如何讓會(huì )議更高效？

規模越大的公司，會(huì )議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開(kāi)會(huì )中度過(guò)，甚至是開(kāi)會(huì )開(kāi)到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著(zhù)開(kāi)會(huì )是有價(jià)值的。

如果開(kāi)會(huì )不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒(méi)有意義， 我稱(chēng)之為“虛假繁忙”。

導讀：很多公司，特別是規模越大的公司，會(huì )議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開(kāi)會(huì )中度過(guò)，甚至是開(kāi)會(huì )開(kāi)到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著(zhù)開(kāi)會(huì )是有價(jià)值的，如果開(kāi)會(huì )不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒(méi)有意義， 我稱(chēng)之為“虛假繁忙”。本文為大家簡(jiǎn)單介紹如何開(kāi)一個(gè)高效的工作會(huì )議。

1、會(huì )議必須解決問(wèn)題。

一定要明確，會(huì )議不是拿來(lái)討論問(wèn)題的，會(huì )議必須拿來(lái)解決問(wèn)題。

如果你有了解決方案，希望大家表達意見(jiàn)可以開(kāi)，方案確定以后要通知大家也可以開(kāi)，除此之外不需要開(kāi)會(huì )。開(kāi)會(huì )是達成共識，而不是討論問(wèn)題，因為開(kāi)會(huì )討論問(wèn)題不會(huì )有結果。

因此，會(huì )議必須要有一個(gè)很明確的主題，而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準備，沒(méi)有準備的會(huì )議就不要開(kāi)，這是一個(gè)非常明確的要求。

如果這個(gè)方法論不做好的話(huà)，公司的整個(gè)效率都會(huì )低下。會(huì )議的工作方法決定公司兩件事情，一個(gè)是效率，一個(gè)是品質(zhì)。工作效率和工作品質(zhì)就由會(huì )議方法論決定，一定不要小看這個(gè)會(huì )議的方法論。

2、會(huì )議由項目負責人主持。

開(kāi)會(huì )誰(shuí)來(lái)做主持人？一般來(lái)說(shuō)解決問(wèn)題的負責人來(lái)做主持人，因為只有他才會(huì )想盡辦法讓這個(gè)會(huì )議有結果。如果不是對這個(gè)問(wèn)題負責的人來(lái)主持，他就按流程把會(huì )議主持完，但是他絕對不關(guān)心會(huì )議的結果。這在方法論上是一個(gè)極大的錯誤。

很多公司開(kāi)會(huì )很喜歡讓老板來(lái)主持，我建議除了戰略會(huì )之外，老板都不要主持，因為只有戰略會(huì )是老板的責任，其他會(huì )都是別人的責任，應該讓別人去做。比如說(shuō)產(chǎn)品會(huì )、經(jīng)營(yíng)會(huì )，其實(shí)都不需要老板主持，就應該是那個(gè)主負責人去主持。

3、明確4個(gè)時(shí)間。

會(huì )議的所有時(shí)間要約定下來(lái)，這包括4個(gè)時(shí)間：

● 開(kāi)始和結束的時(shí)間。

● 發(fā)言的時(shí)間。

● 與會(huì )者決議達成共識的時(shí)間。

● 行動(dòng)方案確認的時(shí)間。

我最怕大家開(kāi)工作會(huì )議就是只出一個(gè)決定，這樣遠遠不夠，一定要把行動(dòng)方案也確定下來(lái)，就是做什么不做什么，都要確定下來(lái)。

還有一個(gè)特別請大家注意的，日常工作中，一個(gè)有效的會(huì )議最長(cháng)就是40分鐘。

很多公司最喜歡開(kāi)的都是幾個(gè)小時(shí)的會(huì )，什么時(shí)候開(kāi)那么長(cháng)的會(huì )議，一個(gè)是戰略會(huì )議，戰略會(huì )議一般會(huì )封閉兩三天，另一個(gè)就是半年度會(huì )議或者是年度會(huì )議。除此之外，日常會(huì )議都不要超過(guò)40分鐘。

為什么要這么短？

兩個(gè)原因，第一個(gè)原因就是來(lái)開(kāi)會(huì )的人基本上都在重要崗位，開(kāi)得越長(cháng)，公司的成本越高。第二個(gè)原因就是解決問(wèn)題的會(huì )議跟時(shí)間長(cháng)度沒(méi)關(guān)系，跟前期準備有關(guān)系。前期準備得越充分，會(huì )議效率就會(huì )越高，所以日常會(huì )議一定要短。

4、開(kāi)會(huì )的核心是談行動(dòng)方案。

開(kāi)會(huì )的目的是要解決具體問(wèn)題。因此，開(kāi)會(huì )的核心主要是談行動(dòng)方案，不是談?dòng)^點(diǎn)，也不是談問(wèn)題。

我們在管理工作中遇到最大的問(wèn)題是，大家陷在問(wèn)題里。如果你仔細觀(guān)察，會(huì )發(fā)現很多公司的會(huì )議都是問(wèn)題導向的——只要有問(wèn)題，就召開(kāi)會(huì )議，也正因為如此，企業(yè)內部的會(huì )議非常多，另外，問(wèn)題層出不窮。

正確的做法是，會(huì )議是行動(dòng)方案導向的，也就是有問(wèn)題不需要開(kāi)會(huì )，而是明確行動(dòng)方案才開(kāi)會(huì )。有解決方案希望大家表達意見(jiàn)可以開(kāi)，方案確定以后要通知大家也可以開(kāi)，除此之外不需要開(kāi)會(huì )，所有對問(wèn)題的討論都在會(huì )后做。

開(kāi)會(huì )是達成共識，而不是討論問(wèn)題。因為討論問(wèn)題的會(huì )議往往很難達成共識，同時(shí)會(huì )耗費時(shí)間，需要多人參與，這對解決問(wèn)題而言，不是最好的解決方式。

要知道，理解和判斷問(wèn)題應該是回到問(wèn)題發(fā)生地，而不是在會(huì )議室。所以會(huì )議對于問(wèn)題而言，不是最好的解決路徑。

5、會(huì )議要得出結論。

會(huì )議開(kāi)完了，一定要下結論。如果議而不決，甚至經(jīng)常無(wú)法把會(huì )議進(jìn)行下去，經(jīng)常跑題，經(jīng)常爭論并堅持各自的見(jiàn)解，恐怕就無(wú)法進(jìn)行有效的決策了。我建議大家調整成這個(gè)樣子：日常會(huì )議開(kāi)完，大家都清楚要做什么，然后就去做了。