guān)項目工作的機會(huì )，這對項目資源及項目利益相關(guān)者來(lái)說(shuō)都有利�！�